Списочная численность

Расчет списочной численности сотрудников предприятия является одним из важных отчетов, который подается в государственные органы. Это составление статистических данных, ведение учета и тому подобные элементы, зачастую не особо понятные простому человеку. В любом случае выполнять требования законов необходимо, иначе с ним будут проблемы. Следует помнить, что важен не только сам факт подачи документа, но и правильность его заполнения, своевременность, отражение всех изменений и строгое соответствие установленным нормам.

Содержание

Определение
Помесячный расчет численности сотрудников с полной занятостью
Базовые положения
Ответственность
Расчет средней численности всех сотрудников за месяц
Требования к отчету
В чем отличия от среднесписочной
Списочная численность
Где и какой показатель использовать
Ограничение по численности сотрудников на спецрежимах — СЧ
Применение льгот — СЧ или ССЧ
Способ сдачи деклараций и расчётов — ССЧ
Расчет по страховым взносам — количество застрахованных и ССЧ
4-ФСС — ССЧ и СЧ
Отчетность в Росстат — ССЧ
Среднесписочная численность
Куда предоставлять и способы отправки отчетности
Сотрудники в среднесписочной численности
Методы расчета численности работников предприятия
Категории
Расчет средней численности частично занятых сотрудников
Оформление и увольнение
Списочный состав
Явочная и списочная численность
Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Определение

Списочная численность — это количество всех рабочих какой-либо отдельной организации. Сюда входят все, включая и тех, которые работают в разных подразделениях, иных структурных единицах, выполняют свою работу в домашних условиях, приняты только на определенное время (сезон) и так далее. Абсолютно все указываются как целые числа. К примеру, даже того человека, который работает только на протяжении одного сезона, а не всего года, списочная численность предприятия будет учитывать как единицу, а не в виде 0,25. Исключение составляют те категории сотрудников, которые совмещают работу, не имеют трудового договора, или же группы лиц, работающие на основании гражданского договора.

Помесячный расчет численности сотрудников с полной занятостью

Это число определяется как сумма численности полностью работающих сотрудников за каждый день месяца, разделенная на количество дней в месяце:

Читайте также: Договор подряда: как рассчитать НДФЛ и страховые взносы

Чм = ( Д1 + Д2 + … + Д31 ) / Кд, где:

Д1, Д2… — количество рабочих на каждый день месяца
Кд — число дней в месяце

Пример. В компании с 1 по 17 марта работало на полный день 15 сотрудников. 18 марта был принят на работу новый сотрудник, таким образом общая численность до конца месяца составила 16 человек.

Получим: ( 15 чел. х 17 дней + 16 чел. х 14 дней) / 31 = ( 255 + 224 ) / 31 = 15,45 полученный результат не округляем.

Базовые положения

Составляться списочная численность рабочих обязана абсолютно любым предприятием, у которого есть свой собственный баланс. Оно также должно однозначно относиться к юридическим лицам. Вся информация о различных подразделениях, бригадах, лабораториях и тому подобных структурах, которые находятся в составе компании, также подаются по тем же принципам. Нужно помнить, что даже если фактически отдел не входит в состав фирмы, но формально к ней относится, он обязан фигурировать в общем отчете. Исключение составляют те подразделения, у которых есть свой баланс. Тут уже, по желанию главной структуры, они могут как предоставлять нужную информацию в центральный офис, так и передавать ее самостоятельно в территориальные органы статистики.

Процесс составления отчета разбивается по срокам. Есть месячные, квартальные и годовые разновидности. В каждом из них следует строго придерживаться того правила, что промежуток времени начинается с самого первого числа периода (даже если это выходной, праздник и так далее) и заканчивается также последней датой. К примеру, в разрезе года это будет с 1 января и по 31 декабря без каких-либо исключений. Необходимо строго придерживаться сроков сдачи документов, так как в противном случае может появиться ошибка и будет наложен штраф.

Ответственность

Как и в ситуации с абсолютно любым отчетом, который отправляется в государственные органы, при составлении этого документа всегда нужно учитывать ответственность ключевых фигур компании. Это распространенная практика, направленная на максимальную точность информации, которая предоставляется в отчете. Так, основными виновниками в случае обнаружения несоответствия становятся главный бухгалтер и руководитель отдела (структуры, подразделения и так далее). Составленная сотрудником списочная численность — это, безусловно, важный документ, и он должен быть перепроверен ответственными лицами.

Расчет средней численности всех сотрудников за месяц

Для определения общей численности нужно сложить среднюю численность полностью занятых и частично занятых работников. Итоговое значение округляется согласно математическим правилам — больше 0,5 вверх, а меньше — отбрасывается.

Чс = Чм + Чн, где:

Чм — Полученное количество полностью занятых сотрудников за месяц
Чн — Полученная численность частично занятых сотрудников за месяц

Пример. Возьмем исходные данные выше описанных примеров, где работали сотрудники за март месяц.

Расчет: 15,45 + 0,5 = 15,95

Требования к отчету

В обязательном порядке документ для подачи в государственные органы должен составляться по строго установленной форме. Их существует огромное количество разновидностей, и для каждой отдельной ситуации можно подобрать идеально подходящую. Только так можно будет точно и правильно высчитать численность работников списочного состава. Это просто необходимо для ведения документооборота в установленном законодательством порядке. Следует помнить, что любые пометки в табеле допускается осуществлять исключительно на основании оригиналов документов. К примеру, в том случае, если сотрудник заболел, нельзя вносить изменения без больничного или используя его копию.

Ещё один важный элемент, который известен не всем, но может очень значительно повлиять на конечные цифры в отчете, — передача отделов или сотрудников между компаниями. В такой ситуации следует убирать человека (или подразделение) из документа только в следующий период. Внесение производится аналогичным образом. Следующим моментом, который также заслуживает внимания, является ошибка. Если она была допущена и своевременно обнаружена, потребуется внести изменения и в тот отчет, в котором проблема возникла, и во все последующие, где фигурировали цифры из неправильного документа.

В чем отличия от среднесписочной

Как мы ранее выяснили, численность работников списочного состава – это количество человек, заключивших с организацией трудовые отношения в форме трудового договора. Данная величина подсчитывается на каждый день в целых единицах и соответствует количеству человек, заявленных в табеле учета рабочего времени. Полученный показатель берется за основу вычисления среднесписочной численности, значимой величины для статистики и налогообложения. Ее расчет за месяц производится как вычисление среднего значения: значения СЧ за каждый календарный день суммируются, полученная сумма делится на число календарных дней. Аналогичным образом вычисляется квартальный коэффициент. Однако для получения корректных данных в ходе вычисления обеих величин необходимо учитывать ряд нюансов.

Читайте также: Налоговые агенты смогут избежать штрафа за неудержание или неперечисление НДФЛ

В данную категорию входят абсолютно все сотрудники, вне зависимости от того, на какой срок они были взяты на работу, даже если этот промежуток времени составляет всего один день. Правильно составленная численность списочного состава — это залог успешной сдачи отчетности без проблем и ошибок. Нужно учитывать и тех рабочих, которые по каким-либо причинам не присутствуют на предприятии в определенный период времени.

Учитывая число людей, которые обязаны входить в отчет, и тех, кто в нем не указывается, проще перечислить именно вторых. Так, не должны фигурировать в документе все, кто не состоит в штате, работает по совместительству или в соответствии с определенным договором, который данное физическое лицо заключило с той или иной государственной организацией. Сотрудники, которые фактически относятся к данной компании, но на данный момент работают на другой фирме, при условии что зарплату по основному месту они не получают, также не учитываются.

Отдельно следует сказать об учащихся. Списочная численность — это документ о тех, кто работает на данный момент, но не о тех, кто проходит подготовку. То есть все потенциальные сотрудники, которые на момент составления отчета обучаются, стажируются или другим образом получают нужный опыт, в отчет не вносятся. Как только они полноценно и официально будут приняты на работу, вот только тогда отметка о них появится в соответствующем документе. И последняя группа людей, которую не нужно отражать в отчете, — уволившиеся. Независимо от того, каким образом это произошло, с даты прекращения работы бывший сотрудник автоматически убирается из списка.

Где и какой показатель использовать

Мы перечислили случаи, когда бухгалтеры встречаются со средней и среднесписочной численностью. Расскажем, где и какой показатель использовать.

Ограничение по численности сотрудников на спецрежимах — СЧ

Для перехода на спецрежим или его применения нужно выполнить ограничения по численности сотрудников. Так, перейти на УСН можно, если средняя численность за год не превысила 100 человек, а применять этот режим — если средняя численность не превышает 130 человек. Для предпринимателей на патенте тоже есть ограничение — средняя численность не должна быть больше 15 человек.

Получается, что для сохранения права на применение спецрежима надо следить не только за числом сотрудников на трудовых договорах, но и за внешними совместителями, и за работниками на гражданско-правовых договорах.

Применение льгот — СЧ или ССЧ

Тут нужный показатель зависит от конкретной льготы. Например, среднюю численность должны контролировать организации, которые ведут деятельность в сфере IT и хотят применять пониженные тарифы по страховым взносам — она ограничена 7 человек за 9 месяцев прошлого года. А вот вновь созданные организации, чтобы получить ту же льготу, должны проследить, чтобы среднесписочная численность не превышала 7 человек.

Организации инвалидов, чтобы получить льготы по налогу на имущество или освобождение от НДС, смотрят среднесписочную численность инвалидов среди работников — она должна быть не менее 50 %.

Способ сдачи деклараций и расчётов — ССЧ

Среднесписочную численность надо знать, чтобы понять, в какой форме сдавать отчетность. Налоговые декларации плательщики обязаны сдавать в электронном виде, если ССЧ за предыдущий год у них превысила 100 человек. Помните, что декларации по НДС сдаются электронно всегда.

РСВ и 6-НДФЛ сдают электронно те, у кого число получателей дохода больше 10 человек. Обратите внимание, тут речь идет не о среднесписочной или средней численности, а просто о тех, кто получал доходы и является застрахованным лицом.

Форму 4-ФСС в электронной форме подают работодатели, у которых среднесписочная численность получателей выплат 25 человек или больше. Персонифицированную отчетность в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) в электронном виде сдают те, у кого среднесписочная численность 25 или больше.

Расчет по страховым взносам — количество застрахованных и ССЧ

В отчете РСВ на титульном листе есть два поля, касающиеся численности сотрудников:

Количество застрахованных лиц, на которых представлены сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и/или страховом стаже. Тут нужно указать общее количество застрахованных лиц в соответствии с количеством работников, указанных в разделе №6 (он заполняется на каждого).
Среднесписочная численность. Здесь указывается ССЧ работников компании или ИП за отчетный и расчетные периоды. Расчет производится по общим правилам, в соответствии с Указаниями. Отдельный отчет по ССЧ с 2021 года отменен.

4-ФСС — ССЧ и СЧ

В форме 4-ФСС на титульном листе в поле «Среднесписочная численность работников» указывается ССЧ, которую нужно рассчитывать согласно вышеупомянутым Указаниям. Этот показатель отражается за период с начала года. При этом поля «Численность работающих инвалидов» и «Численность работников, занятых на работах с вредными/опасными производственными факторами» заполняются исходя из списочной численности на отчетную дату.

Отчетность в Росстат — ССЧ

В отчетах по формам П-4, П-5 и некоторых других статистических отчетах показатели численности заполняются одинаково, в соответствии с данными Указаниями. Собственно, эти указания и предназначались изначально для заполнения этих форм.

Читайте также: Как заполняется книга учета бланков строгой отчетности?

Расчет СЧ или ССЧ — не единственное, что нужно для правильной отчетности. С онлайн-сервисом Контур.Бухгалтерия отчитаться будет намного проще. Ведите учет в Бухгалтерии, рассчитывайте зарплату, отправляйте отчетность и избавьтесь от рутины. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно на 5 дней

Среднесписочная численность

Этот показатель несколько отличается от всего, указанного выше. Средняя списочная численность работников используется для того, чтобы вычислить производительность труда, среднюю заработную плату, текучку, постоянство, коэффициент оборота и тому подобное. Все это сделать при помощи стандартной численности не представляется возможным, так как она берется в расчете за конкретную дату. В данном случае расчет производится за определенный период.

Далее рассмотрим, как определяется средняя списочная численность. Формула тут относительно простая, но ее нужно понять. Итак, первое что нужно — правильно определить количество дней. Их будет 30 или 31, в зависимости от месяца (в варианте февраля — 29 или 28). Обязательно нужно включать в расчет любые праздничные и выходные дни. Теперь берем количество работников и делим его на полученное в предыдущем пункте число. Важно учитывать, что количество сотрудников в выходные дни будет идентичным той же численности за предыдущий рабочий день. К примеру, в пятницу было 30 работников. В качестве расчета за субботу тоже нужно брать те же 30 человек. Аналогичная ситуация будет и в том случае, если выходных дней 2 и больше. То есть в воскресенье тоже будет 30 рабочих. Очень важно правильно выбрать всех тех сотрудников, которые включаются в этот перечень, так как они отличаются от того, что требует указывать обычная списочная численность. Это требует особого внимания, ведь на данном этапе и возникает большая часть ошибок.

Куда предоставлять и способы отправки отчетности

Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации — по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.

Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет-сервисов.

Представлять его в налоговую инспекцию можно:

Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа — при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании
Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения
С помощью электронного документооборота — для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО

В зависимости от региона расположения фирмы ИФНС может попросить представить вместе с бумажным документом его электронную копию.

Сотрудники в среднесписочной численности

Не входят в перечень такие работники, которые находятся в декрете или отпуске по усыновлению ребенка. Дополнительный отпуск по уходу за малышом также не учитывается. Если сотрудник был командирован на стройку, монтаж, выполнение наладочных работ или уборку урожая, вне зависимости от того, платят ли ему за это деньги по основному месту службы, то он также не должен фигурировать в этом списке. Следует помнить, что его нужно включать в перечень тому предприятию, куда он был отправлен. Ещё одной категорией работников, которые также не должны фигурировать в списке, являются инвалиды ВОВ. Отдельно следует сказать о тех сотрудниках, которые работают не на полную ставку. Их нужно рассчитывать именно по тому времени, которое было отработано фактически. Но вот те, кто работает по полной программе, но при этом выполняют свои обязанности на дому, все равно вписываются как полноценные единицы.

Ещё более оригинальным образом вычисляется количество сотрудников, которые трудятся по договору с государством. При такой ситуации важно точно и правильно определить, какова будет их средняя списочная численность. Формула в этом случае будет такова: ФЗ/СЗП=ССЧ. Где СЗП — это средняя заработная плата одного сотрудника. ФЗ — фонд заработной платы всех лиц, занятых по договору с государственными органами. А ССЧ — среднесписочная численность. То есть, если в общем все такие работники получили 100 000 рублей, а заработная плата одного сотрудника составляет 20 000 рублей, то число будет равно 100000/20000=5. И неважно, что на самом деле их трудилось 10 или 2.

Методы расчета численности работников предприятия

Метод расчета численности работников предприятияФормула расчета1. По трудоемкости производственной программыНч = (Тпл / Фн) / Квн, где Тпл — плановая трудоемкость производственной программы, нормо-часов; Фн— нормативный баланс рабочего времени одного рабочего в год, часов; Квн — коэффициент выполнения норм времени (выработки) рабочими2. По нормам выработкиНч=(ОПпл/Нвыр)/Квн, где ОПпл — плановый объем продукции (выполненных работ) за определенный период времени; Нвыр — плановая норма выработки в тех же единицах измерения за тот же период времени3. По нормам обслуживанияНч = Ко / Но × С × Ксп, где Ко— количество единиц установленного оборудования; Но— норма обслуживания единиц; С — число рабочих смен; Ксп — коэффициент перевода явочной численности рабочих в списочную4. По рабочим местамНч = М × С × Ксп, где М — число рабочих мест

Отметим, что если мы используем плановый (эффективный) фонд рабочего времени одного рабочего в год, то получим списочную численность рабочих. Если мы используем табельный (номинальный) фонд рабочего времени одного рабочего в год, то получим явочную численность рабочих. Отношение табельного (номинального) фонда рабочего времени к плановому (эффективному) есть не что иное как коэффициент перевода явочной численности рабочих в списочную (Ксп).
Плановая технологическая трудоемкость производственной программы определяется по нормативу трудовых затрат на единицу продукции, умноженному на плановый выпуск продукции. Метод расчета численности персонала по трудоемкости производственной программы является наиболее точным и достоверным, так как требует применения норм труда. Определение численности рабочих по нормам выработки является более упрощенным и менее точным в связи с влиянием цен и материалоемкости продукции на объем продукции в стоимостном выражении. Численность рабочих по нормам выработки определяется по формуле:

Нч = (ОПпл / Нвыр) / Квн,

где ОПпл — плановый объем продукции (выполненных работ) в установленных единицах измерения за определенный период времени; Нвыр — плановая норма выработки в тех же единицах измерения и за тот же период времени.

Отметим, что если мы применяем выработку на одного производственного рабочего, на одного рабочего, на одного работающего в установленных единицах измерения за определенный период времени, то получаем соответственно численность производственных рабочих, рабочих и работающих за этот период.

Планирование численности основных рабочих в аппаратурных процессах и вспомогательных рабочих, выполняющих работы, на которые имеются нормы обслуживания, сводится к определению общего числа объектов обслуживания с учетом сменности работ:

Нч = Ко / Но × С × Ксп,

где Ко— количество единиц установленного оборудования; Но— норма обслуживания единиц (количество единиц оборудования, обслуживаемое одним рабочим); С — число рабочих смен; Ксп — коэффициент перевода явочной численности рабочих в списочную.

При обслуживании каждого сложного агрегата несколькими рабочими одновременно формула примет следующий вид:

Нч = Ко × Ка × С × Ксп,

где Ка — число рабочих, одновременно обслуживающих один агрегат, человек.

По рабочим местам определяется численность как основных так и вспомогательных работников, для которых не могут быть установлены ни объемы работ, ни нормы обслуживания (например, крановщики, стропальщики и т. д.):

Нч = М × С × Ксп,

где М — число рабочих мест.

Численность обслуживающего персонала может быть определена и по укрупненным нормам обслуживания, например, численность уборщиков можно определить по количеству квадратных метров площади помещений, гардеробщиков — по числу обслуживаемых людей и др. Приведенные выше формулы используются для расчета численности как основных, так и вспомогательных рабочих соответственно с корректировкой исходных данных.

Читайте также: В каких случаях не начисляются пени за не уплаченные в срок налоги?

Численность учеников (Чу) рассчитывается с учетом потребности в обучении по конкретным профессиям. При этом численность учеников определяется в среднесписочном исчислении по следующей формуле:

где Чуо — общая численность учеников, подлежащих обучению в плановом периоде, человек; То — средний срок обучения одного ученика данной профессии, месяцев.

Плановая численность военизированной охраны определяется по числу постов и режиму работы (ее сменности и непрерывности), пожарной охраны — по числу пожарных машин, нормам их обслуживания и режиму работы.

Численность служащих определяется исходя из имеющихся среднеотраслевых данных, а также по нормативам, разработанным предприятием и по должностям (конструкторы, технологи, бухгалтеры и др.). Численность служащих и руководителей функциональных служб и подразделений находит отражение в штатном расписании — документе, представляющем собой перечень сгруппированных по отделам и службам должностей служащих с указанием разряда (категории) работ и должностного оклада, который ежегодно пересматривается и утверждается руководителем предприятия.

Планирование численности целесообразно начинать со структурных подразделений предприятия (участков, цехов, корпусов, производств) и заканчивать подразделениями аппарата управления. Общая численность работающих на предприятии (фирме) в целом определяется путем суммирования численности рабочих, учеников, служащих и других категорий по всем подразделениям предприятия. Обеспечение потребности в кадрах действующего предприятия предполагает не только определение численности работников предприятия, но и ее сопоставление с имеющейся рабочей силой, оценкой оборота, текучести кадров, определение дополнительной потребности или избытка кадров.

Заканчивается расчет потребности в персонале определением дополнительной потребности в кадрах той или иной категории и определении избытка рабочей силы отдельно по каждой категории работников с учетом профессии, квалификации (разряда) и т. д. На предприятии дополнительная потребность (избыток) (Чд) персонала определяется разностью между среднесписочной численностью в планируемом году (Чсс) и фактической численностью за предшествующий год (Чф):

Чд = Чсс — Чф.

Дополнительная потребность в служащих и прочих работниках рассчитывается с учетом имеющихся вакансий и возможной убыли работников в связи с уходом на пенсию, в армию, на учебу и т. д.

В условиях нестабильности экономики фактическая потребность предприятия в персонале определенных категорий работников непрерывно меняется под воздействием внутренних и внешних факторов. В рыночных отношениях на использование трудовых ресурсов, рабочей силы, персонала предприятия, как и на производство продукции, оказывает влияние закон спроса и предложения. Спрос на рабочую силу, согласно теории, определяется предельным доходом предпринимателя, который получен от продажи товара, произведенного в связи с привлечением дополнительной рабочей силы, на единицу товара.

Исходя из теории предельного дохода, для каждого предприятия значительно выгоднее обеспечивать прирост промышленной продукции за счет повышения производительности труда, требующего относительно все меньшее число работников для увеличения выпуска продукции. В связи с этим в условиях рынка остро встает проблема социальной защищенности трудящихся и безработных как со стороны государства, так и со стороны работодателей.

Категории

Все сотрудники компании разделяются на две основные группы по типу занятости. Это ещё один важный параметр, который требуется для того, чтобы правильно произвести расчет списочной численности. Одной категорией являются рабочие, а другой — служащие. Первых в разы больше, чем вторых. Так что есть смысл указать именно тех, которых меньше, а все остальные автоматически будут попадать в категорию рабочих. Так, к служащим относятся все руководители (как всего предприятия, так и отдельных его подразделений). Сюда же попадают главные бухгалтера, инженеры, экономисты, редакторы, научные сотрудники, электрики и так далее. Это лица, подпадающие под код категории 1 (все служащие также делятся дополнительно на 3 группы по кодам). Обычные инженеры, бухгалтера, механики, техники и так далее уже идут под кодом 2, а секретари, табельщики, учетчики и тому подобные лица — 3 категория. Все указанные данные нужны для того, чтобы правильно была оформлена списочная численность работников предприятия. Это не настолько важный элемент, однако при неверном заполнении также будет считаться ошибкой.

Расчет средней численности частично занятых сотрудников

Сначала нужно рассчитать общее количество часов, которые выработали работники, занятые не полный день. При этом дни, проведенные в отпуске или на больничном считаются по количеству часов, отработанный в последний день, предшествовавший этому событию.

Затем определяется среднее число таких сотрудников. Для этого общая сумма отработанных ими за месяц часов делится на произведение количества дней работы в месяце и количества рабочих часов в день.

Чн = Чс / Рч / Рд, где:

Чс — общее количество часов за месяц, выработанных частично занятыми сотрудниками
Рч — количество рабочих часов в день, в соответствии с продолжительностью рабочей недели, которая установлена в компании. Так, если используется 40-часовая неделя, то ставится 8 часов, 7,2 часа ставится при 32-х часовой неделе, 4,8 часа ставится, если длительность недели составляет 24 часа
Рд — число дней работы в месяце, в соответствии с календарем

Пример. Сотрудница в марте месяце отработала 24 дня из всего месяца на полставки. При продолжительности 8 часов это составило по 4 часа в день.

Расчет: 24 дня х 4 часа в день / 8 часовая неделя / 24 = 96 / 8 / 24 = 0,5 полученный результат не округляется.

Оформление и увольнение

Помимо всех прочих параметров, в отчете подразумевается разделение по показателям прибытия и убытия. То есть приема на работу и увольнения с нее. При этом учитываются они несколько разным образом. Если прибытие расписывается по тому источнику, откуда появился новый сотрудник, то убытие определяется по типу увольнения. Только точно понимая данный момент, можно правильно оформить отчет и определить численность работников списочного состава. Это может показаться достаточно сложным, но для простоты восприятия ниже приведем условную таблицу.
Разделение по типу прибытия и убытия

Прибытие Убытие Окончившие учебные заведения Перевод в другую организацию Перевод из другой компании Окончание срока договора Организованный набор Уход на пенсию, на военную службу, на учебу Принятые предприятием (все остальные) Увольнение по собственному желанию Увольнение по прогулу

Нужно понимать, что и тут есть определенные исключения, которые также должны учитываться. Без них не получится правильная списочная численность работников. Это, в свою очередь, может привести к появлению ошибок, штрафам и так далее. Так, все лица, которые ранее были заняты в неосновной деятельности, а потом были переведены на основную, в данный перечень как вновь прибывшие не включаются. А вот те, кто раньше были служащим, а потом стали рабочими, указываются в отдельной графе. Аналогичная ситуация и с убытием. Кроме того, нужно учитывать, что все прогулы, даже ещё не уволенного работника, также указываются в специальном пункте.

Списочный состав

Сам по себе списочный состав включает в себя самые широкие категории работников, в него буквально входят все, кто имеет прямые отношения с работодателем в виде заключенных трудовых договоров, а также договоров в гражданско-правовой форме. В данном случае речь идет об оказании определенных услуг или договоре подряда.

Важно понимать, что списочный состав работников предприятия в своей финальной отчетности не должен упускать никого, кто в том или ином виде осуществляет трудовую деятельность.

В списочный состав входят все сотрудники, принятые на конкретную работу с самого первого и вплоть до последнего дня. Кроме того, обязательным условием внесения сотрудника в этот список является получение им заработной платы. Если физическое лицо получает зарплату от своего работодателя согласно трудовой договоренности, это означает то, что происходит расходование средств руководства предприятия.

Чем большее денежное вознаграждение работники списочного состава получают за выполненную работу, тем ощутимее должны быть послабления со стороны налоговых инстанций по отношению к работодателю. По этой причине явка в налоговую с самой детальной отчетностью, в которой изложены показатели изменения списочной численности персонала за прошедший календарный год, в интересах руководителя организации.

Из этого можно понять, что списочная численность должна учитывать всех физических лиц, осуществляющих рабочую деятельность. Исключение составляют лишь внешние совместители и женщины в декретном отпуске. Понять, почему они не включаются, несложно.

К примеру, женщины, находящиеся в декрете, во-первых, не осуществляют трудовую деятельность, а во-вторых, декретные пособия, выплачиваемые им, приходят в виде государственных пособий. Фактически нет факта удержания расходов с работодателя. То же самое и с совместителями по внешней форме, они не участвуют в расчете.

Списочная численность очень важна и по иной причине. Она является основой для проведения подсчета и сверки среднесписочной численности трудящихся в организации сотрудников. Кроме этого, в списочный состав не попадают и те лица, кто трудится неполный рабочий день по конкретному соглашению с работодателем. Но в то же время это никак не касается тех работников, кто осуществляет свою трудовую деятельность в неполный рабочий день согласно трудовому закону.

Явочная и списочная численность

Эти показатели достаточно сильно отличаются друг от друга. Важно не путать их и при расчете пользоваться только правильными показателями. Так, списочная численность работников — это, как уже было сказано выше, количество сотрудников, занятых в тех или иных сферах деятельности компании за определенный период. Есть исключения, которые сюда не входят, но их не так много. А вот под явочной численностью подразумевают то количество рабочих, которые обязаны присутствовать на своем месте ежедневно, на протяжении соответствующего периода времени. Естественно, без учета выходных или праздников. То есть, если по списочной численности может быть 100 сотрудников, то по явочной их будет всего 20, так как все остальные могут работать на дому, привлекаться на определенное время или на неполный день и так далее.

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Источник: mjjm.ru