Возмещение перерасхода по авансовому отчету в 2021 году

Содержание

  1. Авансовый отчет
  2. Как оформляется авансовый отчет
  3. НДФЛ и страховые взносы
  4. Перерасход по авансовому отчету
  5. ОСНО, УСН и ЕНВД
  6. Пример возмещения перерасхода по авансовому отчету
  7. Компенсация личных денег сотрудника
  8. Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту сотрудника
  9. Срок возмещения перерасхода по авансовому отчету
  10. Оправдательные документы
  11. Ответы на распространенные вопросы

Авансовый отчет

По выданным подотчетному лицу денежным средствам, он должен отчитаться в установленный срок. Данный срок определяет руководитель и по его окончании работник должен отчитаться путем представления авансового отчета. Предположим, что бухгалтеру выдан аванс на приобретение канцтоваров на 5 дней. То окончании данного срока бухгалтеру нужно будет предоставить авансовый отчет в трехдневный срок. Если авансовый отчет предоставляется по командировочным расходам, то срок для этого установлен в пределах 3-х дней с даты возвращения из поездки.

Важно! Деньги в подотчет могут выдаваться наличными или по безналу. В первом случае оформляется расходный кассовый ордер (РКО), а сами наличные деньги снимаются с расчетного счета компании или выдаются из выручки, поступившей в кассу наличными.

Если деньги в подотчет работнику перечисляются по безналу, то они переводятся ему на банковскую карту. В этом случае в платежном поручении нужно указать, что деньги выдаются под отчет. По деньгам, поступившим работникуна карту, отчитаться он может и позже указанного срока. К безналичным расчетам не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель может устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных средств.

Как оформляется авансовый отчет

Для составления авансового отчета может применяться установленная форма(АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России №55), либо самостоятельно разработанная форма. На лицевой стороне отчета указываются ФИО сотрудника, его должность и назначение выданного ему аванса. На оборотной стороне перечисляется перечень документов, которыми работник может подтвердить свои расходы. Все прилагаемые документы нумеруются в порядке записи их в АО.

Получив авансовый отчет от сотрудника, бухгалтер проводит проверку:

Читайте также:  Типы хозяйственных операций в бухгалтерском учете с примерами

  • целевого расходования денежных средств;
  • наличие подтверждающих документов;
  • правильность оформления документа;
  • сумм расходов, а также счетов учета.

После проверки отчет передается директору для утверждения, а затем принимается к учету. Неиспользованный аванс сдается в кассу, при этом заполняется приходный кассовый ордер (ПКО). Если по авансовому отчету вышел перерасход, то необходимая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (РКО).

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются:

  • НДФЛ (ст. 209 НК РФ);
  • взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Дело в том, что возмещаемые подотчетному лицу суммы – это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда. Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ).

Перерасход по авансовому отчету

Проверяя авансовый отчет, бухгалтер может обнаружить, что сотрудником израсходовано больше денежных, чем ему выдал кассир. Такой перерасход требует возмещения, но только в том случае, если он обоснован.

Для того, чтобы перерасход был признан обоснованным, должны выполняются следующие условия:

  1. Денежные средства сотрудник израсходовал на выполнение задания, которое ему поручила организация. Как правило, цель выдачи в подотчет денежных средств указывается в приказе директора).
  2. Работником представлены документы, которые подтверждают перерасход денежных средств. Это, например, могут быть кассовые чеки.

Если оба указанных условия выполняются, то сотруднику возвращаются денежные средства. В противном случае деньги возвращать не нужно.

Важно! Денежные средства, потраченные сотрудником помимо полученного аванса, выдаются ему из кассы. При этом оформляется расходный кассовый ордер по форме КО-2 (РКО).

При выдаче перерасхода формируется следующая проводка:

Д71 К50 – возмещены расходы работнику, превышающие выданные под отчет деньги.

Таким образом, если работник потратил денег больше, чем ему было выдано, он составляет авансовый отчет на всю потраченную сумму. Перерасход ему просто выплачивается из кассы. При заполнении авансового отчета ему нужно будет заполнить дополнительные графы документа. В строке «Перерасход» следует указать сумму, которую работнику нужно добавить до полной стоимости покупки. В строке «Перерасход выдан» указывается сумма, которая была возмещена работнику, а также реквизиты РКО или платежного поручения (если деньги работнику были перечислены на карту). Но если отчет составлен до того, как были компенсированы расходы, то данная строка не заполняется.

ОСНО, УСН и ЕНВД

Деньги, выплаченные сотруднику в порядке возмещения перерасходованных подотчетных сумм, войдут в состав расходов при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. Для этого нужно подтвердить их экономическую обоснованность (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Порядок учета указанных расходов зависит от того, что оплачивал сотрудник. Так, например, представительские расходы, произведенные во время командировки, можно учесть в пределах норм. В особом порядке учитываются расходы при приобретении материалов и основных средств.

На расчет единого налога при упрощенке с доходов и на расчет ЕНВД возмещение сотруднику перерасходованных подотчетных сумм не влияет, поскольку организации, применяющие эти спецрежимы, вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того, как организация компенсировала ему перерасход сумм, выданных под отчет на эту операцию?

Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод учета применяет организация при расчете налога на прибыль.

Читайте также:  Шпаргалка по проверке расчетов с поставщиками и подрядчиками у бюджетников

Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, то момент компенсации сотруднику перерасхода для признания затрат по приобретенным товарам (работам, услугам) не важен. Расходы признавайте в период их осуществления. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Если организация рассчитывает налог на прибыль кассовым методом, то расходы считаются понесенными только после их фактической оплаты. Оплатой товаров (работ, услуг) признается прекращение встречного обязательства приобретателем перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой товаров (работ, услуг). Об этом сказано в пункте 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. Каких-либо особенностей в случае приобретения товаров (работ, услуг) через сотрудника (представителя) организации статьей 273 Налогового кодекса РФ не установлено. При оплате товаров (работ, услуг) подотчетником погашение задолженности перед продавцом происходит. Однако, как разъясняют сотрудники Минфина России, до возмещения подотчетнику перерасхода нельзя считать, что эти расходы оплачены именно организацией-приобретателем (п. 1 ст. 252 НК РФ). Фактические расходы у организации появятся только после компенсации перерасхода. Следовательно, для признания расходов в налоговом учете необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход.

Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм. Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает кассовым методом

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 24 марта ей было выдано 2800 руб., однако она потратила больше. Иванова представила в бухгалтерию накладную, кассовый чек, корешок к приходному ордеру и счет-фактуру на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).

26 марта руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день купленные канцтовары переданы на хозяйственные нужды. 31 марта кассир организации выдал Ивановой 200 руб. (3000 руб. – 2800 руб.), которые сотрудница потратила сверх полученных под отчет денег.

Указанные операции бухгалтер «Альфы» отразил так.

24 марта:

Дебет 71 Кредит 50 – 2800 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

26 марта:

Дебет 10 Кредит 71 – 2542 руб. (3000 руб. – 458 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 19 Кредит 71 – 458 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 458 руб. – предъявлен к вычету НДС, заплаченный поставщикам.

31 марта:

Дебет 71 Кредит 50 – 200 руб. – компенсированы сотруднику расходы сверх сумм, выданных ему под отчет.

Расходы на приобретение канцтоваров при расчете налога на прибыль в размере 2542 руб. бухгалтер «Альфы» учел в марте.

Читайте также:  Расходы, произведенные подотчетными лицами на служебные командировки

Ситуация: можно ли организации на упрощенке учесть в расходах стоимость товаров (работ, услуг), приобретенных через сотрудника, до того как ему был компенсирован перерасход сумм, выданных под отчет на эту операцию?

Нет, нельзя.

При расчете единого налога при упрощенке организация вправе признать расходы только после их фактической оплаты. Оплатой товаров (работ, услуг) признается прекращение встречного обязательства приобретателем перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой товаров (работ, услуг). Об этом сказано в пункте 2 статьи 346.17 Налогового кодекса РФ. Каких-либо особенностей в случае приобретения товаров (работ, услуг) через сотрудника (представителя) организации статьей 346.17 Налогового кодекса РФ не установлено. При оплате товаров (работ, услуг) подотчетником погашение задолженности перед продавцом происходит. Однако до возмещения подотчетнику перерасхода нельзя считать, что эти расходы оплачены именно организацией-приобретателем (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Фактические расходы у организации появятся только после компенсации перерасхода. Следовательно, при расчете единого налога при упрощенке для признания расходов необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход. Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 17 января 2012 г. № 03-11-11/4.

Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм. Организация применяет упрощенку. Единый налог организация платит с разницы между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку, единый налог платит с разницы между доходами и расходами.

Секретарь Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары (бумагу, степлеры, ручки и т. д.). На эти цели ей было выдано 2000 руб., однако она потратила 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).

11 февраля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой в сумме 3000 руб.

13 февраля Ивановой была компенсирована сумма в 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.), которую она потратила сверх денег, выданных ей под отчет.

При расчете единого налога (с разницы между доходами и расходами) за I квартал бухгалтер «Альфы» включил в расходы 3000 руб.

Пример возмещения перерасхода по авансовому отчету

Бухгалтером ООО «Компания» Ивановым И.И. были закуплены канцтовары для бухгалтерии. Для этого ему было выдано 2000 рублей 15 марта. Однако, при покупке канцтоваров, Иванов потратил больше денег сумму, а именно – 2800 рублей. На все потраченные средства бухгалтер предоставил авансовый отчет и подтверждающие документы. В качестве подтверждающих документов им были представлены: кассовый и товарный чеки, с выделенными НДС. Счет-фактура предоставлен не был. Авансовый отчет Иванова был проверен, утвержден директором, после чего по нему был выдан перерасход в размере 800 рублей.

В бухгалтерском учете будут проведены следующие операции:

Хозяйственная операцияПроводкаИванову из кассы под отчет выдано 2000 рублейД71 К50Получены канцтовары, купленные ИвановымД10 К71Учтен НДС по приобретенным канцтоварамД19 К71НДС списан за счет собственных средствД91.2 К19Иванову компенсированы расходы сверх суммы, выданной ему авансом под отчет в размере 800 рублейД71 К50

Компенсация личных денег сотрудника

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).

Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту сотрудника

Выдать денежные средства под отчет можно как из кассы наличными, так и безналом, то есть деньги работнику перечисляют деньги на банковскую карту. При возникновении перерасхода у бухгалтера может возникнуть вопрос о том, можно ли его перечислить также на банковскую карту.

Прямого ответа на этот вопрос законодательство не дает. Но казначейство и Минфин РФ допускают перечисление денег на карту сотрудника. Если обратиться к самому бланку авансового отчета, то в нем предусматривается единственный способ возмещения перерасхода – наличными деньгами. Поэтому решение о способе возмещения денег компании придется принимать самостоятельно. Во избежание лишних споров с контролирующими органами, лучше будет, если перерасходы по подотчетным средствам будут выдаваться только из кассы наличными.

Срок возмещения перерасхода по авансовому отчету

До недавнего времени возмещение расходов работнику по авансовому отчету осуществлялось только после составления приказа. На сегодняшний день приказ составлять необязательно, достаточно просто указать данное условие в учетной политике организации. Во внутренних документах это может прописываться в виде правил и сроков возмещения перерасхода по АО.

Важно! Перерасход работнику выплачивается на основании представленного им авансового отчета, утвержденного руководителем. Поэтому каких-либо заявлений ему писать для этого не нужно. Законодательство не содержит данного требования.

Для обоснования того факта, что перерасход действительно был и деньги по нему выплачены, необходимо соблюдение следующих условий: расходы являются обоснованными и документально подтвержденными. Помимо этого, сотрудник должен составить авансовый отчет, утвержденной в организации руководителем. Отчет проверяется и заверяется руководителем. Только в этом случае перерасход может быть возмещен работнику. После того, как авансовый отчет проверен и утвержден, в соответствующей графе документа ставится отметка. При выдаче перерасхода бухгалтером ставится дата и номер расходника.

Важно! Вотчете должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.

После этого подотчетные суммы списываются. Списание осуществляется на основании авансового отчета, утвержденного директором. Если отчет проверку не прошел (например, перерасход признан необоснованным), то к учету он не может приниматься.

Оправдательные документы

Оправдательные документы доказывают факт совершения расходов, это кассовые чеки, товарные накладные, номерной бланк строгой отчетности, счет-фактуру, договор купли-продажи.

Документы должны в обязательном порядке содержать все реквизиты: наименование, дату составления, наименование организации, содержание операции, название и единицы измерения, стоимость, подпись, штамп и другие. В случае командировки для авансового отчета сохраните документы, подтверждающие расходы на проезд (билет) и проживание.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли запись о возмещении перерасхода подотчетных денег внести в авансовый отчет уже после того, как он будет утвержден.

Ответ: Да, законодательством не ограничен период времени, в течение которого работнику должен быть компенсировать перерасход. Поэтому запись о погашении задолженности может вносится уже после того, как авансовый отчет будет утвержден.

Вопрос: Кто должен заполнять авансовый отчет – работник или бухгалтер?

Читайте также:  Какой штраф за отсутствие путевого листа в 2021 году?

Ответ: Авансовый отчет заполняется работником, которым в подотчет были выданы денежные средства авансом. Бухгалтер только проверяет правильность заполнения документа, а также наличие всех перечисленных в отчете подтверждающих документов. Но при необходимости заполнить авансовый отчет можно и за работника.

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий