Унифицированная форма ИНВ-16. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков + образец

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности введена в статус регламентированной документации Госкомстатом 18.08.1998 посредством Постановления №88. Она является основой для составления описи, в которой во время инвентаризационных мероприятий производится фиксация сведений, касающихся наличия на предприятии конкретных ценных бумаг и БСО. В статье расскажем, как заполняется ИНВ-16 инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, рассмотрим возможные ошибки.

Содержание

  1. Для чего используется опись ИНВ-16
  2. Кто заполняет инвентаризационную опись ИНВ-16
  3. Особенности проведения инвентаризации бланков строгой отчетности и инвентаризационная опись БСО
  4. Когда проводится ревизия?
  5. Порядок проведения
  6. Какие документы оформляются?
  7. Как оформить инвентаризационную опись?
  8. Выводы
  9. Кем подписывается опись ИНВ-16
  10. Порядок проведения инвентаризации БСО
  11. Как заполняется опись ИНВ-16
  12. Заполнение первого листа
  13. Порядок использования и учета БСО

Для чего используется опись ИНВ-16

Данная инвентаризационная опись заполняется в ходе проведении инвентаризационной процедуры в отношении имеющихся БСО и ценных бумаг (см. → учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии в 2021). Инвентаризационная опись ИНВ-16 позволяет выявить расхождения между фактическими данными о наличии обозначенных бумаг и бланков и сведениями, отраженными в реестре учетных данных.

К составлению формы ИНВ-16 прибегают с целью отражения инвентаризационных данных, полученных в ходе контрольной проверки по итогам отчетного периода, а также при процедуре, характеризующейся сменой материального ответственного сотрудника за БСО и ценные бумаги. В случае обнаружения несоответствия количественного показателя фактических и учетных данных, принимается решение относительно возможного списания недостачи и постановки на учет излишков.

Кто заполняет инвентаризационную опись ИНВ-16

Составление формы производится комиссией, которой вменена функция проведения инвентаризации, с участием материально ответственных лиц. Персональный состав комиссии определяет руководитель организации в своем приказа, составляемом на начальном этапе планирования инвентаризационных мероприятий. МОЛ не может входить в число членов комиссии, однако его присутствие при проверке строго обязательно.

Форма инвентаризационной описи подготавливается в двух экземплярах, первый из которых подлежит передаче бухгалтерской службе, а другой оставляют ответственному лицу (или группе таковых сотрудников), которому передается конкретный набор ценных бумаг для хранения.

Читайте также:  Учет транспортных расходов: отражение и списание затрат на доставку товара от поставщиков, как правильно рассчитать процент

При смене материально ответственного сотрудника составление инвентаризационной описи требуется производить в трех экземплярах. К ранее обозначенным получателям описи (бухгалтерии и принимающего ценные бумаги субъекта) добавляется лицо, осуществляющее процесс передачи комплекта ценных бумаг новому ответственному субъекту.

Особенности проведения инвентаризации бланков строгой отчетности и инвентаризационная опись БСО

Чтобы проверить реальное наличие бланков строгой отчетности (БСО) у хозяйствующего субъекта, а также подтвердить соответствие их количества и состава сведениям бухучета, периодически проводится инвентаризация (ревизия).

Процесс проведения такой проверки должен осуществляться по определенным правилам, предусмотренным учетной практикой и нормативными регламентами.

Кроме того, большое значение имеет корректное оформление процедуры и итогов инвентаризации. Соблюдение установленных требований позволит избежать возможных проблем.

Важный нюанс заключается в том, что с 01.07.2021 большинству хозяйствующих субъектов (продавцов), осуществляющих наличные расчеты с физическими лицами (покупателями), следует оформлять электронные бланки строгой отчетности, которые, как известно, формируются и распечатываются современными кассовыми аппаратами.

Речь идет о применении онлайн-касс – фискальных устройств, через интернет передающих налоговой службе сведения о расчетах с покупателями.

Подобная практика ощутимо упрощает контрольно-кассовые операции, но выдвигает предприятиям и предпринимателям дополнительные технические требования.

Примечательно, что у организаций и ИП, уже оформляющих и выдающих электронные бланки строгой отчетности, отсутствует необходимость в проведении вышеупомянутой инвентаризации.

Таким лицам более не требуется проводить ревизию БСО. Однако те предприятия и ИП, которые до 01.07.2021 вправе на законных основаниях осуществлять наличные расчеты с физическими лицами без применения онлайн-касс и выдачи кассовых (фискальных) чеков, должны будут использовать стандартные бланки БСО, периодически проводя их инвентаризацию.

К бланкам строгой отчетности относятся разные расчетные документы, заменяющие по своему назначению кассовые (фискальные) чеки, формируемые посредством ККТ.

Это могут быть расчетные квитанции, билеты, формы удостоверений, абонементные бланки, сертификаты, свидетельства, пригласительные бумаги, квитанционные/чековые книжки и прочие бланки подобного рода.

Хозяйствующие субъекты вправе разрабатывать собственные формы БСО или пользоваться их стандартными шаблонами.

Такие бланки должны удовлетворять следующим требованиям:

  • наличие обязательных реквизитов;
  • необходимый уровень защиты;
  • шестизначная нумерация, подлежащая машинному считыванию;
  • типографский способ выведения на печать.

Расходование бланков строгой отчетности, отпечатанных на бумажных носителях, тщательно контролируется ответственными сотрудниками по наименованиям (типовым разновидностям), а также сериям/номерам.

Читайте также:  Составляем акт списания запчастей на автомобиль — образец

Учет следует вести по отдельным разновидностям и местам ответственного хранения бланков строгой отчетности.

БСО своевременно регистрируются в особом учетном журнале, подлежащем шнуровке и нумерации. Такой регистр обязательно заверяется подписями руководителя и главбуха хозяйствующего субъекта.

Если организация/предприниматель использует печать (штамп), проставляется соответствующий оттиск. Существует рекомендованная форма такого журнала. Хозяйствующий субъект может разработать и применять свой шаблон. Хранение БСО осуществляется в безопасных условиях.

Когда проводится ревизия?

Инвентаризация имеющихся БСО является важным аспектом их эксплуатации и учета.

Ревизия проводится ответственными сотрудниками в следующих типичных ситуациях:

  • поменялись сотрудники, отвечающие за сохранность бланков строгой отчетности;
  • организации предстоит ликвидация/реорганизация;
  • произошли стихийные бедствия или иные чрезвычайные ситуации, в результате которых бланки испортились (уничтожились);
  • установлены факты хищения, умышленного уничтожения БСО;
  • регламентированная инвентаризация БСО, проводимая перед составлением итоговой отчетности за год.

Порядок проведения

Чтобы выполнить инвентаризацию бланков строгой отчетности, необходимо руководствоваться порядком, предусмотренным специальными методическими указаниями, составленными и утвержденными Минфином РФ (Приказ №49 от 13.06.1995).

Речь идет о правилах инвентаризации, регламентированных этим официальным ведомством для ревизии активов и финансовых обязательств хозяйствующего субъекта.

Порядком проведения инвентаризации БСО предусматривается последовательная реализация следующих этапов:

  • Руководство издает особый распорядительный акт (приказ) о проведении очередной проверки БСО (уточняются причина, сроки). Этим же приказом регламентируется формирование инвентаризационной комиссии (её состав, полномочия).
  • Комиссия пересчитывает имеющиеся бланки строгой отчетности, принимая во внимание их нумерацию. Фактическое количество и видовой состав БСО сверяются с данными бухучета. Инвентаризационная (ревизионная) опись заполняется внесением соответствующих записей.
  • Если выявляются отклонения реальных сведений от учетной информации, оформляется сличительная (сверочная) ведомость.
  • Если удалось установить личности субъектов, виновных в недостаче/излишке БСО, налагается соответствующее взыскание. Данное решение обязательно оформляется письменным приказом руководства хозяйствующего субъекта.

В составе ревизионной комиссии должно быть минимум 3 человека. Конкретный состав комиссии утверждается вышеупомянутым приказом руководства.

В него могут входить не только штатные сотрудники хозяйствующего субъекта (работники администрации, отдела бухгалтерии, внутреннего аудита), но и независимые эксперты из внешних структур.

Легитимность итогов проведенной ревизии достигается и утверждается, если на этой проверке присутствовали все участники комиссии, состав которой назначался руководителем, а также субъекты, отвечающие за сохранность и безопасность БСО.

Надо отметить также, что данная проверка выполняется для каждого отдельного субъекта, персонально отвечающего за определенные бланки строгой отчетности.

Конкретный перечень проверяемых документов приводится в инвентаризационной документации (опись, акт). В одной графе указываются сведения бухучета, в другой – реальное наличие.

БСО подсчитываются и сверяются с учетными сведениями по каждой отдельной разновидности. Принимаются во внимание их начальные/конечные номера.

Читайте также:  Корректировка расчетов с учредителем на сч. 210.06 в программе «1С:БГУ 8»

Кроме того, учитывается каждое место ответственного хранения.

Инвентаризация позволяет успешно решить следующие задачи:

  • проверить корректность сведений актуального учета;
  • выявить ошибки, допущенные при бухучете;
  • найти и оприходовать неучтенные бланки;
  • проконтролировать сохранность и безопасность документов, подлежащих строгому учету.

Какие документы оформляются?

Документальное оформление инвентаризации БСО имеет большое значение для последующей легализации её итогов. Организация может зафиксировать результаты выполненной проверки самостоятельно разработанными формами документов.

Однако у него есть удобная альтернатива – воспользоваться для этого стандартными шаблонами, утвержденными еще в 1998 году нормативным актом Госкомстата (постановление № 88).

Как правило, речь идет об оформлении следующих типовых бумаг:

  • приказ, регламентирующий проведение инвентаризации (причина, сроки, состав комиссии);
  • инвентаризационная опись для БСО;
  • акт инвентаризации имеющихся документов;
  • ведомость сличения (сверки) итогов выполненной проверки (заполняется, если обнаруживаются несоответствия между фактом и учетом).

Если компания применяет собственные формы-шаблоны, ему следует позаботиться о наличии в этих документах ряда обязательных реквизитов, состав которых регламентируется 402-ФЗ от 06.12.2011 (законом о бухучете).

Кроме того, самостоятельно разработанные шаблоны обязательно утверждаются руководителем. Итоги ревизии оформляются типовойдокументацией, составляемой обычно в 2-3 экземплярах.

Как оформить инвентаризационную опись?

Инвентаризационная опись БСО должна содержать следующие обязательные сведения:

  • общая информация о проверяемом документе строгой отчетности (название, разновидность, категория);
  • код проверяемого документа по ОКЕИ-классификатору;
  • применяемая единица измерения;
  • серия/номер бланка (номера бланков);
  • номинальная (условная) стоимость единицы документа;
  • реальное количество и общая стоимость всех БСО данной разновидности;
  • учетное количество и общая стоимость всех БСО данной разновидности;
  • итоги ревизии (сведения о недостающих/излишних бланках – серия, номера, стоимость единицы, общее количество, суммарная стоимость).

Выводы

Инвентаризация БСО является необходимым условием их надлежащего учета. Данная процедура позволяет уточнить наличие бланков, проверить их сохранность, актуализировать учетные сведения, выявить недостачи/излишки.

Все действия должны осуществляться по общепринятому регламенту. Документальное оформление процедуры и её итогов также выполняется в установленном порядке.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/bso/inventarizatsiya-blankov-strogoj-otchetnosti.html

Кем подписывается опись ИНВ-16

Подписание формы производится:

  • председателем и членами комиссии, выполнявшими инвентаризационную процедуру (подписи ставятся на последнем листе описи и подтверждают правильность проведенных мероприятий);
  • материально ответственными субъектами, участвовавшими в указанном процессе (подпись ставится на первом листе описи перед началом проведения инвентаризации для подтверждения того факта, что все ценности учтены, документы сданы в бухгалтерию, также МОЛ расписывается на последнем листе после проведения проверки, подпись подтверждает согласие с полученными результатами);
  • должностным лицом, осуществившим проверку достоверности занесенных в ИНВ-16 данных (обычно бухгалтер, которому сдается инвентаризационная опись для дальнейшей обработки и сверки результатов);
  • руководителем организации по результатам выработанного решения о стратегии действий по результатам инвентаризационной процедуры – руководитель принимает решение относительно дальнейшей судьбы излишков и недостачи.

Порядок проведения инвентаризации БСО

Важно! Инвентаризация БСО проводится на основании распоряжения руководителя компании, которое оформляется в виде приказа.

Инвентаризация БСО проводится на основании Приказа Минфина №49 «Об утверждении методических указаний и инвентаризации имущества и финансовых обязательств». БСО могут хранится как в кассе, так и вне ее. В первом случае их инвентаризацию проводят вместе с ценностями, которые хранятся в кассе. Если бланки хранятся вне кассы, то инвентаризацию их проводят раздельно от кассы (

Как заполняется опись ИНВ-16

Форма инвентаризационной описи размещается на четырех листах.

Заполнение первого листа

  • наименование компании в полном виде;
  • название ее структурного подразделения, в отношении которого проводится инвентаризация;
  • документ основание, которым инициирована инвентаризация ценных бумаг и БСО (из предложенного перечня следует выбрать название распорядительного документа, которым регулируется процесс инвентаризации, остальные варианты зачеркиваются);
  • реквизиты документа, являющегося основанием (дата с номером);
  • даты начала и завершения инвентаризационного мероприятия с обозначением вида операции;
  • номер, присваиваемый форме и дата ее составления;
  • посередине лицевого листа обозначается название самого бланка;
  • раздел «расписка» заполняется материально-ответственными лицами, требуется получить расписку от каждого МОЛ, которым ранее было вменена обязанность по обеспечению сохранности вверенного им перечня ценных документов;
  • в этом же пункте указываются моменты, подтверждающие факт передачи ответственными лицами документов в бухгалтерскую службу до момента наступления инвентаризационных действий, а также свидетельствующие о принятии ценных бумаг на приход и подотчетную ответственность конкретного лица или, наоборот, списании в расход выбывших ЦБ и БСО;
  • под распиской фиксируются личные росписи причастных ответственных лиц с расшифровкой их инициалов и должностей;
  • обозначается факт выполнения подсчета в процессе инвентаризационного мероприятия перечня документов, являющимися ценными бумагами и бланками (указывается дата выполнения данного действия);
  • в заключение первого листа обозначается дата, на которую приводятся сведения о фактическом наличии ценных бумаг и бланков строгой отчетности.

Порядок использования и учета БСО

БСО должны быть напечатаны в типографии и иметь обязательные реквизиты, шестизначную нумерацию, а также необходимую степень защиты. Контроль за расходованием бланков ведется по наименованию, сериям и номерам документов. Учет их осуществляется на забалансовом счете 006. Регистрация БСО осуществляется в специальной книге, которая должна быть прошнурована и пронумерована. После этого книга заверяется подписями директора и главного бухгалтера, а также печатью компании. В качестве образца можно использовать форму ОКУД 0504045, разработанную для государственных учреждений.

Важно! Хранить БСО следует в определенных условиях, позволяющих избежать их порчу или хищение.

Обязанностью руководителя компании является организация сохранности БСО. Для этого он должен создать определенные условия хранения, позволяющие защитить бланки от порчи и хищения. Для хранения БСО могут выделяться металлические сейфы, шкафа, либо специальное помещение. По завершении рабочей смены место хранения бланков должно опечатываться или опломбировываться.

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий