Соглашение с Пенсионным Фондом об электронном документообороте

Содержание

  1. Что такое ЭДО с ПФР
  2. ПФР Электронный документооборот.
  3. Инструкция по подключению к системе электронного документооборота ПФР:
  4. Преимущества системы ПФР электронный документооборот.
  5. Порядок подключения к ЭДО с ПФР
  6. Как зарегистрироваться: заявление
  7. Что необходимо предоставить для подключения к ЭДО с ПФР
  8. Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2020 года
  9. Электронная подпись для ЭДО с ПФР
  10. Подача документов по цифровому документообороту
  11. Преимущества электронного взаимодействия с ПФР

Что такое ЭДО с ПФР

Работодатель должен регулярно подавать сведения о стаже и трудовой деятельности своих сотрудников в ПФР. Отправлять отчетность в ПФР в электронном виде необходимо, если численность застрахованных работников — 25 человек и более. По желанию наладить ЭДО с ПФР можно при любом количестве сотрудников. ПФР рекомендует переходить на ЭДО и сообщает на своем сайте, что на электронное взаимодействие переведено 80 % страхователей.

Подключиться к ЭДО

Чтобы начать взаимодействовать с Пенсионным фондом онлайн, нужно подключиться к системе электронного документооборота ПФР. Как зарегистрироваться в ней и как представлять сведения персонифицированного учета через интернет, описано в Постановлении Правления ПФ РФ от 11.03.2020 № 178п.

ПФР Электронный документооборот.

Каждый предприниматель независимо от применяемого режима налогообложения и численности сотрудников обязан сдавать в Пенсионный Фонд России различные сведения, начиная от общей отчетности по страховым взносам, заканчивая сведениями из персонифицированного учета по каждому работнику. При этом Пенсионным Фондом установлены следующие ограничения:

  1. Компании со среднесписочной численностью штат до 25 человек могут обмениваться документами с ПФР в любом виде (бумажный или электронный). Однако, имейте в виду уточнение: если предприниматель единожды попробовал отчитаться в Фонд электронно, он уже не сможет перейти на бумажный обмен документами с ПФР;
  2. Организации, в которых штат превышает 25 человек, обязаны сдавать отчетность только в электронном виде.

Как показывает статистика, в настоящий момент львиная доля компаний (около 80 процентов) предпочитает электронный документооборот с ПФР.

Читайте также:  Отдельные детали заполнения РСВ за первый квартал 2021 года

Как выполнить подключение к электронному документообороту ПФР?

Чтобы начать обмениваться с Пенсионным Фондом сведениями в электронном, а не бумажном виде, необходимо, прежде всего, заключить с данным государственным органом соглашение ПФР об электронном документообороте. Получить образец этого документа можно как в территориальном отделе ПФР по месту регистрации компании, так и скачав с официального сайта. После этого необходимо будет точно и безошибочно заполнить его, а также составить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР, обратив внимание на корректное внесение данных о компании (реквизиты), иначе сотрудники госоргана не примут ваше соглашение ПФР об электронном документообороте. Если все пройдет успешно, вашему документу сразу присвоят уникальный номер и сообщат его вам вместе с датой подписания бумаги. Само соглашение, предоставляющее право использовать с ПФР электронный документооборот, выдадут чуть позже.

После этого вам потребуется преодолеть следующие шаги на пути к подключению к системе электронного документооборота ПФР:

  • Шаг 1.
    Выбрать и купить специализированное программное обеспечение, позволяющее формировать отчетность и направлять ее в электронном виде в Фонд;
  • Шаг 2.
    Приобрести криптографическое программное обеспечение, необходимое для того, чтобы шифровать данные и работать с электронной цифровой подписью;
  • Шаг 3.
    Выбрать удостоверяющий центр и заключить с ним договор на оказание специализированных услуг (создание и постоянная поддержка ключей электронной подписи);
  • Шаг 4.
    Решить, кто из сотрудников вашей организации будет иметь право использовать электронную цифровую подпись;
  • Шаг 5.
    Позаботиться о мерах информационной и физической безопасности оборудования и программного обеспечения.

Инструкция по подключению к системе электронного документооборота ПФР:

Когда вы преодолеете все вышеуказанные шаги, вам останется только обменяться в тестовом режиме данными с Фондом. Если все пройдет успешно, вы сможете сразу же приступить к полноценной промышленной эксплуатации системы электронного документооборота ПФР.

Как видите, в процессе подключения к электронному документообороту ПФР нет ничего сложного, вам потребуется только правильно выбрать программное обеспечение и оборудование, чтобы начать обмениваться отчетностью с Фондом в электронном виде.

Подключение к Электронному документообороту ПФР со СБИС

Какие преимущества дает ПФР электронный документооборот?

Внедрение системы электронного документооборота ПФР позволит вам не только соблюдать требования этого государственного органа, но и получить массу преимуществ:

  • Возможность отправлять сведения в Фонд в любое время и из любого места, что будет особенно актуально для предприятий с внештатными бухгалтерами. Вам больше не надо будет зависеть от режима работы ПФР и в период сдачи отчетности привязываться к территориальному расположению отделений Фонда;
  • Экономия времени, потому что ни вам, ни вашим сотрудникам не потребуется ехать в ПФР, ведь сведения будут заблаговременно направлены туда через ПФР электронный документооборот;
  • Гарантии подлинности, безопасности и конфиденциальности данных, передаваемых через систему;
  • Сокращение ошибок по вине человеческого фактора, ведь всем процессом подготовки и отправки отчетности будет заниматься автоматизированная система электронного документооборота ПФР, а не люди;
  • Ускоренная процедура исправления сведений в отчетах прямо из офиса. Чтобы сделать это, вам больше не придется ехать в Фонд;
  • Гарантия корректной регистрации входящих сообщений со стороны Фонда, отсутствие рисков, связанных со случайной потерей пакета документов.

Преимущества системы ПФР электронный документооборот.

Мы предлагаем вам настроить документооборот с Пенсионным Фондом и другими государственными органами при помощи программного продукта
СБИС Электронный документооборот, обладающего широкой функциональностью в области автоматизации как внутреннего, так и внешнего документопотока. Узнайте подробнее о данном ИТ-решении и тарифах на негона нашем сайте.
Для получения электронной подписи обратитесь в наш
Центр ЭЦП, в котором доступны ЭЦП для решения различных задач современного бизнеса.
Оцените статью:

Порядок подключения к ЭДО с ПФР

Для регистрации в информационной системе электронного документооборота с ПФР нужно заполнить заявление на подключение страхователя к электронному документообороту по форме ЗПЭД. Следуйте инструкции:

  1. Войдите в сервис, с помощью которого сдаете электронную отчетность, например, Контур.Экстерн.
  2. Найдите в меню раздел, относящийся к регистрации в ПФР.
  3. Заполните заявление (ЗПЭД).
  4. Руководитель организации-страхователя должен подписать заявление квалифицированной электронной подписью.
  5. Отправьте информацию в ПФР.

В сервисе для сдачи отчетности вы сможете отследить статус, когда ПФР примет заявление.

Заново заполнять ЗПЭД нужно, если у организации сменится регистрационный номер страхователя. Также новое заявление понадобится в случае, когда организация переходит к другому оператору услуг.

Подключиться к ЭДО

Читайте также:  Утилизационный сбор на автомобили в 2018-2019 г.г.

Как зарегистрироваться: заявление

Для регистрации в системе электронного документооборота ПФР страхователи направляют заявление на подключение к этой системе. Оно должно содержать:

  • регистрационный номер в ПФР;
  • регистрационный номер оператора электронного документооборота;
  • наименование страхователя в ПФР – юридического лица, оператора;
  • Ф.И.О. (при наличии) страхователя – физического лица;
  • сведения об адресе (месте нахождения) оператора;
  • контактный телефон и адрес электронной почты оператора;
  • страховой номер индивидуального лицевого счета (ИЛС) страхователя;
  • ИНН;
  • КПП;
  • сведения о представителе по доверенности.

ПФР в течение 2-х рабочих дней после получения заявления на подключение направляет уведомление о результате его рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе.

Если заявление на подключение неполное или содержит ошибки, ПФР вправе отказать в подключении.

В случае прекращения доверенности страхователь должен уведомить ПФР о прекращении полномочий представителя.

Для отключения от системы электронного документооборота ПФР страхователь направляет в ПФР заявление об этом. Фонд рассматривает его тоже 2 рабочих дня.

Что необходимо предоставить для подключения к ЭДО с ПФР

Кроме подачи заявления по форме ЗПЭД, в некоторых регионах России необходимо заключать соглашение об обмене электронными документами в системе ЭДО ПФР по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Чтобы узнать, требуется ли вам оформлять соглашение с ПФР, обратитесь в управление по месту учета или изучите информацию на сайте регионального управления.

Когда в ответ на заявление вы получите положительный протокол от ПФР, можно отправлять СЗВ-ТД. Для отправки других форм заполните и отправьте в ПФР регистрационные данные в сервисе для сдачи отчетности. Проверьте регистрационную информацию, заполните недостающие сведения и отправьте в ПФР. Для этого снова понадобится подпись руководителя организации. Сразу после отправки регистрационной информации можно отправлять электронную отчетность.

При смене квалифицированного сертификата электронной подписи или изменении других данных нужно заново заполнить форму регистрационной информации и отправить в ПФР.

Описанный выше способ подходит, если вам удобнее подключиться к ЭДО с ПФР онлайн, без посещения территориального управления.

Подключиться к Диадоку

Если у вас нет усиленной квалифицированной подписи и отчетность сдает уполномоченный представитель, вы можете заполнить заявление и соглашение на бумаге и лично передать документы в ПФР. Скачайте образцы:

Для заполнения заявления понадобятся данные:

  • реквизиты организации,
  • среднесписочная численность сотрудников,
  • сведения об операторе услуг,
  • сведения об уполномоченном представителе, если он сдает отчетность.

В соглашении по ЭДО с ПФР нужно указать полное наименование организации-страхователя, реквизиты и регистрационный номер в территориальных органах ПФР. Соглашение закрепляет порядок обмена электронными документами с ПФР, также в соглашении прописаны технические условия ЭДО, ответственность сторон, срок действия и правила расторжения соглашения.

Подключиться к системе ЭДО Диадок

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2020 года

Читайте также:  Уведомление о постановке на учет плательщика торгового сбора. Форма ТС-1

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а также нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

Электронная подпись для ЭДО с ПФР

Для электронного документооборота с Пенсионным фондом России понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. Такой же вид электронной подписи применяется для ЭДО с контрагентами и для сдачи налоговой отчетности. Проверьте, есть ли усиленная квалифицированная электронная подпись у руководителя. Если отправлять отчетность будет бухгалтер или другой сотрудник, то ему понадобятся электронная подпись и доверенность от руководителя. Для выпуска подписи нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

Электронная подпись заменяет собственноручную и позволяет обмениваться документами без бумаг. Использование электронной подписи придает юридическую значимость документообороту и гарантирует неизменность информации с момента подписания. Благодаря технологиям шифрования электронные документы безопасно передавать — даже если электронную отчетность кто-то перехватит, то не сможет увидеть ее содержание.

Подача документов по цифровому документообороту

После того, как вы подключились к ЭДО с ПФР, можете представлять отчетность в электронном виде. Для этого понадобится специальный сервис, например, Контур.Экстерн. Диадок не подходит для передачи отчетности в контролирующие органы. Но из Диадока можно выгружать документы по требованию контролирующих органов и передавать через тот же самый сервис для сдачи отчетности.

Подключиться к Диадоку

После отправки электронной отчетности страхователь получит квитанцию о доставке документов из управления ПФР. Если допущены ошибки, то они будут указаны в квитанции. Недочеты нужно устранить и снова отправить в ПФР электронную отчетность.

Преимущества электронного взаимодействия с ПФР

При переходе на ЭДО с ПФР организации получают те же выгоды, что и при безбумажном документообороте с контрагентами. Компании экономят время сотрудников и сокращают финансовые издержки. Передавать отчетность через интернет удобнее, чем на бумаге. Для сдачи электронной отчетности не нужно никуда ехать, перепечатывать бумаги в случае ошибки и организовывать архивное хранение.

Подключиться к ЭДО

Основные преимущества электронного взаимодействия с ПФР — это автоматизация процессов, снижение затрат, оперативность при исправлении неточностей.

  • В сервисе для сдачи отчетности всегда актуальные формы документов — не нужно самостоятельно искать действующие бланки.
  • Подсказки системы и проверка на ошибки помогают сдавать отчетность в ПФР с первого раза.
  • Передавать электронную отчетность можно в любое удобное время.
  • Документы в электронном виде не теряются.
  • Если специалисты ПФР нашли ошибки в документах, в системе их можно оперативно исправить.
  • Рутинных операций становится меньше — высвобождается время сотрудников, и их ресурс можно направить на выполнение других задач.
  • Организация снижает затраты на бумажный документооборот: экономит на бумаге, расходных материалах, обслуживании принтеров, доставке и содержании архива.

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Клуб по интересам