Секретарь референт это

Секретарь-референт

В 38% случаев от секретаря-референта ждут знание английского языка, чаще всего – на свободном или разговорном уровне.

Секретарь-референт нужен компаниям самых разных сфер. 15% вакансий размещено банками, по 13% приходится на производственные компании и компании сферы продаж.

Для соискателей эта позиция также представляет интерес, что видно по соотношению предложения и спроса: на одну вакансию секретаря-референта приходится 6,2 резюме.

Должностные обязанности секретаря-референта

административная и информационная поддержка руководителя:
— прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
— ведение делопроизводства и деловой переписки;
— работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов);
— обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.);
— выполнение поручений руководителя;
— организация совещаний, переговоров, планирование рабочего графика руководителей;
— оформление и ведение архива;
— организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и т.д.).

Зарплатные предложения и требования работодателей

Среднее зарплатное предложение для секретаря-референта в Москве составляет в Санкт-Петербурге – в Волгограде – в Воронеже – в Екатеринбурге – в Казани – в Красноярске – в Нижнем Новгороде – в Новосибирске – в Омске – в Ростове-на-Дону – в Самаре – в Уфе – в Челябинске –
Претендовать на начальные позиции в качестве секретаря-референта можно имея в качестве документа об образовании лишь школьный аттестат. Соискателям необходимо знать деловой этикет, владеть коммуникативными навыками. Обязательны грамотная устная и письменная речь, а также хорошее владение компьютером. Стартовый оклад секретарей-референтов в Москве составляет от до руб., в Санкт-Петербурге – от до руб.

Чуть выше заработок предлагается соискателям с опытом работы на секретарском посту не менее 2 лет. Такие специалисты должны иметь высокую скорость печати. Обязательно наличие высшего образования. Часть вакансий содержат требования к свободному владению английским языком. Заработная плата секретарей, соответствующих указанным требованиям, в Москве достигает руб., в городе на Неве – руб.

Портрет соискателя

Большинство соискателей должности секретаря-референта – молодые женщины с высшим образованием. Мужчин среди претендентов традиционно немного – всего 4%. 59% составляет молодежь в возрасте до 30 лет. 70% секретарей-референтов имеют высшее образование. 32% соискателей свободно владеют английским языком.

Заказать обзор заработных плат

Должностная инструкция секретаря-референта

Секретарь-референт — это сфера деятельности, которая предполагает наличие большого количества требований, обязанностей и полномочий. Чтобы в рамках делопроизводства и других видов деятельности не возникало трудностей, на работу принимается такой кандидат, чья компетенция может обеспечить разработку новых решений для компании. Рассмотрим подробный образец должностной инструкции секретаря-референта, а также ее общие условия и преимущества.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (499) 450-39-61
8 (800) 302-33-28

Это быстро и бесплатно !

Общие сведения

Данный работник имеет отношение к категории специалистов. Его принимает на работу, а также осуществляет увольнение непосредственно генеральный директор фирмы. Основная задача данного сотрудника – проведение организационных и документационных мероприятий, направленных на улучшение деятельности производственного характера. Специалист, занимаемый данное место работы, находится в непосредственном подчинении у директора.

Что принимается во внимание

В рамках своей деятельности секретарь-референт должен ориентироваться на определенные данные, позволяющие ему совершенствовать работу и делать трудовой процесс в рамках предприятия наиболее эффективным.

Сюда входят такие моменты, как:

• использование законодательных актов РФ;
• применение в практической работе Устава фирмы;
• наличие методических, практических и нормативных материалов;
• использование настоящей инструкции, включающей спектр правомочий и обязательных действий сотрудника;
• знание положений, связанных с описанием функциональных служб того или иного предприятия;
• умение работать с приказами, направленными непосредственно от руководства.

Требования к кандидату

К должности данного плана допущены лица, которые соответствуют следующим требованиям:

• наличие обязательного высшего образования, а также среднего специального;
• стаж работы в данной области должен составлять 1 год и более. В некоторых случаях возможно отсутствие прохождения опыта работы, но есть условие — обязательное прохождение курсов референтов.

Лицо, принимаемое на данную должность, должно владеть знаниями в определенном спектре вопросов:

• знать все о перспективах дальнейшего развития деятельности компании в рамках ее финансового и хозяйственного состояния;
• иметь навыки, связанные с организацией рабочего процесса и документооборота;
• уметь налаживать процессы, имеющие отношение к управленческому труду;
• использовать в работе средств и инструментария для упрощения рабочего процесса, уметь пользоваться ими;
• уметь перевести важные документы;
• соблюдать нормы и правила, а также применять знания в области охраны и безопасности.

Функциональные особенности

Рассматривая должностные обязанности секретаря-референта, можно выделить несколько функций, которые он выполняет:

• обслуживание достоверными справками и требуемыми информационными данными на основании всех видов документации, фигурирующей на предприятии;
• осуществление руководства методического характера, обеспечение контроля организации делопроизводственной деятельности в головном офисе и в филиалах;
• обеспечение документооборота в рамках деятельности совещательных органов;
• осуществление работ по созданию и оформлению кадровой документации, учета, особенно если на предприятии нет сотрудника в должности инспектора по работе с персоналом.

Функциональные обязательства сотрудника

1. Осуществление подготовки документации, обеспечение общей хозяйственной деятельности фирмы.
2. Организация рабочих процессов, имеющих отношение к документации фирмы: все документы должны создаваться и хранится на основании норм и правил.
3. Оказание контроля в рамках подготовительных действий, а также правильности составления и согласования данных, которые впоследствии уйдут руководству для подписи.
4. Обязательное контролирование исполнения документации, поручений руководящих должностей, принятие быстрых срочных мер по исполнению бумаг.
5. Организация подготовительных работ, принимаемых по поводу доведения полномочий и поручений до исполнителей решения, проведение аналитических работ по оценке состояния докладов и справок, поступающих в документационный оборот фирмы.
6. Осуществление оперативной связи с посторонними компаниями – коммерческими и государственными партнерами, физическими лицами, для решения текущих вопросов по телефону, факсу, лично.
7. Ведение приема посетителей и первичная беседа с некоторыми из них.
8. Осуществление работы, включающей оформление личных карт Т-2, дел, приказов и поручение, трудовых книг, заключаемых договорных контрактов, документов в области командирования, выдача табелей учета и справок о стаже, доходе.
9. Выполнение работ, связанных с копированием и машинным созданием материалов с использованием прогрессивных средств вычислительной техники для ускорения прогресса.
10. Проведение разбора бумаг для архивного хранения, утилизации и для непосредственного использования.

Обратите внимание: работа секретарем-референтом несет в себе множество обязательств, поэтому и требования к соискателям зачастую достаточно высоки. Следовательно, данную должность можно считать лицом компании.

Права сотрудника

Рассматривая вопрос о том, кто такой секретарь-референт и что он делает, можно отметить не только обязанности сотрудника, но и его права с полномочиями.

К правам секретаря-референта относятся:

• выполнение поручений по запросам от служб, нужных для работы материалов, требование объяснений по поводу задержки выполняемых операций;
• рассмотрение, оценка документов, последующая их отправка на исполнение специалистам;
• предъявление требований, направленных на доработку документации, составление и оформление;
• внесение в документационные сведения изменений, если они не противоречат общим правилам и находятся в компетенции сотрудника;
• принятие управленческих позиций для создания новых методов и форм труда в рамках компетенции сотрудника;
• предоставление руководству требований касательно создания условий для того, чтобы выполнялись служебные обязанности, а документы при этом – сохранились в рамках деятельности фирмы;
• осуществление рабочих мероприятий с информацией конфиденциального характера;
• осуществление взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями касательно вопросов проверки исполнения документации, а также в области подачи нужных информационных сведений.

Ответственность

Рассматривая сферу деятельности этого сотрудника, стоит упомянуть про его ответственность и о пунктах, которые в нее включены:

• недостаточно хорошее качество документов, представленных для подписи руководителем;
• халатное отношение к работе и ведению документационных данных, небрежность и недобросовестность при выполнении базовых трудовых обязательств;
• отсутствие с его стороны ответственности за сохранность документов, разглашение сведений, которые имеют конфиденциальность, и так далее;
• невыполнение или несвоевременное осуществление работ, связанных с должностными обязательствами сотрудника;
• общее нарушение норм и правил данной инструкции.

Таким образом, к сотруднику, занятому в данной области, предъявляется немало требований, а также предусмотрено выполнение обязательств. За несоответствие нормам и правилам работы фирмы полагается штраф или ответственность другого плана.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Кто такой секретарь-референт и чем он занимается

Что входит в обязанности секретаря-референта?

Специальность секретаря-референта появилась не очень давно. В настоящее время, чтобы получить эту должность, многие руководители фирм требуют наличие диплома о высшем образовании. Функциональные обязанности референта шире, чем простого секретаря.

Истоки профессии

Первоначально секретарями были только мужчины. Специальность появилась в Древнем Риме. Название происходит от латинского слова secretus, что в переводе означает доверенное лицо. Эти должностные лица имели большую власть, подменяли собой господ в решении важных событий.

Referens (лат.) переводится как «сообщающий». Современный секретарь-референт, это офисный работник, который сообщает обо всём руководителю, помогает ему в организации встреч, оформлении и подписании договоров, работает с документами. Он обеспечивает бесперебойную и комфортную деятельность директору фирмы.

В стародавние времена русские цари держали при себе писарей. Они писали их указы под диктовку, работали с официальными бумагами. Писарь был неотъемлемой частью работы при дворе. Впоследствии профессия немного видоизменилась и модернизировалась.

К концу XIX столетия, когда была сконструирована печатная машинка, секретарями стали назначать и женщин. Немного позднее возникла новая усовершенствованная должность: секретарь-референт. В связи с развитием информационных технологий, возникла новая модификация в профессии: виртуальный секретарь.

Кто может претендовать на должность

Рабочий день специалиста обычно имеет такую же продолжительность, как и у директора. На должность могут претендовать лица, которые:

1. Окончили высшее учебное заведение.
2. Имеют стаж работы от 1 года (требования некоторых руководителей).
3. Уметь пользоваться принтером, сканером, копиром, факсом (офисной техникой).
4. Знают делопроизводство.
5. Свободно говорят и пишут на английском (других языках).
6. Владеют программами Microsoft Office, Excel, Word.

Обязанности

Секретарь-референт обычно в курсе всех событий, движений, происходящих в организации, где он работает. Это правая рука начальника, на которую тот опирается в моменты отсутствия. Вся деловая документация оформляется им. К должностным обязанностям относятся:

• вся работа с документацией (подготовка, контроль, согласование с руководством, доведение до нужных лиц);
• контроль над выполнением приказов, поручений, решений администрации;
• приём посетителей;
• подготовка залов, документов к собраниям, заседаниям, совещаниям, планёркам руководства, партнёров, сотрудников;
• формирование дела, согласно номенклатуре, своевременная сдача в архив;
• ответы на звонки, сообщения;
• подготовка к поездкам (заказ билетов, бронирование гостиницы);
• заказ канцелярских товаров;
• обеспечение руководителя напитками, продуктами, перекусами (по желанию некоторых начальников)
• создание оптимальных условий для работы руководителя;
• работа с базой данных;
• уход за оргтехникой;
• обеспечение административной, управленческой деятельности.

Необходимые качества

Секретарь-референт должен обладать таким рядом качеств, как:

Преимущества специальности

• позволяет завязать деловые связи;
• даёт опыт деловых контактов;
• относится к востребованным;
• наблюдение за работой руководителя даёт опыт руководящего стиля поведения, вырабатывает умение справляться с производственными проблемами.

Недостатки профессии

К ним можно отнести:

1. Работа в выходные дни.
2. Командировки.
3. Стрессовые ситуации.
4. Деятельность при спешке, в форс-мажорных обстоятельствах.

Сколько получает

1. Москва (30000 до 70000 рублей).
2. Регионы (20000 до 40000 рублей).

Получить профессию

Желающие работать в данной сфере должны знать, что они всегда будут на виду, взаимодействовать с руководящими кадрами.

Находиться в этой сфере способен человек, умеющий жертвовать своим временем.

Он должен быть готов к тому, что ему придётся выполнять часть работы своего начальника. Для получения диплома необходимо окончить ВУЗ по специальности государственное и муниципальное управление.

Если у претендента уже есть высшее образование по другой специальности, он может окончить курсы секретарей-референтов, получить сертификат. Также существуют программы переквалификации, где обучаются этой специальности. Но стоит получить документ об образовании, поскольку сейчас много специалистов теряют заработок из-за несоответствия диплома.

Исчезнет ли профессия

Существует реальная угроза исчезновения профессии секретаря-референта. Причиной тому служит интенсивное развитие интернет-технологий. В настоящее время уже создан софт, который самостоятельно может:

• составить расписание;
• принять звонок от посетителя, партнёра;
• запланировать встречу;
• заказать авиабилет в командировку.

Референт

Референт (от лат. referens — сообщающий) по определению — это сотрудник, который готовит доклады руководителю, консультирует по определенным вопросам, дает рекомендации. Как правило, в организациях эта должность называется секретарь-референт. Профессия подходит тем, кого интересует русский язык и литература (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

Референт — важная профессия в любой организации, ведь он обеспечивает четкую и налаженную работу руководителя, создаёт условия, при которых руководитель занимается важными делами, не отвлекаясь на мелкие проблемы, ставит приоритет в решении задач. Без референта работа руководства была бы менее эффективной. Референт экономит время руководителя, предоставляя ему краткий обзор важной корреспонденции, статей, книг, научных работ.

Специфика профессии

Работа референта заключается в обеспечении комфортной и бесперебойной деятельности своего шефа. В обязанности современных секретарей-референтов входит:

• делопроизводство — составление, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• планирование рабочего дня руководителя (учет намеченных встреч);
• организация приема посетителей;
• организация телефонных переговоров руководителя;;
• сортировка корреспонденции;
• подбор материалов и документов для ознакомления и изучения руководителем;
• составление докладов;
• прием документов на подпись;
• прием и учет телефонных звонков, телефонные переговоры;
• подготовка переговоров с партнерами фирмы;
• ведение предварительных переговоров;
• участие в подготовке заседаний и совещаний — сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация;
• формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
• работа с базами данных;
• организация и координация связи между отделами;
• приём и отправка факсов;
• бронирование авиа и ж/д билетов, гостиничных номеров;
• хозяйственные вопросы — обеспечение руководителя канцтоварами;
• контроль за исправностью оргтехники.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

• Работа секретарем-референтом дает бесценный опыт деловых контактов, необходимые и важные знакомства, связи, что в дальнейшем может пригодиться для собственной карьеры.
• Ежедневное наблюдение за руководителем может многому научить: стилю руководства, умению принимать правильные решения, выстраивать отношения с партнерами и подчиненными.
• Работа с документами дает отличную подготовительную базу для будущей карьеры юриста, экономиста, менеджера.
• Профессия секретаря-референта востребована в организациях любых отраслей и форм собственности.

Минусы

• К минусам можно отнести ненормированный рабочий день, работу в выходные дни, возможные командировки.
• Работа в информационно-насыщенных условиях, в ситуациях стресса и спешки, общения с большим количеством людей требует особого склада характера.

Обучение на Референта

Учиться на секретаря-референта можно на курсах секретарей или переводчиков.

Источник: start-365.ru