Первичные документы по учету заработной платы в 2021 году

» Ведение ИП » Зарплата

Деятельность любого субъекта хозяйствования связана с движением денежных средств, которые могут расходоваться на различные нужды. Одной из самых распространенных финансовых операций является выдача заработной платы работникам, которые работают на предприятии или в организации. В большинстве случаев это происходит с помощью банков, но законодательством также предусмотрен вариант, связанный с выдачей оплаты через кассу предприятия. Простыми словами работники субъекта хозяйственной деятельности получают свои заработанные деньги наличностью. Это происходит через кассовую книгу, поэтому о процессе выдачи заработной платы через кассовую книгу и пойдет речь.

  • 2 Какие операции могут проводиться по кассовым книгам
  • 3 Порядок выдачи денег из кассы
  • 4 Порядок выдачи заработной платы по кассовой книге
  • 5 Порядок выдачи заработной платы лицам, которые выполняют работы по гражданско-правовому договору
  • 6 Санкции, которые накладываются за неправильное ведение кассовой книги

Содержание

  1. Что такое кассовая книга
  2. Какие операции могут проводиться по кассовым книгам
  3. Порядок выдачи денег из кассы
  4. Платежная и расчетная ведомости
  5. Порядок выдачи заработной платы по кассовой книге
  6. Внимание, «зарплатный проект»
  7. Порядок выдачи заработной платы лицам, которые выполняют работы по гражданско-правовому договору
  8. Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила
  9. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила
  10. Дата выдачи зарплаты
  11. Платёжные ведомости на выплату зарплаты
  12. Выплата зарплаты через кассу — пошаговая процедура
  13. Срок выплаты зарплаты по ведомости
  14. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру
  15. Выдача зарплаты — проводка
  16. Выдача зарплаты — пример
  17. На что ещё обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Что такое кассовая книга

С появлением различных электронных платежей, кассовая книга немного отошла на второй план, поскольку большинство финансовых операций совершаются с помощью операционных программных систем. Но она не утеряла своих позиций. Само понятие кассовой книги, порядок ее заполнения и ведения регламентируют некоторые бухгалтерские инструкции, выданные Правительством Российской Федерации, а также различными уполномоченными финансовыми органами.

По своей сути, кассовая книга это бланк строгой отчетности, который имеет обязательные реквизиты для его заполнения, плюс к нему выдвигаются определенные требования в оформлении. Сюда записываются поступления, и внесение денежных средств, на счет субъектов финансовой деятельности, в том числе и индивидуальных предпринимателей, их выдача на различные нужды (заработная плата, командировки, и другое). Фактически кассовые книги заводятся на тех предприятиях, и у индивидуальных предпринимателей, у которых есть касса. Кассовая книга относится к документации строгой отчетности, поэтому вестись должна надлежащим образом.

Читайте также:  Счет 52 в бухгалтерском учете — проводки и субсчета

Какие операции могут проводиться по кассовым книгам

В тех организациях, где есть кассы, часть денежных средств поступает непосредственно в них. Поступившие деньги могут расходоваться для различных нужд, перечень которых четко установлен разными правилами. Согласно порядку ведения такой книги, все операции по приходу и расходу, с личными деньгами должны подтверждаться документально. Для этого существует приходный ордер кассовый (ПКО) и расходный ордер кассовый (РКО). Правила их ведения также регламентируются различными бухгалтерскими инструкциями. К ПКО и РКО, могут подкладываться и другие финансовые документы (заявления, ведомости), которые обосновывают поступления и выдачу денежных средств. Перечень основных операций, которые можно проводить по кассовым книгам:

  • выдача заработной платы сотрудникам, отпускных, командировочных, больничных;
  • выдача средств на иные нужды работников, предусмотренные инструкциями субъекта хозяйственной деятельности;
  • принятие личных денег от работников и должностных лиц.

Порядок выдачи денег из кассы

Выдача финансов из кассы, также регламентируется специальными инструкциями, а ее порядок следующий. Прежде всего, составляется расходный кассовый ордер, к которому должны быть приложены документы, подтверждающие основание для выдачи. Например, ведомости, приказы, больничные листы. Естественно, что на таких сопроводительных бумагах, должны стоять подписи уполномоченных должностных лиц, либо к ним подложены доверенности, на право таких действий. В противном случае деньги выдаваться не должны.

В случае нарушения такого порядка, опять-таки наступают правовые последствия со стороны контролирующих органов в виде штрафных санкций.

Важно знать, что ПКО и РКО со всеми сопроводительными документами, в конце каждого операционного дня должны быть подколоты к книге, и оприходованы. В книге есть специальные вкладки, в которые вписывается общий расход и приход средств, на которых должна быть подпись кассира, главного бухгалтера, или другого должностного лица, имеющего право подписи. Кроме этого, в законодательных актах указано, что для каждой кассы, субъектом хозяйственной деятельности, должен быть установлен лимит денежных средств, которые могут находится в ней, к концу операционного дня. Если он не установлен, то считается, что на конец дня в ней должен быть ноль. При несоблюдении данных требований, на субъект хозяйственной деятельности, накладываются штрафные санкции.

Платежная и расчетная ведомости

Если работники получают заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость по форме Т-51. Какие еще необходимы документы в этом случае, рассмотрим ниже.
Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.

В расчетной ведомости по форме Т-51 отражены только расчеты по каждому сотруднику. Здесь вы найдете пример заполнения.

В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.

В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы, образец по ссылке.

Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. Здесь пример заполнения ведомости.

Порядок выдачи заработной платы по кассовой книге

С учетом того, что не все работники могут иметь банковские карточки, по которым они получают зарплату, либо некоторые только устроились на работу, зарплата выдается по кассовой книге, через РКО. Основанием будет являться ведомость о получении, и приказ по предприятию. В ведомости указывается общая сумма заработной платы работника.

Порядок выдачи зарплаты будет следующий:

  • кассиру приносится специальная ведомость, в которой указывается общая сумма зарплаты работникам, и сумма, положенная каждому;
  • кассир выписывает расходный ордер, в котором указывает общую денежную сумму, которая подлежит выдаче в качестве заработной платы;
  • после этого, делается запись в соответствующей книге;
  • работник, которому необходимо выдать зарплату подходит к кассе, подтверждает свою личность, после чего ставит подпись в ведомости о получении зарплаты, и получает свою заработную плату;
  • после того, как все получили свои деньги, кассир обязан провести сверку по ведомостям, все ли работники пришли, и получили свою зарплату, если установится что некоторые не получили, то деньги, должны переводится назад в кассу, о чем составляются соответствующая приходная документация;
  • в конце операционного дня, кассир проверяет правильность оформления книги, ордеров, заполняет установленную отчетную документацию, и докладывает главному бухгалтеру;
  • бухгалтер проверяет правильность оформления всех документов по выдаче заработной платы, и также ставит свои подписи.

После каждого операционного дня, составляется контрольная ведомость, в которой указываются все движения (приход и расход) денег по кассе.

Оставшиеся средства либо остаются в кассе, либо должны быть внесены на банковский счет субъекта хозяйственной деятельности.

Внимание, «зарплатный проект»

В озвученном в самом начале статьи вопросе уточняется, что у компании действует зарплатный проект и деньги сотрудникам перечисляются на банковские карты. А если работника по какой-то причине не устраивает такой вариант?

Читайте также:  Как оформить и отразить в учете использование добавочного капитала

В этой связи следует упомянуть пункт 3 статьи 136 ТК РФ, а именно: заработная плата выплачивается сотруднику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным или трудовым договором.

При этом специалист вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив работодателю в письменной форме об изменении реквизитов для перевода денег не позднее чем за пять рабочих дней до дня выплаты.

А если сотрудник не хочет заменить кредитную организацию, но просит переводить туда лишь часть денег? Можно ли, применяя нормы статьи 136 ТК РФ, согласиться с такой просьбой сотрудника или в обеспечении соблюдения норм трудового и налогового законодательства ему стоит отказать?

Обратите внимание

Если сотрудник напишет заявление с просьбой выдавать ему заработную плату частично на «карту», а частично – по ведомости в кассе, то этого будет недостаточно. Необходимо дополнительное соглашение к трудовому договору.

Полагаю, что такая выплата зарплаты, когда часть ее перечисляется работнику на счет в банке, а часть – выдается наличными в кассе, вполне возможна. Здесь главное – достигнуть договоренности с работодателем. Ведь в некоторых организациях вообще отсутствует касса и все операции проводятся по «безналу». Если наша, рассматриваемая в примере, компания относится к числу таковых, то, конечно, просьба сотрудника не может быть удовлетворена. К тому же, многие организации, уходя от выплаты заработка работников по ведомостям через кассу, пытаются таким образом уменьшить документооборот.

Порядок выдачи заработной платы лицам, которые выполняют работы по гражданско-правовому договору

Не все работники, или лица, которые выполняют работу для ИП, могут состоять с ним в трудовых отношениях. Бывают случаи, когда люди привлекаются для выполнения определенной временной работы (например, помощь в наладке оборудования, составлении отчета, оказания услуги), и для этого с ними составляется гражданско-правовой договор. В нем указывается, какую работу должен выполнить человек, и его зарплата за нее.

Подтверждением выполненной работы, и выдачи заработной платы, является акт о выполненных работах. Если на предприятии есть касса, то и соответственно зарплата такому лицу может быть выдана через нее. Процесс будет следующим:

  • кассиру подается ведомость, и приказ о выплате лицу заработной платы в конкретной денежной сумме;
  • кассир проверяет правильность документов, выписывает расходный кассовый ордер, и вносит соответствующую сумму в книгу;
  • лицо, которое получает зарплату, ставит свою подпись в специальной ведомости и получает деньги;
  • если ведомость есть, а за зарплатой никто не обратился, но ордер выписан, деньги придется оприходовать путем составления специального ордера (приходного), и делать запись в книге.

Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила

Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

Все правила, действующие в организации и касающиеся порядка, формы, сроков, места выплаты заработной платы, закрепляются в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 131, ч. 3, 4, 6 ст. 136 ТК РФ). Это может быть коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Также правила выплаты заработной платы могут быть прописаны и в трудовом договоре с работником. Заработная плата может выплачиваться работнику в денежной форме в рублях, а также в неденежной форме (ч. 1, 2 ст. 131 ТК). Заработная плата наличными денежными средствами выплачивается в месте выполнения работы (ч. 3 ст. 136 ТК). Для выплаты заработной платы наличными денежными средствами работодатель обеспечивает их наличие в кассе организации в день выплаты зарплаты. Для выплаты заработной платы из кассы организации могут быть задействованы два источника денежных средств:

  1. Выплата зарплаты через кассу производится из денежных средств, которые сняты с расчётного счета. Снять деньги на зарплату с расчётного счета может уполномоченный сотрудник организации, на которого выписан чек на получение денег, например, кассир. В чеке необходимо указать цель: выдача заработной платы.
  2. Заработная плата может выплачиваться из денежных средств, поступивших в кассу организации за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Указание ЦБ от 07.10.2013 №3073-У это разрешает.

Дата выдачи зарплаты

До сентября 2021 года Трудовой кодекс не устанавливал конкретных сроков для выплаты заработной платы. В ст.136 было просто написано, что зарплата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. А конкретная дата выплаты должна устанавливаться во внутренних документах компании. Чтобы соблюсти правило про «полмесяца», зарплата разбивается минимум на две части — за первую половину месяца (так называемый «аванс») и окончательный расчёт за вторую половину месяца. В июле 2021 года с данную статью приняты поправки, которые начинают действовать с 3 октября 2021 года. Конкретная дата выдачи зарплаты по-прежнему устанавливается организацией, но есть крайний срок — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Таким образом, аванс (фактически это зарплата за первую половину месяца) должен быть выплачен не позднее 30 числа, а окончательный расчёт — не позже 15 числа следующего месяца. Правила о сроках единый для всех, поэтому даже при желании работников сдвигать сроки или выплачивать зарплату один раз в месяц нельзя.

Однако чиновники в своих письмах рекомендуют не откладывать даты выплат: аванс выплачивать в середине месяца, до 20-го числа максимум, а окончательный расчёт до 5 числа следующего месяца. И между выплатами должен быть промежуток около 15 дней. Обратите внимание, устанавливать, что зарплата в организации выплачивается «не позже какой-то даты» или в диапазоне дат, нельзя. Потому что ТК требует установить конкретный день. Однако допустимо, если компания большая, установить для разных категорий работников или разных подразделений разные даты выплат (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1). Например, рабочим 3 и 18 числа, администрации 4 и 19 числа. Если дата выдачи зарплаты попадает на выходной день, то она выплачивается в день, предшествующий выходному.

Платёжные ведомости на выплату зарплаты

Заработная плата из кассы может выплачиваться по:

  • расходным кассовым ордерам (форма №КО-2);
  • расчётно-платёжным ведомостям (форма №Т-49);
  • платёжным ведомостям (форма №Т-53).

На первой странице платёжной ведомости указывается название организации и подразделение, если для каждого подразделения составляется своя ведомость. Также вносится срок выплаты по ведомости, сумма прописью и цифрами, номер и дата составления ведомости, период, за который выплачивается заработная плата. Руководитель организации и главный бухгалтер ставят свои подписи.

Читайте также:  Каков срок полезного использования нематериальных активов

На второй странице расположена табличка, в которую вносятся табельные номера и фамилии всех работников, которые будут по ней получать деньги. Указывается сумма в рублях к выдаче. Подписи работники ставят непосредственно при получении денежных средств от кассира.

Выплата зарплаты через кассу — пошаговая процедура

Независимо от того, по какому документу будет происходить выплата зарплаты через кассу, последовательность действий по выдаче денег будет одинакова. Складывается она из следующих шагов.

  1. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. Заполненные и подписанные документы передаются кассиру для исполнения.
  2. Кассир, получив ведомость или РКО, проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и её соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
  3. Наличные деньги кассир выдаёт непосредственно получателю, указанному в РКО или ведомости. Или в доверенности, если за работника деньги будет получать другое лицо.

Для идентификации получателя кассир просит его предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, а для получателя по доверенности — доверенность и документ, удостоверяющий личность. Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества, указанного в паспорте, данным, указанным в РКО или ведомости, при наличии — указанным в доверенности. Если выдача денег производится по доверенности, в тексте РКО после ФИО получателя денег кассиром указываются ФИО лица, которому доверено получение денег. При получении денег доверенным лицом по ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись «по доверенности». Доверенность прилагается к РКО или ведомости, по которым производилась выдача.

  1. Кассир готовит сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передаёт РКО или ведомость получателю для подписи.
  2. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму так, чтобы получатель мог чётко видеть его действия, и выдаёт получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчётом. Получатель может пересчитать полученные деньги под наблюдением кассира.
  3. После выдачи денег по РКО кассир подписывает его.

Срок выплаты зарплаты по ведомости

Если выдача производилась по ведомости, то после того, как все сотрудники получили деньги, или получили не все, но срок, установленный для выдачи, закончился, кассир указывает сумму выплаченной заработной платы. Напротив фамилий лиц, которым зарплата не выплачена, кассир ставит штамп или делает о. Указывается сумма задепонированной зарплаты цифрами и прописью. Затем кассир ставит свою подпись и отдаёт ведомость на проверку бухгалтеру. Рассматривая форму платёжной ведомости, вы, наверное, обратили внимание на строки первой страницы «В кассу для оплаты в срок». Какие даты здесь можно указывать и как долго может затягиваться срок выплаты зарплаты по ведомости? Платёжная (расчётно-платёжная) ведомость действует в течение срока, определённого руководителем организации, но не более 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке (п.6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 г. №3210-У). Поэтому началом периода по этой строке будет дата, установленная локальным актом для выплаты зарплаты. Концом периода — максимум 5-й рабочий день со дня получения денег в банке.

Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

После того, как ведомость закрыта, расчёты по ней произведены, на всю сумму выплат по ведомости составляется расходный кассовый ордер. Реквизиты этого РКО указываются в платёжной ведомости. Дата РКО — последний день выплаты зарплаты по ведомости.

Ведомость является приложением к РКО и в нем указываются её реквизиты. Иногда спрашивают — куда подшивать ведомость на выплату зарплаты? Ответ — к расходному кассовому ордеру, где отражена сумма, выплаченная по ведомости. Организация может принять решение не использовать ведомости. Иногда это связано с тем, чтобы сотрудники не знали, кто и сколько получает. В таком случае производится выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру. И он составляется на каждого работника отдельно. В строке «Выдать» указывается конкретная фамилия работника, который получает деньги. На основании РКО, составленных как на всю сумму заработной платы, так и по каждому работнику отдельно, вносится запись в кассовую книгу (форма №КО-4).Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учётом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания N 3210-У).

Выдача зарплаты — проводка

Если производится выплата зарплаты через кассу, проводка будет составляться с использованием счетов:

  • 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда».
  • 50 «Касса» — при выплате зарплаты из кассы.

А при выплате зарплаты перечислением на карты работников используется счёт 51 «Расчётный счёт». Таким образом: Дебет 70 — Кредит 50 — при выплате зарплаты из кассы. Дебет 70 — Кредит 51 — при выплате зарплаты с расчётного счета перечислением на карты работников.

Если заработная плата в срок не получена работником, то она депонируется, при этом составляется проводка: Дебет 76 субсчёт «Расчёты по депонированным суммам» — Кредит 70 — на сумму не полученной заработной платы сотрудником.

Выдача зарплаты — пример

В ООО «Сокол» установлена дата выдачи зарплаты — 7 число месяца, следующего за расчётным. Для отдела маркетинга составлена ведомость на 3 сотрудников на сумму 50 000 руб.6 июля получены денежные средства с расчётного счета в сумме 50 000 руб. Дебет 50 — Кредит 51 — на сумму 50 000 руб. — получены денежные средства на выплату зарплаты из банка. Заработная плата выдавалась 7 июля: 15 000 руб. получено по доверенности женой маркетолога Соловьева С.С., 20 000 руб. получено лично начальником отдела маркетинга Чайкиным О.Л. Копирайтер Воробьёв В.В. на работе отсутствовал и зарплату получить не смог. Дебет 70 — Кредит 50 — на сумму 35 000 руб. — выдана работникам заработная плата из кассы12 июля ведомость была закрыта, неполученная Воробьёвым зарплата задепонирована и сдана кассиром Синицыной на расчётный счёт. Дебет 70 — Кредит 76 — на сумму 15 000 руб. — задепонирована заработная плата, не полученная в срок работником.

Дебет 51 — Кредит 50 — на сумму 15 000 руб. — задепонированная заработная плата сдана в банк.

Выплата зарплаты через кассу в 1С (смотрите видео).

На что ещё обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Теперь некоторые важные моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы не «нарваться» на неприятности. В ведомости можно указывать только суммы, относящиеся к фонду заработной платы и социальным выплатам. Не указывайте в ведомости, а выдавайте по отдельным РКО: возмещение командировочных расходов, компенсации за использование личного имущества, дивиденды, оплату аренды и т.п. Обратите внимание, что деньги, предназначенные для таких выплат, нельзя хранить в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты. Превышать лимит в течение этого срока (но не более 5 рабочих дней) можно только на суммы, которые включены в ведомость как оплата труда и социальные выплаты. Не отражайте в ведомостях выплаты физическим лицам, работавшим в организации по гражданско-правовым договорам. Регулярные выплаты по ведомости могут стать поводом для попытки переквалифицировать гражданские договоры в трудовые и доначислить страховые взносы. Выплата наличными заработной платы иностранным работникам (временно пребывающим в РФ) не разрешается (ч. 2 ст. 14 Закона №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Таким сотрудникам нужно перечислять зарплату на банковский счёт.

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий