Составляем графики работы и учета рабочего времени

Содержание

  1. Что такое график работы
  2. Ограничения, которые накладываются на рабочий режим
  3. В чем отличия от табеля учета рабочего времени
  4. Пошаговая инструкция по оформлению
  5. Шаг 1. Оформляем шапку
  6. Шаг 2. Заполняем графы 1–3
  7. Шаг 3. Заполняем графы 4–6
  8. Шаг 4. Заполняем графы 7–9
  9. Шаг 5. Заполняем графы 10–13
  10. Зачем нужен график работы
  11. Есть ли обязательный бланк
  12. Составные элементы гибкого графика
  13. Порядок заполнения
  14. Где и сколько хранится

Что такое график работы

Трудовым законодательством предусмотрено нормированное или ненормированное рабочее время для работников. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

К нормальной продолжительности рабочего времени относится следующее расписание работы:

  • 5-дневная неделя с 2 выходными днями;
  • 6-дневная с 1 выходным;
  • неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя.

В трудовых нормативах указано, какие бывают графики работы сотрудников. Основные виды таковы:

  • односменный;
  • недельный;
  • скользящий;
  • сменный;
  • вахтовый и др.

При ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится, когда длительность производственного процесса превышает рабочее время служащего.

Читайте также:  Получена страховая выплата по ОСАГО. Облагается ли она налогом?

На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, и чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Чтобы держать в рамках нормы их время работы, вводятся графики сменности. Обычно они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

ВАЖНО!

Микропредприятия вправе включить график сменности в трудовой договор с работником. Пропишите режим работы и времени отдыха в таком формате (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 1 ст. 104, ст. 107, 108 ТК РФ):

  • продолжительность рабочей недели;
  • начало, окончание и продолжительность рабочих смен, число смен в сутки;
  • чередование рабочих и выходных дней;
  • время перерывов, их продолжительность;
  • период учета, если ведется суммированный учет рабочего времени.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить график работы при сменном режиме. Используйте эти инструкции бесплатно.

, чтобы прочитать.

Ограничения, которые накладываются на рабочий режим

Существует разница понятий «сокращенного» времени работ и «неполного» рабочего режима. Сокращенное рабочее времени внедряется для определенной части сотрудников, деятельность которых попадает под льготные категории. Оно прописано в Кодексе и нормировано для каждого типа.

Законодательство вводит сокращенные рабочие недели для определенных категорий лиц.

Таблица 1. Рабочая неделя – исключения из правила

КатегорияКоличество трудовых часовНе достигший 16 лет ребёнок24 часа в неделюДостигший возраста 16-18 лет гражданин РФ35 часов в неделюИнвалиды 1 и 2 группТрудятся также не более 35 часов в неделюТрудящиеся на вредных производствахОграничение – 36 часов

Вредные производственные условия ведут к сокращению работ

Таким образом, сокращение рабочих часов является нормой для тех граждан, которые в силу возраста, особенностей здоровья и особых трудовых условий не могут действовать в рамках нормального 40-часового режима. По требованиям закона, работодатель урезает для таких лиц рабочую неделю.

Что касается утверждения в организации неполного рабочего времени, то причин для этого может быть достаточно. При этом данный режим целиком и полностью зависит от соглашения сторон.

Независимо от того, какой именно режим присутствует на рабочем месте, запись о сокращенном и неполном режимах не вносится в трудовую книжку.

Неполный трудовой день устанавливается по договоренности

Читайте также:  Как выглядит больничный лист, правила заполнения для работодателя и медицинского учреждения

В таблице, представленной ниже, можно увидеть сравнительные характеристики.

Таблица 2. Сравнительный анализ форматов

КритерийСокращенныйНеполныйТип трудящихся1. Не достигший 16 лет ребёнок. 2. Достигший возраста 16-18 лет гражданин РФ. 3. Инвалиды 1 и 2 групп. 4. Трудящиеся на вредных производствах.Все типы сотрудников, включая лиц, которые имеют право трудиться в формате сокращенного дня.Обязанность работодателяЕсли деятельность сотрудника попадает под законодательную норму, которая обязует применять сокращенную длительность рабочей недели, то препятствовать этому на допускается на законодательной основе.Формируются подобные условия работы по желанию любой из сторон (начальника, исполнителя), на обоюдной основе. Также в данной категории действуют исключения, когда отказать во внедрении неполного рабочего дня не представляется возможным и считается грубым нарушением Кодекса. Это касается женщин, вынашивающих детей, опекунов и попечителей, которые взяли на попечение лиц, не достигших 14-летия, либо детей с группой инвалидности, не достигших рубежа совершеннолетия. Отказать в данном формате работы нельзя сотрудникам, которые ухаживают за лицами, нуждающимися в специальном уходе по состоянию здоровья и имеющими на руках заключение специалистов.Количество дней в рабочей неделе и прочие показателиПрописаны в ТК РФ и прочих законодательных актах.Возможны различные варианты по согласию сторон с различной продолжительностью. Участники трудовых взаимоотношений могут договориться о неполном трудовом дне, подвести под данный формат рабочую неделю, либо применить сочетания указанных элементов.Когда и на протяжении какого времени является актуальнымНачинает действие с момента принятия в штат сотрудника и продолжается до окончания срока трудового соглашения (если речь идет о несовершеннолетних, то данный формат актуален вплоть до достижения ими 18-летнего возраста).Вводят на этапе подписания соглашения с сотрудником, также может быть внедрен позже по инициативе любой из сторон. Период оговаривается в тексте. Действует полугодовое ограничение, когда инициативу проявляет руководство.Формальная основаКодекс о взаимоотношениях сотрудников и руководителей, и прочие нормы права, которые раскрывают аспекты их взаимодействия. Иногда в качестве основы выступает трудовое соглашение или коллективное соглашение с закрепленными в нем правилами, действующими на конкретном предприятии.Основой является дополнительное соглашение, которое можно найти в приложении к трудовому соглашению, оно оформляется после того, как выходит соответствующий приказ.ВыплатыЗаработная плата выплачивается в объёме, соответствующем полной занятости. Работники, которые не получили статус совершеннолетних граждан, могут рассчитывать на заработную плату с учетом сокращенного рабочего графика.Заработная плата выплачивается в рамках отработанных часов по графику или в контексте выполненных работ.

Беременные женщины имеют право на неполный график работ

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета рабочих часов за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю. На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом служащих. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре все особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: Ф. И. О., должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2021 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Читайте также:  МЕЖРАЙОННАЯ ИФНС РОССИИ № 4 ПО ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

  • если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
  • если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
  • дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

  • сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
  • способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Зачем нужен график работы

Функции его довольно многообразны. Он необходим для:

  • упорядочения времени труда сотрудников;
  • расчета зарплаты при выполнении конкретных обязательств;
  • расчета среднего заработка;
  • вычисления пособий;
  • определения страхового стажа работника;
  • отсутствия ошибок при определении заработка и компенсаций за отпуск (вместе с табелем учета рабочего времени он является основой для расчета заработной платы и других выплат);
  • выявления переработок сверх нормы и определения доплат.

После утверждения коллектив знакомят с расписанием под подпись за один месяц до ввода в действие. При отказе от подписи составляется специальный акт с подписями двух свидетелей. Несоблюдение установленного режима является грубым дисциплинарным проступком.

Есть ли обязательный бланк

Унифицированная форма отсутствует: каждый работодатель вправе самостоятельно разработать собственный бланк документа или использовать готовый шаблон. Инструкция, как сделать график работы на месяц в excel или любом другом редакторе:

  1. Подготовить базу для заполнения: указать наименование и регистрационные сведения организации.
  2. Перечислить всех сотрудников с указанием их должностей.
  3. Отметить дни, в которые каждый служащий приходит на работу.

Разработайте документ таким образом, чтобы не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени и обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы. Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

Составные элементы гибкого графика

Для применения такого режима необходимо установить:

  • Периоды в начале и в конце дня, в пределах которых работник может начинать и завершать трудовую деятельность по собственному усмотрению.
  • Фиксированный период, в течение которого сотрудник должен находиться на работе. По своей продолжительности и значимости эта часть дня считается основной.

Фиксированный период позволяет обеспечить нормальное течение производственного процесса и служебного взаимодействия. При этом, как правило, на предприятии устанавливается перерыв для питания и отдыха. Он обычно разделяет рабочее время на 2 примерно равные части.

Конкретную длительность элементов гибкого графика определяет предприятие.

Порядок заполнения

Общие правила для формирования расписания просты. Вот как составить график дежурств на месяц в виде таблицы без ошибок:

  1. Заполняйте документ с учетом режима рабочего времени согласно правилам внутреннего трудового распорядка, действующего в организации. Укажите начало и окончание, продолжительность трудового дня, перерывы, количество смен, чередование труда и отдыха.
  2. Следите за продолжительностью трудового дня. Продолжительность регламентируется внутренними нормативными актами с учетом установленного трудовым договором режима трудового времени.
  3. При необходимости предусмотрите сокращенную продолжительность трудового дня, как, к примеру, на производствах с вредными и опасными условиями (ч. 4 ст. 94 ТК РФ) или когда имеет место труд инвалидов и несовершеннолетних (ч. 1, 3 ст. 94 ТК РФ).

Где и сколько хранится

Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 установлены сроки хранения кадровой документации. В п. 8.1 раздела II приказа указано, что книги, журналы, карточки учета и базы данных хранятся 5 лет. При работе с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения установлен в 75 лет или 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 01.01.2003.

Конкретной ссылки, сколько хранить рабочее расписание, в приказе нет. Все же некоторые работодатели предпочитают хранить такие документы в течение года в отделе кадров или бухгалтерии на случай возникновения трудового спора с работником по вопросу нормирования трудового времени или начисления заработной платы.

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий