Счет на оплату — когда он обязателен и для чего нужен

В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.

Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.

Пример счета на оплату

Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает. Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?

Содержание

  1. Счет на оплату — нужен или нет
  2. Нужен ли счет и подпись руководителя на нем для оплаты по договору.
  3. Форма счета
  4. В каких ситуациях выставляется счет
  5. Возможные ошибки при составлении документа
  6. Бухгалтерская пресса и публикации

Счет на оплату — нужен или нет

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

  • если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
  • если выставление счета прописано в договоре;
  • если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Нужен ли счет и подпись руководителя на нем для оплаты по договору.

Необходимость счета

Необходимость выставлять счет, а также требования к его форме, перечню реквизитов и заполнению действующим законодательством не установлена.

На практике счет оформляют в таких случаях.

1.

Счет заменяет договор. Обычно это закупки на малую сумму до 100 000, когда нет договора с подписью обеих сторон. В этом случае оплата счета является акцептом (согласием) учреждения на условия сделки, указанные поставщиком в этом счете. После оплаты считается, что договор заключен. Это следует из пунктов 1 и 3 статьи 434, статье 435, пункте 3 статьи 438 Гражданского кодекса РФ, писем Минэкономразвития России от 30.11.2015 № Д28И-3446, от 03.08.2015 № Д28и-2300.

2.

Оформление счета обязательно по условиям договора. Например, когда в нем прописывают особые расчеты. Кроме того, часто счет выписывают на аванс (например, когда точная сума в контракте не прописана, только процентное соотношение от суммы вознаграждения).

Таким образом, счет не является обязательным документом, установленным законодательством. Эту позицию также поддерживают суды. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 07.11.2013 по делу № А65-3808/2013 указано, что обязанность выставлять счет в законах не прописана и нет унифицированной формы документа, поскольку счет является обычаем делового оборота. Также российское законодательство не требует заверять счета собственноручными подписями и печатью.

Подпись на счете (виза) и печать учреждения

Виза на счете руководителя (или другого сотрудника) и печать учреждения не нужны – в действующем законодательстве таких правил нет. Их ставят только когда это предусмотрено правилами внутреннего контроля учреждения. Объясняется это так.

Обязательство учреждения оплатить контракт возникает по факту его заключения и исполнения поставщиком обязательств, а вовсе не по счету. Но даже если счет прописан в контракте как обязательный документ, руководитель не обязан его визировать. Даже без визы свое согласие на оплату руководитель подтверждает два раза.

  • первый раз – когда подписывает контракт. То есть, подпись руководителя, который действует от имени учреждения, подтверждает обязательства учреждения оплатить контракт на условиях, указанных в нем (п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса РФ);
  • второй раз – когда подписывает платежный документ на оплату контракта. Ведь платежные поручения, заявки на кассовый расход и другие документы подписывает именно руководитель (письменной или электронной подписью).

Таким образом, визирование счета не установлено действующим законодательством и не влияет на принятие или исполнение обязательств. Тем более, если учреждение не станет оплачивать контракт, мотивируя тем, что руководитель не поставил визу, это грозит санкциями по контракту и гражданскому законодательству. То есть, учреждение обязано оплачивать контракт, независимо от наличия визы на счете руководителя или другого сотрудника.

Но учреждение может самостоятельно установить в правилах своего внутреннего финансового контроля, что руководитель (другой сотрудник) визирует счета. Напомним, такой контроль учреждения обязаны проводить по пункту 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. В этом случае руководитель (ответственный сотрудник) должен поставить визу после конкретных мероприятий предварительного контроля, которые прописаны в положении о контроле. Например, после сверки счета с условиями контракта и реквизитами.

Форма счета

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

  • Дата составления,
  • Порядковый номер,
  • Платежные реквизиты получателя денежных средств,
  • Данные плательщика и покупателя,
  • Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
  • Должности и подписи уполномоченных лиц.
  • Наименование товаров, работ услуг,
  • Количество, единица измерения, цена и сумма.
  • Итоговая сумма к оплате.
  • Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

В каких ситуациях выставляется счет

Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.
Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.

Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.

Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.

Такой счет заказчику (или покупателю) должен быть выставлен:

  • организацией, освобожденной от НДС (статья 145 Налогового кодекса РФ);
  • организацией, реализующей товары или услуги по агентскому договору от своего имени при условии применения общей системы налогообложения, п. 1 ст. 169 НК РФ;
  • организацией, получившей аванс/частичную оплату в счет предстоящей реализации товара от заказчика (Ст.168 НК РФ).

Возможные ошибки при составлении документа

Если проанализировать проблемы, возникающие при составлении счетов, можно выделить такие распространенные ошибки:

  • Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц (в электронных счетах такая ошибка исключается: на документ ставится электронная подпись, которая уже содержит сведения о подписанте).
  • Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры – в этом случае проблема в различном понимании терминов «дата составления» счета-фактуры и «дата выставления». В пункте 3 ст. 168 НК РФ эти понятия не расшифрованы, там просто указано, что счет-фактуру необходимо выставить не позже 5 дней со дня отгрузки товаров. К тому же, в реквизитах стандартной формы счета-фактуры предусмотрена всего одна дата, которая одновременно является и датой составления и датой выставления.
  • Счет-фактура не получен в налоговый период, за который заявлен к вычету НДС (Минфин рекомендует заявлять вычет в том же налоговом периоде, в котором был получен счет). Чтобы исключить такую проблему, организации хранят конверты, квитанции, ведут журналы входящей почты.
  • На экземплярах счета-фактуры у продавца и покупателя проставлены разные даты, как правило, это происходит по причине исправлений (отличающиеся экземпляры одного счета-фактуры не являются доказательством сделки).
  • Наличие в счете-фактуре подписей главного бухгалтера и руководителя (по мнению налоговиков, речь идет об использовании факсимильной подписи, и на основании этого вам может быть отказано в вычете).
  • Ошибки в оформлении «шапки» счета (неправильно указывается наименование продавца или покупателя, их ИНН или КПП, адреса и т.п.).

Когда в счете-фактуре обнаружена ошибка, она исправляется в установленном порядке (пункт 29 Правил). В случае корректировки счета-фактуры зачеркиваются неверные показатели и вписываются правильные, затем указывается дата внесения исправлений. Изменения заверяются подписью руководителя и печатью предприятия. Учтите, что вносить исправления в счет может только организация, выписавшая этот документ.

Бухгалтерская пресса и публикации

«Учет.Налоги.Право», N 21, 2004

СЧЕТ НА ОПЛАТУ — ИЗЛИШЕСТВО ИЛИ НЕОБХОДИМОСТЬ?

«…Наша бухгалтерия не выставляет счета на оплату. Такая уж у нас сложилась практика. Но есть покупатели, которые не оплачивают товар без счета (они составляют платежки только на основании счетов). И в таких ситуациях руководство предъявляет нам претензии — дескать, товар не оплачен из-за того, что вы счет не выставили, а должны были. Так обязаны мы все-таки выдавать счета на оплату или нет?..»

Это, как вы уже поняли, выдержка из письма в редакцию. Причем далеко не единственного, посвященного оформлению счетов. Вопросам-то на самом деле нет числа. Бухгалтеры спрашивают: можно ли на основании счета учесть расходы? Можно ли выписывать счета в условных единицах? Ответы на некоторые, наиболее актуальные вопросы, касающиеся счетов, мы собрали на этой странице.

Бесполезный документ

Редкого бухгалтера не посещала мысль, что счет на оплату товаров или работ, который продавец (исполнитель) выставляет своему контрагенту (покупателю, заказчику), — самый лишний среди первичных документов. Действительно, если платежное поручение подтверждает перечисление денежных средств, накладная — передачу ТМЦ, акт сдачи-приемки работ (услуг) — факт оказания работы (услуги), то счет ничего не подтверждает. Ни то, что товар передан либо будет передан продавцом, ни то, что этот товар впоследствии будет оплачен покупателем.

Обязанность продавца выставить счет не закреплена в нормативных документах по бухгалтерскому учету. Так должен ли он вообще выписывать этот документ? Чтобы ответить на этот вопрос, изучим арбитражную практику.

Достаточно и договора

Если выставление счета договором не предусмотрено, его смело можно не выставлять. На возникновение обязанности оплатить товар (работу) это не повлияет.

В арбитражной практике был такой случай (Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19.02.2003 по делу N Ф04/639-2020/А45-2002). Получая арендную плату неполно и несвоевременно, арендодатель обратился в суд с иском о взыскании с арендатора неуплаченной арендной платы и процентов за пользование денежными средствами. Арендатор в свое оправдание ссылался на то, что арендодатель выставлял счета на оплату с задержкой. Следовательно, его вины в несвоевременной оплате нет.

Но суд такие доводы отклонил из-за того, что договором аренды установлена обязанность арендатора вносить арендные платежи ежемесячно до 15-го числа и что обязанность выставления арендодателем счетов на оплату договором не установлена.

Когда договором установлена цена товара, а также определено, что основанием возникновения у покупателя обязательства по оплате является передача ему товара, то счет можно не выставлять даже в том случае, если обязанность его выставления предусмотрена договором. Такой вывод сделал Федеральный арбитражный суд Московского округа (Постановление от 29.01.2001 по делу N КГ-А41/6530-00) в следующей ситуации.

По договору поставки, в котором была определена цена товара и предусмотрена обязанность продавца выставлять счета, продавец отгрузил товар, но счет на оплату не выставил. Покупатель стоимость товара не оплатил. Продавец обратился в суд.

Покупатель настаивал на том, что раз по договору продавец обязан выставлять счета на оплату, а он их не выставил, то пени за просрочку оплаты товара начислению и взысканию не подлежат. Однако судьи сочли этот довод несостоятельным и постановили взыскать с покупателя долг за товар и пени за несвоевременную оплату. По условиям договора товар подлежит оплате в течение пяти дней с момента поставки, цена поставляемого товара ответчику была известна. Поэтому оплатить полученный товар он был обязан в установленный договором срок. Продавец свои обязательства исполнил, а покупатель нет.

Акт заменит договор

Если нет договора, но есть подписанный акт сдачи-приемки работ, то и здесь счет может быть лишним документом. Поскольку в данном случае денежное обязательство возникает на основании выполнения работ и подписанного сторонами акта их сдачи-приемки. И при несвоевременной оплате с заказчика помимо основного долга будут взысканы пени. Ссылки на непредставление либо несвоевременное представление счета и в этом случае суды отклоняют (Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 10.05.2001 по делу N А55-17594/00-18).

Без счета не обойтись

Но не всегда исполнитель имеет возможность подписать с заказчиком акт сдачи-приемки работ (услуг). Например, в договорах оказания услуг связи стандартная формулировка звучит так: «Оплата услуг связи производится ежемесячно на основании выставляемых счетов не позднее даты, указанной в счете». Поэтому в случае несвоевременной оплаты счета и подачи в суд иска о взыскании пеней за просрочку оплаты оператору связи необходимо будет доказать надлежащее исполнение выставления счетов.

Сделать это, по мнению суда (Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 07.05.2002 по делу N КГ-А40/2705-02), можно с помощью:

— копий вручения почтовых отправлений счетов;

— соответствующих записей в листах курьерской доставки счетов.

Подведем итоги

Таким образом, если денежное обязательство оплатить товар, работу в соответствии с заключенным договором возникает, то счет можно не выставлять. Причем даже в том случае, когда цена товара договором не определена. Покупатель все равно должен оплатить товар по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары (п.3 ст.424 ГК РФ).

Но будет ли это удобным для продавца? Покупатель будет ломать голову, какую сумму ему необходимо заплатить. А продавец, возможно, столкнется с тем, что полученная сумма его не устроит. Поэтому в ряде случаев счет все же лучше выставить. В нем продавец укажет конкретную сумму, которая подлежит оплате, правильные реквизиты, которые с момента заключения договора до момента выставления счета могли измениться.

А.А.Матиташвили

Ведущий консультант

департамента аудиторских услуг

ЗАО БДО Юникон

Подписано в печать

31.05.2004
—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий