В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Согласно нормам ст. 8 Закона о бухгалтерском учете совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику. Учреждение самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами. При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами.

В случае если в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета федеральными стандартами не определен способ ведения бухгалтерского учета, такой способ самостоятельно разрабатывается исходя из требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами. Одним из объектов бухгалтерского учета являются командировочные расходы. Инструкция № 174н устанавливает правила отражения данных расходов в учете. По командировочным расходам вопросы, как правило, возникают в отношении:

  • документального подтверждения расходов (можно ли на основании туристической путевки принять расходы на проживание, нужен ли посадочный талон на самолет и т. д.);
  • оплаты расходов, если работник задержался в командировке;
  • нормы возмещения расходов.

Для того чтобы отрегулировать данные вопросы, рекомендуем прописать правила их решения в учетной политике учреждения.
Прежде чем привести пример Положения об учетной политике учреждения, напомним, что согласно п. 5 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете учетная политика должна применяться последовательно из года в год. Внесение изменений в учетную политику производится только в следующих случаях (п. 6 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете):

1) при изменении требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;

2) при разработке или выборе нового способа ведения бухгалтерского учета, применение которого приводит к повышению качества информации об объекте бухгалтерского учета;

Читайте также:  Выплаты на детей в 2021 — полный список того, что полагается семьям

3) при существенном изменении условий деятельности экономического субъекта.

В целях обеспечения сопоставимости бухгалтерской (финансовой) отчетности за ряд лет изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения.

Ниже приведем примерную форму приложения к учетной политике, которая в учреждении устанавливает правила возмещения командировочных расходов.

Но прежде заметим, что в приложении приведены в том числе нормативные документы, которые применяются для учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, и которые не распространяют свою юридическую силу на учреждения, финансируемые из бюджетов других уровней бюджетной системы. В то же время учреждения, финансируемые из бюджетов субъектов РФ, муниципальных образований, вправе в своей учетной политике использовать данные актов, тогда их положения будут применимы в отношении учреждения. При этом должны соблюдаться следующие условия:

– нормы, изложенные в нормативных актах, разработанных для федеральных учреждений, устраивают учреждение субъекта РФ, муниципального образования;

– нормативные акты субъектов (муниципальных органов власти), регулирующие данные вопросы, отсутствуют.

Содержание

  1. Положение о служебных командировках
  2. Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
  3. Общие положения
  4. Размер суточных устанавливается организацией
  5. Продолжительность командировок
  6. Командировочные расходы — суточные в 2020-2020 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы
  7. Документооборот при направлении работников в командировки
  8. Отчет по суточным в командировке
  9. Возмещение командировочных расходов
  10. Суточные при однодневной командировке
  11. Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
  12. НДФЛ с суточных при однодневных командировках
  13. Обязанности, права и ответственность работника
  14. Образец приказ на возмещение расходов – командировочных
  15. Гарантии для сотрудников
  16. Сроки хранения приказов
  17. Образец приказ на возмещение расходов
  18. Возмещение командировочных расходов работнику
  19. : Важная тема
  20. Определение суточных
  21. Приказ расходов на покупки за счет работников
  22. Приказ о возмещении расходов на медосмотр сотрудников
  23. Заключительные положения
  24. Размер суточных можно установить приказом
  25. Возможно, вам будут интересны эти темы:
  26. Образец приказ на возмещение расходов в командировке
  27. Что должно быть отображено
  28. Гарантии для кадров организации
  29. Какие расходы должна компенсировать организация
  30. Сколько лет хранится документ в архиве
  31. Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа
  32. Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
  33. Как исправить допущенные ошибки
  34. Заключение
  35. Размер командировочных расходов в 2021 году: суточные
  36. Как определяются нормы командировочных расходов в 2021 году в бюджетных организациях?
  37. Возмещения личных расходов сотруднику
  38. В каких случаях возмещают расходы
  39. Что представляет собой приказ о возмещении средств
  40. Какие расходы подлежат компенсации
  41. Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

Положение о служебных командировках

Настоящее Положение вводится в целях урегулирования отношений, возникающих при предоставлении гарантий командируемым работникам: выплата суточных, возмещение расходов, связанных с проездом и наймом жилого помещения, сохранением заработной платы на время командировки работника и должности.
Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия предоставления командировочных расходов, являются:

  • Трудовой кодекс;
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете);
  • Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
  • Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»;
  • Приказ Минфина РФ от 21.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами) государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»;
  • Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н «Об утверждения Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected]).

После этого работодатель издает:

  • приказ о выплате компенсации;
  • соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Общие положения

1.1. Настоящее положение устанавливает основные правила направления работников БУЗ «Центр оценки качества образования» в служебные командировки (далее – командировки).
1.2. Под «работниками» понимаются физические лица, заключившие с БУЗ «Центр оценки качества образования» трудовые договоры.

1.3. Под «командировкой» понимается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия (иного уполномоченного лица) на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Читайте также:  Трудоустройство иностранных работников в 2021 году

Не признаются командировками поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, если соответствующие условия зафиксированы в должностных инструкциях либо в трудовых договорах, заключенных с ними.

1.4. Функции по документальному оформлению командировок (направления в командировки), координации работ по подготовке работников в командировки, а также учет командировок, возлагаются:

  • на начальника отдела, работник которого направляется в командировку;
  • на начальника отдела кадров;
  • на главного бухгалтера.

Размер суточных устанавливается организацией

Действующее трудовое законодательство не регламентирует размер суточных, выплачиваемых работникам, и позволяет работодателям определять их величину самостоятельно (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Командировка – это служебная поездка работника вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
  • Обычно организации, устанавливая суточные, ориентируются на лимиты суточных выплат, необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами. Однако это не императивная норма, и суточные могут быть установлены в любом размере. Главное, что бы они не были ниже величины суточных, установленных для учреждений, финансируемых из бюджета. Напомним, что размер суточных для работников федеральных учреждений составляет 100 рублей (подробнее об этом см., «Размер суточных в 2020 году»).

    Суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

    Продолжительность командировок

    2.1. Продолжительность командировки работника (работников) определяется руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом), а в отношении руководителя учреждения – учредителем на основании целей и задач, которые предстоит решить работнику (работникам).
    2.2. Продление срока командировки работника (работников) допускается в случае производственной необходимости на основании приказа руководителя учреждения (иного уполномоченного лица).

    Отмена предстоящей командировки по причинам, не зависящим от работника, также оформляется приказом.

    2.3. Досрочное возвращение работника из командировки ввиду различных причин согласовывается с непосредственным руководителем.

    Оплата командировочных расходов производится за время фактического нахождения в командировке.

    2.4. Фактическое время пребывания работника (работников) в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки, включая выходные и праздничные дни, приходящиеся на время командировки.

    Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

    Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

    2.5. Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, вылета самолета, отхода автобуса, иного транспортного средства с места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

    При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – следующие сутки.

    Читайте также:  Что изменилось в режиме труда и отдыха водителей с 2021 года

    Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Время убытия и время прибытия транспортного средства определяется по местному времени.

    2.6. Время нахождения в пути определяется по существующему расписанию движения транспортного средства, включая время задержки командированного в пути следования по независящим от него причинам и время на пересадки.

    Факт задержки командированного в пути следования по не зависящим от него причинам должен быть заверен штампом и подписью должностного лица вокзала, станции, пристани, аэропорта.

    2.7. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

    Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

    Вопрос о явке на работу в день отъезда и в день прибытия из командировки, равно как вопрос о предоставлении другого дня отдыха в случае отъезда работника в командировку по распоряжению руководителя в выходной день, решается по договоренности с непосредственным руководителем.

    2.8. В случае временной нетрудоспособности работников во время командировки дни временной нетрудоспособности в продолжительность командировки не засчитываются. Факт временной нетрудоспособности, послуживший причиной несвоевременного прибытия работника из командировки, должен быть удостоверен в установленном порядке (выписан больничный лист). При временной нетрудоспособности работника в период командировки ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы на наем жилого помещения (за исключением того времени, когда работник находился на лечении в стационаре) в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.

    Командировочные расходы — суточные в 2020-2020 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

    По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

  • на проезд в командировку в обе стороны;
  • на аренду жилья в командировке;
  • суточные;
  • другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.
  • Размер командировочных расходов в 2020-2020 годах (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2020-2020 годах, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:

  • 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
  • 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.
  • Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2020-2020 годах облагается НДФЛ и взносами.

    Оплата суточных командировочных расходов в 2020-2020 годах производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

    ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

    К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2020-2020 годах при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

    ВНИМАНИЕ! С 21.10.2015 правила оказания гостиничных услуг при направлении в командировку изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг в командировках, будут разными: гостиница оформит квитанцию на бланке строгой отчетности, а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.

    Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы — суточные в 2020-2020 годах с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.

    В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2020-2020 годах можно с помощью:

  • маршрутной квитанции электронного билета;
  • багажной квитанции;
  • посадочного талона.
  • При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.

    При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.

    В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:

  • Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
  • Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.
  • Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке».

    Документооборот при направлении работников в командировки

    3.1. Основанием для направления работников в командировку является приказ руководителя учреждения (иного лица, уполномоченного соответствующей доверенностью).
    3.2. Ответственность за подбор и подготовку работников, направляемых в командировки, в том числе групповые, несут руководители структурных подразделений (непосредственные руководители работников). При принятии решения о направлении подчиненного работника в командировку руководитель оценивает профессиональную подготовку работника для решения поставленных задач, его способность успешно выполнять служебные поручения и достойно представлять интересы организации.

    3.3. Отдел кадров с учетом ст. 203, 259, 264 и 268 ТК РФ согласовывает приказ о направлении работника (работников) в командировку.

    3.4. Руководитель структурного подразделения (непосредственный руководитель работника) ставит в известность работника о его направлении в командировку и проводит подробный инструктаж работника.

    3.5. Служебное задание (унифицированная форма Т-10а) оформляется и утверждается руководителем отдела.

    3.6. Отдел кадров готовит приказ и командировочное удостоверение о направлении работника в командировку (унифицированная форма Т-9 или Т-9а).

    Читайте также:  Размер МРОТ в 2021 году с 1 января и 1 мая в таблице по регионам

    3.7. Приказ и командировочное удостоверение секретарь представляет на подпись руководителю предприятия.

    3.8. Командировочное удостоверение (унифицированная форма Т-10) выписывается в одном экземпляре на основании утвержденного приказа и передается на подпись руководителю учреждения (иному уполномоченному лицу).

    3.9. Подписанное руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом) и заверенное печатью организации командировочное удостоверение выдается работнику накануне планируемого выезда в командировку.

    3.10. Денежный аванс перед отъездом работника в командировку выдается работнику за три рабочих дня до отправления работника в командировку в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов на наем жилого помещения и суточных, на основании командировочного удостоверения и приказа.

    3.11. Авансовый отчет (ф. 0504049), заполненный с указанием перечня первичных документов, подтверждающих произведенные расходы (транспортные документы, квитанции, чеки ККТ, счета, счета-фактуры и т. д.), работник обязан представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

    К авансовому отчету работником прилагаются:

    – командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

    – служебное задание и отчет о его выполнении;

    – все подтверждающие первичные документы, пронумерованные в порядке записи в отчете.

    Расходы на проезд воздушным транспортом подтверждаются маршрут-квитанцией, поскольку согласно Приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Посадочного талона для подтверждения расходов на проезд воздушным транспортом не требуется.

    Расходы на проживание могут быть подтверждены работником не только формой 3Г, но и другими документами (договором найма жилого помещения и др.).

    3.12. Остаток неиспользованного аванса сдается работником в кассу по приходному кассовому ордеру (ф. 0310001) в течение трех рабочих дней с момента утверждения авансового отчета. А если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выплачивается работнику из кассы по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

    Отчет по суточным в командировке

    Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
  • В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

    Возмещение командировочных расходов

    5.1. В расходы, которые работодатель возмещает направленному в командировку работнику, входят:

    • расходы на проезд;
    • расходы на наем жилого помещения;
    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
    • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

    5.2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, провоз багажа) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных первичными проездными документами, но не выше стоимости проезда:
    а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

    б) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

    в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

    г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего типа.

    Командированному работнику также оплачиваются расходы на проезд транспортом общего пользования (в том числе такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

    В исключительных случаях, по согласованию с руководителем, при отсутствии билетов для проезда транспортом и необходимости срочного выезда в командировку могут быть приобретены проездные билеты более высокой категории, чем это установлено п. 5.2 настоящего Положения. Факт отсутствия билетов должен быть документально зафиксирован.

    5.3. При отсутствии у работника первичных проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, оплата производится по стоимости проезда:

    • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
    • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
    • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа;

    5.3. Расходы на наем жилого помещения, включая бронирование, дополнительные услуги гостиниц (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами) возмещаются работнику по фактическим расходам за одноместный гостиничный номер (стандартный, улучшенный) на основании первичных подтверждающих документов.
    При отсутствии у работника первичных документов, подтверждающих расходы на проживание, возмещение производится в размере 200 руб. в сутки.

    Не возмещаются расходы на проживание в случае предоставления направленному в командировку работнику бесплатного помещения. Расходы на наем жилого помещения возмещаются работнику со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются бухгалтерией на основании отметок в командировочном удостоверении.

    5.4. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размер суточных в день при командировках на территории РФ составляет 700 руб. Работникам, выехавшим в командировку и возвратившимся из нее в тот же день, суточные не выплачиваются, оплата проезда производится на основаниях, указанных в п. 5.2 настоящего Положения.

    5.5. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя возмещаются работнику по фактическим расходам. Осуществление дополнительных расходов с ведома работодателя означает, что письменного разрешения от работодателя не было получено, но интересы учреждения требовали их произвести и администрация знала о необходимости таких расходов и допускала их.

    Возмещение расходов на телефонные переговоры, которые работник ведет в период командировки, возможно только при документальном подтверждении того, что эти переговоры были связаны с решением производственных вопросов. Для этого вернувшийся из командировки работник должен приложить к авансовому отчету счета телефонной станции с расшифровкой (с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры), счета-фактуры, чеки ККТ об оплате, иные документы (договоры, информационные письма и т. п.), в которых указаны соответствующие телефонные номера. Производственная направленность таких переговоров должна быть подтверждена резолюцией непосредственного руководителя на составленной работником служебной записке.

    5.6. Если командированный работник по окончании командировки по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы на наем ему не возмещаются, суточные за время остановки работника по собственному желанию в месте командирования не выплачиваются.

    Суточные при однодневной командировке

    По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

    После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

    Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

    Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

    Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
  • НДФЛ с суточных при однодневных командировках

    Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

    1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
    2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

    Обязанности, права и ответственность работника

    6.1. Командируемый работник обязан:

    • сообщить в отдел кадров о медицинских противопоказаниях к выезду в командировки и представить медицинское заключение;
    • подготовиться к командировке (изучить информационно-аналитические и иные материалы, знание которых необходимо для выполнения служебного задания, подготовить необходимые материалы, получить устные и письменные инструкции от своего непосредственного руководителя);
    • после прибытия в место командировки уведомить своего непосредственного руководителя о своем прибытии и обустройстве в месте проживания любым доступным способом;
    • в месте командировки представиться должностному лицу организации, в которую он командирован, предъявить командировочное удостоверение и иные документы, подтверждающие его представительство от имени организации;
    • находясь в месте командировки выполнить ее цели, указанные в служебном задании;
    • получить все необходимые отметки в командировочном удостоверении в месте командировки. Возможность проставления в командировочных удостоверениях отметок гостиниц решается в каждом конкретном случае;
    • сдать непосредственному руководителю отчет об итогах выполнения служебного задания по форме Т-10а в день явки на работу после возвращения из командировки;
    • сдать в бухгалтерию командировочное удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие производственные расходы в сроки, установленные настоящим Положением.

    6.2. Работник имеет право:

    • досрочно возвратиться из командировки по согласованию с руководителем структурного подразделения (непосредственным руководителем);
    • рассчитывать на помощь руководства организации в затруднительных ситуациях (при возникновении сложностей с приобретением проездных билетов др.).

    Образец приказ на возмещение расходов – командировочных

    Часто появляются вопросы о том, в какие периоды организация должна компенсировать потраченные сотрудником свои деньги на нужды организации и в командировке. Если сотрудник потратил свои деньги на нужды организации, он обязан предоставить в определенные сроки авансовый отчет. На его основе организация должна компенсировать затраты сотруднику.

    Гарантии для сотрудников

    В статье 167 РФ указываются важные нюансы приказа на возмещение расходов. Если сотрудника направили в командировку по службе, то за ним сохраняется должность и средний заработок, а также компенсируются затраты.

    Из этого следует, что сотруднику установлены некоторые гарантии:

    • Сохранение рабочего места.
    • Сохранение прежней оплаты.
    • Обязанность работодателя покрыть расходы сотруднику, а именно выезд и нахождение в служебной командировке.

    Сроки хранения приказов

    Существуют два срока хранения приказов: 5 и 75 лет. Если сотрудник отправляется в долговременные, внутрироссийские командировки, и работы, связанные с трудными условиями, то в таком случае приказы в предприятиях хранятся 75 лет.

    Если работник направляется в краткосрочную командировку, то приказы хранятся 5 лет.

    Читайте также:  Порядок предоставления больничного по уходу за больным родственником

    Образец приказ на возмещение расходов

    Приказ о возмещение расходов оформляется после окончания служебной командировке, если были зафиксированы случаи, когда сотрудники потратили финансы сверх взятого аванса.

    В образце должны быть отображены следующие документы:

    • ФИО работника.
    • Дата командировки по службе.
    • Должность.
    • Место направление.
    • Причина компенсирование расходов.
    • Ответственная сторона, которая исполняет приказ.

    Ведется журнал регистрации приказов по индивидуальному составу, в которой фиксируется приказ о возмещении расходов.

    Приказ на возмещение расходов образец можно скачать по ссылке.

    Возмещение командировочных расходов работнику

    В коллективном договоре указывается порядок и размеры возмещения расходов. К примеру, распоряжение начальника о свойствах компенсирование затрат в связи с командировками.

    Если работодатель направляет работника в командировку, то в этом случае он должен возместить следующие затраты:

    • Дорогу.
    • Жилье.
    • Суточные.
    • Другие затраты с уведомлением начальника.

    Работник, который работает в организации, может рассчитывать на компенсацию командировочных расходов и других возмещений, связанных с командировками по службе. К затратам относятся покупка билетов до места назначения и обратно, суточные, расходы связаны с приобретением жилплощади и другие виды расходов.

    Бухгалтер обязательно должен учесть выплаты компенсационных сумм. Иначе это приведет к конфликтной ситуации с проверяющими органами и к потерям в финансовом деле организации.

    В ТК РФ рассматривается понятие «служебная командировка». Служебная командировка – это выезд сотрудника за пределы постоянной работы по приказу начальника на установленный срок для выполнения задания по службе. В командировку сотрудник выезжает только при наличии трудового договора.

    В статьи 168 ТК РФ существуют нормы формулирования затрат, связанных с командировкой по службе. Более детальная информация содержится в Постановлении №749.

    В постановлении говорится о том, что командировочные затраты по проезду на территории РФ содержат:

    • Расходы на транспорт общего пользования в соответствии к станции, аэропорту, если работник находится за пределами своего города и при этом он должен подтвердить затраты соответствующими документами.
    • Плата за страхование пассажиров в транспорте.
    • Оплата проездных билетов с постельными принадлежностями.

    При выездах за границу работнику компенсируют следующие расходы:

    • Оформление визы, заграничного паспорта.
    • Сборы аэродромные и консульские.
    • Сборы по поводу въезда автомобиля.
    • Оформление медицинской страховки.
    • Другие оплаты.

    Предприятию нужно оформить немало документов, чтобы возместить сотруднику расходы в командировке.

    При направлении сотрудника в служебную командировку утверждаются формы кадровой документации:

    • Распоряжение формы Т-9а о направление сотрудника в служебную командировку.
    • Удостоверение формы N Т-10.
    • Изготовление организацией задания для выполнения его в командировке – формы N Т-10а.

    Первым делом оформляется задание по службе и отчет о его выполнении (форма N Т-10а), в которой начальство определяет цель командировки. Следующим этапом есть приказ кадровиков о направлении сотрудника в служебную командировку. В распоряжении указывается фамилия и инициалы рабочего, его специальность и место, где проходит командировка.

    Далее идет выписка командировочного удостоверения, которое доказывает срок нахождения рабочего в командировке. Удостоверение выдается в одном экземпляре, дается сотруднику и должно находиться у него на протяжении срока служебной командировки.

    : Важная тема

    Следует обратить внимание, что командировочное удостоверение считается обязательным, если командировки осуществляются по России, а при выезде в зарубежные страны оформление удостоверения не осуществляется.

    Во время нахождения сотрудника за границей, устанавливается в его паспорте отметка, которая удостоверяет о пересечении государственной границы. Когда сотрудник возвращается из командировки, ему необходимо приложить ксерокопию паспорта к отчету, в которой должны быть отметки о пересечении границы.

    Работник перед выездом должен получить аванс в бухгалтерии, который предназначается для возмещения затрат в командировке.

    После приезда сотрудник предприятия обязан написать отчет по служебной командировке о выполненном задании. Авансовый отчет показывают в бухгалтерию предприятия по форме N АО-1, который утверждается Постановлением Госкомстата РФ.

    авансового отчета:

    • Оформленное удостоверение о командировке.
    • Квитанция, которая подтверждает проживание во время командировки.
    • Документы о затратах на проезд.
    • Другие документы о затратах, связанных со служебной командировкой.

    Нужно принять во внимание, что если работник находился в командировке за границей, то отчет, он предоставит на иностранном языке, по этому предприятию придется перевести бумаги на русский язык.

    Если во внимание не принимается перевод документов, то это может привести к конфликту с проверяющими органами. Начальник предприятия обязан утвердить авансовый отчет. Существует две категории компенсационных выплат командировочному лицу.

    Первая категория предоставляет перечень следующих выплат:

    • Оплата работы сотрудника.
    • Компенсация командировочным лицам затрат, которые связанные с выполнением трудовых обязанностей.

    Вторая категория включает возмещение сотрудникам расходов по командировке. Они учитывают остальные расходы, которые относятся к организации. Выплаты, которые относятся ко второй категории, имеют большое значение при бухгалтерском учете и налогообложения.

    Всякие расходы организации, включая расходы по командировке, признаются в бухгалтерском учете при последовательном выполнении всех соглашений. В противоположном случае в бухгалтерском учете будет наблюдаться задолженность.

    В таком случае расходы, связанные с командировкой признаются в бухгалтерском учете на основе утверждение авансовых отчетов сотрудника.

    Определение суточных

    Под понятием «суточные» подразумеваются финансовые средства, которые требуются для проживания работающих, а также выполнения порученной работы.

    В соответствии с установлением Верховного суда, сотрудник предъявляет свои права на суточные, когда приходится жить за пределами города.

    Если командировка длится больше дня и сотрудник работает вне дома, то в этом случае он должен получить суточные. Однако существует постановление Верховного Суда, в котором говорится, что время, которое работник проводит в командировке, не связано с начислением суточных.

    Суд дает разрешение организациям выплачивать денежные средства сотруднику, если он находился в командировке менее, чем сутки, так как это компенсирует его затраты, а не приобретением выгоды.

    Приказ расходов на покупки за счет работников

    Если сотрудник за свой счет приобретает для предприятия необходимые товары, то она должна компенсировать ему затраты. Инспекторы не имеют никаких претензий к затратам в налоговом учете. Одновременно с этим необходимо предоставить заявление рабочего и приказ о возмещении затрат.

    Отдельным инспекциям достаточно этих документов. Но остальные требуют и общий приказ по организации о порядке возмещения затрат. В сложившейся ситуации в целях безопасности, необходимо иметь в наличии такой приказ. Более того он позволит избежать неприятных ситуаций. К примеру, работник может приобрести товар, в котором организация не нуждается.

    Существуют некоторые случаи, когда работники должны приобретать товары для предприятия, заранее не получив финансы под отчет.

    В непременном порядке следует регламентировать алгоритм возмещения расходов:

    • В течение какого срока работник должен принести заявление о возмещении расходов, а также подтверждающие документы?
    • Срок компенсации затрат.

    В приказе фиксируется максимальная сумма покупок, которую рабочий осуществляет за свои финансовые средства с дальнейшим возмещением расходов. Работники обязаны ознакомиться с приказом, и поставить подпись.

    Приказ о возмещении расходов на медосмотр сотрудников

    Сотрудники, которые работают с условиями повышенной опасности, обязаны проходить медосмотры за счет предприятия. За сотрудниками сохраняется средний заработок во время прохождения медосмотра.

    Существуют три вида обязательных медосмотров:

    • Предварительные медосмотры осуществляются при трудоустройстве работников.
    • Периодические медосмотры проводятся на протяжении всего срока работы.
    • Внеочередные медосмотры, которые проводятся по просьбе работника.

    Приказом Минздрав соцразвития России устанавливаются нормы проведения финансирования медосмотров.

    В ситуации, когда сотрудник тратит свои средства на нужды организации или командировку. Компания должна возместить сотруднику эти расходы. Для этого нужно правильно составить приказ о возмещении расходов.

    Внимание!

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Источник: https://biznes-delo.ru/vzyskanie/prikaz-na-vozmeshhenie-rasxodov-obrazec.html

    Заключительные положения

    7.1. К работнику в порядке, установленном ст. 192 – 193 ТК РФ, может быть применено дисциплинарное взыскание:
    – за несвоевременную сдачу или оформление документов, перечисленных в п. 7.1.7 – 7.1.8 настоящего Положения;

    – за отсутствие в командировочном удостоверении отметок (подписей и печатей) учреждения (учреждений), в которые был командирован работник.

    7.2. По всем иным вопросам, не урегулированным настоящим Положением, применяется действующее трудовое законодательство.

    • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
    • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

    Размер суточных можно установить приказом

    Размер суточных можно установить в коллективном (трудовом) договоре или издать приказ об установлении суточных (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Так как унифицированного бланка такого приказа законодательством не установлено, его можно составить в произвольном виде. Специально для читателей наши специалисты подготовили образец такого приказа.

    Также вы можете бесплатно приказа об установлении суточных.

    Подготавливая приказ, нужно помнить о том, что это первичный документ. Значит, не обойтись без обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Если по какой-то причине какой-либо из них отсутствует, то составленный документ не имеет силы (подробнее об этом см., «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты»).

    Алименты с суточных, выплаченных работнику, не удерживаются. Дело в том, что суточные относятся к компенсационным выплатам, связанным с командировками (ст. 168 ТК РФ, подп. «а» п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ, подп. «п» п. 2 Перечня, утв. постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 № 841). Причем размер суточных значения не имеет (подробнее об этом см., «Алименты с суточных удерживать нельзя»).

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Возможно, вам будут интересны эти темы:

    Можно ли материальные запасы, приобретенные в прошлом году по КОСГУ 344 и 346, перенести на КОСГУ 347?

    Комиссия учреждения может принять решение о реклассификации, то…

    Полезные материалы к отчетности за I квартал

    149 06.04.2021

    Подборка свежих материалов КонсультантПлюс, которые помогут сдать отчетность с учетом всех нюансов и последних разъяснений…

    Вопрос: О применении ККТ при предоставлении участнику программы лояльности подарка за бонусы. (Письмо ФНС России от 01.03.2021 N АБ-4-20/2550)

    По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму…

    Разъясняющие письма органов власти

    Вопрос: Об обработке персональных данных налоговыми органами без согласия субъекта персональных данных. (Письмо ФНС России от 02.03.2021 N ПА-3-24/[email protected])

    Отношения, связанные с обработкой персональных данных, регулируются Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” (далее – Закон N 152-ФЗ), согласно которому обработка персональных данных должна…

    Разъясняющие письма органов власти

    Образец приказ на возмещение расходов в командировке

    Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

    Что должно быть отображено

    В шапке документа должно содержаться следующее:

    • полное название организации;
    • дата, когда был составлен приказ;
    • регистрационный №;
    • заголовок;
    • формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
    • текст;
    • подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
    • подпись директора и ее расшифровка;
    • подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

    В самом тексте должна быть указана следующая информация:

    1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
    2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
    3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
    4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
    5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

    Гарантии для кадров организации

    В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

    Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

    • Сохраняется рабочее место.
    • Сохраняется прежний оклад.
    • Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

    Какие расходы должна компенсировать организация

    Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

    1. Транспортные расходы:
        если сотрудник использовал свою личную машину;
    2. если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
    3. если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
    4. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
    5. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
    6. Другие расходы:
        мобильная связь;
    7. интернет;
    8. обмен валюты.

    Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

    Сколько лет хранится документ в архиве

    В архиве любой организации приказы хранятся:

    В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

    • в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
    • в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

    Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа

    Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:

    • Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
    • Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
    • Прописывать дату документа арабскими цифрами
    • Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
    • В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
    • Печать.

    Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

    Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

    • неправильно написать название организации;
    • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
    • не указать регистрационный номер;
    • не написать компенсируемую сумму прописью;
    • неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
    • не указать должность;
    • не указать ответственное лицо;
    • внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
    • написать текст неразборчивым почерком;
    • сделать много исправлений в документе;
    • сделать орфографические ошибки;
    • неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
    • искусственно состарить документ;
    • затереть ластиком текст.

    Как исправить допущенные ошибки

    Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

    1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
        до того, как была поставлена подпись руководителя;
    2. в момент подписания.
    3. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
        регистрационный №;
    4. дата, когда он был составлен;
    5. название документа;
    6. начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
    7. основания для отмены;
    8. кто несет ответственность за исправления;
    9. подпись.

    Заключение

    Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ.

    В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании.

    Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.

    Размер командировочных расходов в 2021 году: суточные

    Обновление: 15 марта 2021 г.

    Обязанностью каждого работодателя является оплата направляемому в командировку работнику командировочных расходов, предусмотренных трудовым законодательством. К числу таких командировочных расходов законодатель относит суточные.

    Выплата работнику суточных направлена на компенсацию его дополнительных расходов, возникающих в связи с тем, что работник в командировке находится вне своего постоянного места жительства.

    Командировочные расходы (суточные) в 2021 году выплачиваются работодателем в размере, установленном на основании ст. 168 Трудового кодекса РФ.

    Как определяются нормы командировочных расходов в 2021 году в бюджетных организациях?

    Источник: https://rnis-pfo.ru/592-obrazec-prikaz-na-vozmeshhenie-rashodo/

    Возмещения личных расходов сотруднику

    Как правило, сотрудникам для приобретения тех или иных товаров для компании выдаются деньги под отчет.
    А бывают случаи, когда у сотрудника возникла нужда в чем-то, чье отсутствие мешает продуктивной работе, но купить это забыли, либо он возложил ответственность за покупку на себя.

    В таких случаях возникает другой вопрос — каким образом компенсировать покупку и доказать руководству, что она была необходима.

    Начнем с того, что для того, чтобы возместить сотруднику средства за покупку, нужно написать заявление на имя руководителя с прикрепленными к нему подтверждающими факт покупки документами — чеками, проездными билетами и квитанциями.

    После этого, руководитель, если посчитает нужным, издает приказ на основании заявления работника и ему возмещают потраченные денежные средства.

    Для того, чтобы не разбираться с каждым отдельным случаем и оправданностью покупки, на предприятии оформляется общий приказ, регламентирующий возмещение затрат на покупки сотрудниками.

    В нем оговаривается срок возврата денег и максимально допустимая сумма покупки. Кроме того, все сотрудники должны заранее ознакомиться с этим документом под роспись, чтобы в дальнейшем избежать проблем.

    В каких случаях возмещают расходы

    Перед планированием командировки предприятию необходимо ознакомиться с актуальной информацией о порядке ее организации и финансирования.

    Основным правилом, согласно законодательству, остается сохранение в период отсутствия командируемого заработной платы и должности на прежнем уровне.

    Возмещение средств работнику установлено в следующих ситуациях:

    • Лицо потратило на осуществление командировки собственные ресурсы;
    • Сотрудник оплатил услуга заранее, а поездка отменилась;
    • Компания закрыла проект в день планируемого отъезда.

    Что представляет собой приказ о возмещении средств

    Когда решение об отмене командировки по той или иной причине официально принято, руководство составляет соответствующий приказ.

    Он является нормативным документом компании, поясняющий, чем подкрепляется решение о возмещении средств. Акт скрепляется подписью генерального директора, не имеет обратной силы и выступает в качестве:

    • аргумента для предприятия или сотрудника в случае возникновения судебных разбирательств;

    • условия сохранения социальных гарантий работников;
    • приложения к документации проектов или сделок;
    • подтверждения трудовых прав должностного лица.

    Какие расходы подлежат компенсации

    Если работодатель переводит работников на удаленку, он

    их необходимым оборудованием, программным обеспечением и расходными материалами или возместить расходы на их покупку. В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей. Исходя из трудовых функций сотрудника, работодатель самостоятельно определяет необходимый перечень.

    Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.

    Новый закон об удаленной работе: что нужно знать работодателю

    Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:

    • амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
    • расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
    • оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
    • настройку программного обеспечения;
    • расходы на ремонт оборудования при его поломке.

    Работодатель компенсирует удаленному сотруднику только те расходы, которые они согласовали. Например, удаленный менеджер должен вести клиентскую базу и первичную документацию в электронном формате. Однако менеджер самостоятельно решил распечатывать и хранить бумажные документы. Для этого он самовольно купил принтер, поэтому расходы на покупку принтера и амортизацию оборудования работодатель может не оплачивать.

    Предлагаем ознакомиться Инсайдер – внутренний враг информационной безопасности — Российская ассоциация электронных библиотек

    Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

    В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2021 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

    • социальные выплаты и зарплата;
    • выплата страховых возмещений;
    • на личные нужды ИП;
    • оплата товаров, работ, услуг;
    • выдача денег под отчет;
    • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
    • выплаты банковским платежным агентом.

    Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

    Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

    Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации.

    Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

    Источник: mjjm.ru

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий