Трудовая книжка Указания к оформлению выписки из трудовой книжки

Содержание

Что такое выписка и когда ее просят
В каких случаях может потребоваться выписка
Где ее получить
Работающим
Процедура получения
Неработающим
Как оформить выписку работодателю
Выписка из трудовой
Цели выдачи
Типовое содержание бланка
Процедура оформления
Копия и выписка
Отказ в выдаче документа
Трудовая на руках: как сделать выписку
Образец
Предназначение трудовой книжки
Как заверить выписку

Что такое выписка и когда ее просят

Поскольку трудовая книжка (ТК) — документ строгой отчетности, то закон обязывает хранить ее по текущему месту работы в отделе кадров. На руках она остается лишь у нетрудоустроенных граждан. Чтобы получить определенные сведения из нее, составляется выдержка из ТК. Есть несколько причин, зачем нужна выписка из трудовой книжки: доказать стаж, занятость, наличие достижений на работе в конкретный период.

Эту справку требуют в разных государственных, общественных или коммерческих учреждениях:

трудовой инспекции;
прокуратуре;
Фонде социального страхования (для пособий, выплат, льгот);
Пенсионном фонде (для назначения пенсионного обеспечения или материнского капитала);
Управлении по вопросам миграции МВД (для заказа заграничного паспорта);
в судебных инстанциях (для доказательства наличия или отсутствия работы у ответчика в конкретное время, которое рассматривается в суде);
в финансовых организациях (для предоставления кредитов и займов) и т. д.

Есть два варианта получения необходимых сведений: в виде копии ТК или справки. В первом случае все страницы просто копируют, ставят подпись и печать на каждой странице. Но больше всего просят выписку из трудовой книжки о последнем месте работы, заверенную в установленном порядке, информацию указывают выборочно, исходя из целей подачи документа.

В каких случаях может потребоваться выписка

Собственнику трудовой книжки выписка может быть нужна в следующих случаях:

при обращении в банк для оформления потребительского или ипотечного кредита;
при оформлении государственными органами каких-либо льгот по уплате коммунальных услуг и субсидий;
при трудоустройстве по совместительству в другую организацию;
при подаче искового заявления в суд для защиты нарушенных трудовых прав или подтверждения трудового стажа;
при подаче документов в орган опеки и попечительства в ходе процедуры усыновления, удочерения или установления опекунства;
при оформлении различных документов, которые требуют подтверждения факта трудоустройства или наличия определенного периода трудовой деятельности;
при оформлении материалов пенсионного дела;
в ряде других случаев.

Отдельные ситуации требуют представления копии самой трудовой книжки. В таком случае она должна заверяться уполномоченным лицом и удостоверятся печатью организации.

Читайте также: 15310401000012000110 расшифровка кбк таможня

Важно! Оформленная выписка из трудовой книжки сразу же станет недействительной, если работник переведется на другую должность или совсем поменяет место работы.

Где ее получить

Чтобы выписать необходимые сведения, необходимо обратиться с запросом туда, где на тот момент лежит трудовая книжка. Обычно на нынешнем рабочем месте.

Требование о выдаче такой справки предусматривает Трудовой кодекс РФ (ст. 62). То же самое указано и в п. 7 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225.

Работающим

Такие справки обычно выдает кадровый работник, который отвечает за сохранность документов, или директор компании. По закону, выписку из трудовой книжки о сведениях о трудовой деятельности работника составляют за три рабочих дня после получения запроса от сотрудника. Если поступит просьба сделать ее быстрее, работодатель вправе, но не обязан исполнить ее.

В запросе необходимо отметить, какая конкретно информация и за какой период понадобится. Законодательство не требует сообщать работодателю, куда нужна справка. Это по желанию заявителя. Нет и ограничений по количеству подобных запросов. Работник вправе попросить выписку когда угодно и сколько угодно раз.

Процедура получения

Некоторые факты

Для заказа выписки из трудовой книжки потребуется заявление.Оно должно включать следующую информацию: 1) обращение к руководителю в верхнем правом углу (название фирмы, ФИО директора в дательном падеже), ниже указываются личные данные сотрудника в родительном падеже (должность, отдел и ФИО); 2) просьбу выдать выписку согласно ст.62 ТК РФ; 3) подробное указание, какие сведения нужно в ней отразить. Сотруднику необходимо подписать заявление и проставить текущую дату, в течение 3-х дней после которой работодатель обязан выдать готовый документ.

Для получения выписки сотрудник должен оформить письменное заявление на имя руководителя. Строгой формы документа нет. Как правило, в нем указывается период, за который необходима выписка (может быть как несколько месяцев, так и несколько лет), и прописывается ссылка на ст. 62 Трудового кодекса РФ. Согласно этой ссылки работодатель обязан предоставить сотруднику документы, касающиеся его трудовой деятельности, в течение трех дней после получения запроса.

Бывают случаи, когда работодатель требует указать в заявлении причину, по которой понадобилась выписка. Это неправомерно, поэтому причину сотрудник не обязан указывать.

На основании заявления руководитель подписывает соответствующее распоряжение. После этого ответственный сотрудник кадровой службы готовит выписку.

Если выписку из трудовой книжки необходимо оформить руководителю предприятия, то процедура получения будет аналогичной. Подпись может поставить и другое лицо, которое имеет право заверять документы.

Документ готовится бесплатно, и работодатель не имеет права взимать какую-либо плату за оформление выписки. Также сотруднику не может быть отказано в ее получении, так как это его право закреплено статьей 62 ТК РФ. При нарушении своих прав сотрудник может подать жалобу в трудовую инспекцию.

В зависимости от места предъявления документа лучше предоставлять выписку или копию документа. Например, в Пенсионный Фонд чаще всего нужна копия трудовой книжки, а для оформления большей части пособий в управлении социальной защиты – выписка. Основная разница между этими документами — их объем: выписка из трудовой книжки всегда меньше ее копии. В остальных моментах оба варианта имеют одинаковую юридическую силу, если правильно оформлены, заверены печатью работодателя и подписью ответственных лиц.

Неработающим

Для нетрудоустроенных граждан получить документ не составит труда, поскольку книжка хранится у них на руках (ст. 84.1 ТК РФ). В основном справка в этом случае не нужна. Но необходимость в ней появится при поступлении учиться или работе за границей. Тогда человеку потребуется копия ТК или выдержка из нее. Обычно вопрос, где получить выписку из трудовой книжки о последнем месте работы неработающим, не возникает, но если понадобится, то есть возможность взять ее в одном из следующих учреждений:

Читайте также: Какую сдавать отчетность ИП на Патенте в 2021 году

оформить у нотариуса;
заверить на предыдущей работе;
взять справку из Пенсионного фонда РФ из индивидуального персонифицированного учета с указанием взносов социального страхования, который перечислял бывший работодатель.

С 14.12.2020 вступила в силу новая форма выписки из электронного реестра Пенсионного фонда СТД-ПФР, которая утверждена приказом Минтруда России № 23н от 20.01.2020. Она содержит данные обо всех рабочих местах человека. Если он отказался от бумажной трудовой, то эта справка станет единственным вариантом подтвердить стаж при приеме на работу, оформлении ипотеки, кредитов, социальных пособий и др.

Есть несколько способов получить справку СТД-ПФР:

в МФЦ;
на портале госуслуг;
на официальном сайте ПФР (www.pfrp.ru);
непосредственно в территориальном отделении ПФР.

От способа ее получения зависит и то, как ее заверят. Если человек возьмет ее лично или через представителя на бумажном бланке, то ее подпишет руководитель территориального отделения ПФР. Если выписка придет в электронном виде, то на ней ставится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

, чтобы прочитать.

Как оформить выписку работодателю

Чтобы получить ее, сотрудник пишет заявление на имя директора фирмы. Затем руководитель издает приказ, который утверждает выдачу.

Шаблона в законе вы не найдете. Справку необходимо сформировать в виде таблицы. Сверху обязательно укажите название и реквизиты компании, которая выдала документ. Затем напишите номер ТК, Ф.И.О., образование, профессию, год начальной записи в ТК.

Далее расположите таблицу с обязательными сведениями о работе:

число, месяц, год;
информацию о приеме в должность, перемещениях и увольнении сотрудника (с указанием статьей закона);
приказ, на основании которого сделана запись.

Данные указывают за тот период, который необходим сотруднику, в зависимости от назначения справки. Если необходимо оформить загранпаспорт, то показывают стаж за 10 лет, то есть указывают все компании, в которых человек трудился за это время.

Каковы нюансы составления и что такое выписка из трудовой книжки о последнем месте работы, говорит само название — она содержит только последнюю запись из ТК о текущей деятельности. Затем под таблицей пишут, что человек трудится здесь до сих пор.

Составляют справку вручную на обычном листе формата А4 или на бланке фирмы. Обычно для ее составления достаточно одного листа, но иногда требуется и несколько. В таком случае необходимо листы прошить и указать номера страниц.

Если у работника электронная трудовая, то заказать выдержку из нее достаточно просто. Составить заявление сотрудник вправе как в бумажном варианте лично, так и отправить его на электронную почту главы компании. В нем следует указать, как человек желает получить документ, — на бумаге или в электронном виде с усиленной квалифицированной цифровой подписью. Сотрудник вправе взять справку в МФЦ, оформить ее через сайт ПФР или портал Госуслуги (ст. 66.1 ТК РФ).

Выписка из трудовой

Легко объяснить, что такое выписка из трудовой книжки, зачем она требуется. Пункт 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225 указывает, что ответственность за утерю оригинала документа лежит на руководстве организации. По этой причине выдача трудовой книжки производится в редких случаях. При необходимости подтвердить сведения о работе предлагается предоставить выписку.

Внимание! Документ имеет силу месяц после составления, и срок действия заканчивается после изменения сведений в оригинале книжки.

Цели выдачи

Документ требуется работнику для подтверждения стажа, платежеспособности. Обычно он предоставляется в органы соцзащиты, банки.

Для чего нужна выписка из трудовой книжки, подробнее будет указано ниже:

Читайте также: Коды налоговых льгот по налогу на имущество – 2010257

Пенсионному фонду для назначения пособий.
При оформлении опеки, усыновлении ребенка требуется предоставить сведения о доходе. Если сотрудник находился в штате недолго, понадобятся данные о предыдущих должностях.
При обращении за материнским капиталом.
Банковские организации для оформления кредита, ипотеки требуют подтверждение дохода. Понадобятся данные с нынешней должности. Если сотрудник работает в компании незначительное время, могут потребоваться дополнительные сведения.
При обращении в миграционную службу для выезда из страны. Выписка из трудовой книжки для загранпаспорта должна содержать сведения за ближайшие 10 лет.
Бумагу можно представить на заседании суда для подтверждения занятости в рассматриваемый период.
Для предоставления потенциальному работодателю, если сотрудник устраивается на вторую должность в другую компанию.

Документ может быть выдан по просьбе родственников сотрудника в случае его смерти, временной недееспособности.

Типовое содержание бланка

Документ оформляется по определенным правилам. Заполненный бланк выписки из трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

дату составления;
юридическое название организации;
персональные данные, указанные в оригинале;
сведения об образовании;
серию, номер дублируемого документа;
заполненную таблицу, аналогичную представленной в оригинале;
запись о продолжении работы в компании;
подпись составляющего;
запись или штамп о верности данных.

Форма выписки из трудовой книжки законом не регулируется. Должны быть перенесены все записи за временной промежуток, нельзя исключать часть сведений. Рекомендуется использовать фирменный бланк организации. Образец:

Совет! Если документ содержит более 1 страницы, необходимо поставить подпись составляющего и сотрудника на каждый лист. Правило действует и для копии книжки. В случае скрепления листов в единый документ можно заверить его полностью.

Процедура оформления

Процесс выдачи документа включает в себя несколько обязательных этапов. Как сделать выписку из трудовой книжки, должен знать не только сотрудник кадровой службы. Полезной эта информация будет также и для любого работника.

Подчиненный пишет заявление на выдачу, направленное руководителю организации.
Уполномоченный сотрудник или работодатель составляет документ.
Работник подтверждает указанные сведения.
Запись о создании выписки вносится в журнал учета.

Первым шагом является подача заявления на оформление бумаги. Формат законом не регулируется. Сотруднику необходимо точно выразить свою просьбу о составлении документа, указав требуемый временной промежуток. Остальные сведения вносятся по личной инициативе. Пример содержания:

название компании, имя руководителя;
просьба об оформлении;
цель получения;
название места, в которое будет предоставлен документ;
временной промежуток, данные которого вносятся.

Статья 7 Постановления Правительства РФ указывает, что работодатель должен предоставить выписку в течение 3 дней после подачи заявления. При необходимости можно обозначить просьбу выдать бумагу в более сжатые сроки, но руководство не обязано следовать условию.
Составлением занимается сотрудник отдела кадров, секретарь, руководитель компании. Можно заверить печатью, штампом организации. Факт оформления фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек. Прописывается дата, персональные данные получателя.

Копия и выписка

Разница между понятиями заключается во временном отрезке. Копия полностью дублирует все записи трудовой книжки с момента оформления, может быть обычной и заверенной. Выписка отражает только данные за определенный период, указанный сотрудником. Листы обязательно заверяются. Оба документа предоставляются по требованию работника.

Копия подается при расчете трудового стажа для получения пенсии по старости, инвалидности, потере кормильца. В этом случае необходимы все сведения о занятости работника. Для оформления пособий, связанных с декретом, многодетностью, получением кредита, загранпаспорта достаточно предоставить выписку.

Отказ в выдаче документа

Работодатель не имеет права отказывать сотруднику после подачи заявления. Если руководство организации не выдало бумагу в течение 3 дней, рекомендуется документально заверить факт обращения. Можно использовать почтовое отправление с описью вложенного. С данными о письме сотрудник имеет право обратиться в инспекцию по охране труда. Суд может обязать работодателя выплатить компенсацию.

Важно знать! Закон не устанавливает ограничения на количество запросов. При любых обстоятельствах руководство обязано бесплатно выдать выписку.

Трудовая на руках: как сделать выписку

После увольнения трудовая книжка возвращается сотруднику. Неработающий гражданин может сделать выписку самостоятельно. Для оформления бумаги необходимо обратиться к нотариусу. Бланк остается неизменным, за исключением сведений о действующем трудоустройстве, названии организации. Такой порядок процедуры может понадобиться при сотрудничестве с заграничными компаниями. Другой вариант получения документа – обращение по месту последней работы либо непосредственно в Пенсионный Фонд России.

Важная информация: рекомендуется проверять книжку на наличие неточностей. В составлении копии документа с ошибкой может быть отказано.

Образец

Ориентируйтесь на бланк и пример заполненного образца, как сделать выписку из трудовой книжки с текущего рабочего места.

ОГРН

ИНН

КПП

Адрес:

ВЫПИСКА ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ № ТКФ.И.О.Число, месяц, год рожденияОбразованиеСпециальностьДата заполнения ТК СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ№ДатаИнформация о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причины и статьи закона)Приказ, на основании которого сделана запись (его дата и номер)1Организация2о приеме № приказа

дата

3о переводах № приказа

дата

4об увольнении № приказа

дата

5Следующая организация (если есть)6о приеме № приказа

дата

7о переводах № приказа

дата

Читайте также: Все, что нужно знать про обязательный аудит в 2021 году8об увольнении № приказа

дата

Работает по настоящее времяВЫПИСКА ВЕРНАРуководительМ.П. Дата

Предназначение трудовой книжки

Постановление Правительства от 16.04.2003 №225 описывает правила заполнения книжек. Назначение документа – хранить основные данные о квалификации. Работодатель самостоятельно заносит необходимые сведения. Документ остается в отделе кадров под ответственность организации до увольнения подчиненного.

В трудовую книжку заносится информация:

данные из паспорта сотрудника;
информация об образовании, специализации;
сведения о приеме на работу, название компании, занимаемая должность;
записи об увольнении, его причинах;
сведения о прохождении курсов повышения квалификации, обучении;
данные об официальных награждениях.

Все записи подтверждаются сведениями о номерах соответствующих приказов. Впервые документ можно купить самостоятельно, взять в вузе или отделе кадров по месту работы. При трудоустройстве книжка хранится в предоставившей вакансию организации, после увольнения возвращается сотруднику. Ставший безработным гражданин предъявляет ее при приеме на новую должность.

Как заверить выписку

Чтобы она считалась действительной, ее необходимо заверить. Это несложная процедура. Если в документе лишь одна страница, то внизу ставится о, подпись руководителя или другого ответственного лица и печать организации. Внизу указывают дату выдачи и отметку, что оригинал ТК находится в компании.

Если страниц несколько, то на каждой обозначают номер и прошивают листы. Для заверения есть два варианта. Первый — печать и подпись ставят на каждой странице. Второй — на последнем листе указывают общее число страниц и ставят печать. Подписывают все равно каждую страницу.

Источник: mjjm.ru