Особенности составления служебного задания на командировку

Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены. Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации. Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Содержание

  1. Какие документы нужны командированному
  2. Обязательно ли служебное задание
  3. Оформление командировки в 2021 году
  4. Выбор сотрудника
  5. Согласование командировки
  6. Составление заявления на выплату аванса
  7. Выпуск приказа о командировке
  8. Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать
  9. Автор документа
  10. Состав документа
  11. ГЛАВБУХ-ИНФО
  12. Образец
  13. Как правильно считать дни
  14. Тезисно
  15. Скачать служебное задание на командировку: бланк, образец заполнения

Какие документы нужны командированному

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

  • письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
  • авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Читайте также:  Заявление на перечисление заработной платы на банковскую карту

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Оформление командировки в 2021 году

Командировка — это поездка по делам компании,в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,а ее срок оговаривается работодателем. Не считаетсякомандировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на времякомандировки за работником сохраняется место (его нельзяуволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателякомпенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а такжеоплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовомузаконодательству может быть составлен локальный акт, регулирующийпроцесс командирования сотрудников. В нем указывают:

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положениемо командировках в компании, чтобы точно знать, какиерасходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеетсвои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерныдля большинства организаций.

Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работникиобязаны ездить по делам компании. Нельзя направлятьв служебные поездки беременных, даже если они не против(статья 259 ТК РФ). Командироватьсотрудника с ограниченными физическими возможностями можно,если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условиятруда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудниковИсключенияСсылкана законодательствоБеременныеИсключений нетстатья 259 ТК РФНесовершеннолетниеМожно, если речь идето спортсменах и творческих работникахстатья 268 ТК РФСотрудники, работающиепо ученическому договоруМожно, только если командировкасвязана с ученичествомстатья 203 ТК РФСотрудники с ограниченнымифизическими возможностямиМожно, если командировкане противоречит индивидуальной программе реабилитациистатья 23 Федерального закона№ 181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировкуследующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детейдо 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическимивозможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи(болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).
  • Направить этих сотрудников в служебную поездку можно толькос письменного согласия. Об этом говорится в статьях259 и 264 ТК РФ.

    Читайте также:  Порядок предоставления больничного по уходу за больным родственником

    Кроме того, сотрудника не могут послатьв командировку, пока он находится в отпуске илина больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

    В остальных случаях работник, отказавшийсяот командировки, рискует получить дисциплинарное взысканиевплоть до увольнения.

    Согласование командировки

    В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездкуи сопутствующие траты, принято составлять служебную запискуначальству — обычно это делает руководитель командированного.В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИОи должность командированного.

    Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощени автоматизирован — сотрудник создает заявкув корпоративной системе, после чего задача на оформлениедокументов ложится на ответственных сотрудников:в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

    Составление заявления на выплату аванса

    Следующим шагом сотрудник должен написать заявлениена перечисление авансовых средств, чтобы он мог купитьбилеты и забронировать гостиницу.

    Сумма рассчитывается исходяиз примерной стоимости аренды жилья и транспортныхрасходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

    Не забудьте свериться с положениемо командировках — не стоит бронировать люксв пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницусоставляет 2000 рублей в сутки.

    Выпуск приказа о командировке

    После согласования поездки готовится приказ, который сотрудникдолжен подписать. Документ составляется в свободной форме,принятой в компании, или по унифицированной официальнойформе Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

    Раньшетакже требовалось оформлять служебное задание и командировочноеудостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

    Хотя некоторые компании используют их и по сей день,это не запрещено.

    В приказе пишут:

    • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,подразделение);
    • куда;
    • в какие даты и на сколько календарных дней;
    • зачем (цель поездки).
    • кто финансирует поездку (работодатель).

    Кем оформляется служебное задание и кто должен его подписывать

    Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

    Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

    • руководитель фирмы;
    • руководитель структурного подразделения;
    • сам работник.

    Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

    Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

    Читайте также:  «Заплати налоги и спи спокойно» — сборы с иностранцев в России

    В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

    После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

    На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

    Автор документа

    Договор-Юрист.Ру
    не в сети

    Статус: Юр. компания

    рейтинг460 84 / 6

    Личное сообщение

    Заказать консультацию

    число консультаций:отмеченных лучшими:5ответов к документам:размещено документов:927положительных отзывов:отрицательных отзывов:

    • E-mail

    Унифицированная форма № Т-10а Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

    Код Форма по ОКУД 0301025 по ОКПО

    (наименование организации)

    Номер документа Дата составления

    Состав документа

    Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

    1. Шапка документа. Состоит из наименования документа, номера, даты, наименования фирмы, отправившей сотрудника в служебную поездку.
    2. Данные о командированном сотруднике. ФИО, должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится.
    3. Данные о командировке. Сюда войдет наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В бланке Т-10а предусмотрено наименование организации, которая оплачивает служебную поездку. Обычно это та же фирма, в которой работает командированный. Если документ составляется в свободной форме, по правилам внутренних ЛНА, этот пункт может опускаться, иметься в виду по умолчанию.
    4. Основание. Здесь указываются реквизиты документа-основания. Чаще всего это приказ о командировке, но может быть и другой документ, например, план дистанционных работ, если в командировку отправляется технический специалист.
    5. Задание. Вписывается цель командировки, по пунктам.
    6. Отчет о выполнении задания. Заполнение этого пункта происходит после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.
    7. Подписи. Расписываются руководитель фирмы, подразделения и сам работник. Отдельным пунктом выносится резолюция о выполнении задания и подпись руководителя подразделения под ней (во второй раз, по возвращении сотрудника).

    Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

    ГЛАВБУХ-ИНФО

    Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель (п. 6 Положения о служебных командировках).

    Для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма N Т-10а (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) Служебное задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения. В графе «Наименование организации» должно быть указано название организации в соответствии с учредительными документами. Согласно п. 3.8 ГОСТ 6.30-2003, принятого Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) приводят ниже полного наименования или сразу после него.

    В служебном задании указываются фамилия, имя, отчество командируемого работника, его структурное подразделение и должность.

    В графе «3» указываются страна и город, куда направляется работник (в случае командировки внутри страны — следующим образом: «Россия, г. Тверь»).

    В графе «4» указывается организация, в которую направляется работник.

    В графах «5», «6» — дата начала и окончания командировки.

    Начало командировки определяется в соответствии с датой отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы. Следует учитывать, что отправление от места постоянной работы не означает, что работник должен направиться в командировку от места своей работы. Это означает лишь расположение транспортных путей сообщения в той же местности, что и постоянная работа работника. Поэтому работник может отбывать в командировку из своего места жительства, если, например, транспортное средство отправляется до или после начала рабочего дня работника. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие (если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта).

    В графе «7» указывается продолжительность дней командировки (общая, независимо от праздничных или выходных дней, выпадающих напериод командировки).

    В графе «8» «Не считая времени нахождения в пути» проставляется количество дней командировки без учета времени нахождения в пути. Например, работник направлен в командировку 7 августа, дата прибытия в место командировки — 9 августа, отбытия — 16 августа, прибытия в место постоянной работы — 18 августа. В дни приезда и отбытия работник исполнял свои трудовые обязанности. Таким образом, общий срок командировки составляет 12 дней, а срок командировки, не считая времени нахождения в пути, — 8 дней.

    В графе «9» указывается организация-плательщик, за счет которой финансируется командировка (организация, которая направляет работника в командировку либо которая принимает).

    В графе «10» указывается основание принятого решения о служебной командировке. Это может быть служебная записка руководителя структурного подразделения, договор с организацией, куда работник направляется, график производства работ и т.д.

    В графе «11» кратко излагается цель задания — суть поручения работодателя командируемому работнику. Подписывают служебное задание руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и руководитель организации. Служебное задание передается работнику или хранится в кадровой службе либо бухгалтерии до возвращения работника из командировки (это может регламентироваться локальным актом организации, например Положением о служебных командировках).

    По возвращении из командировки в графе «12» (краткий отчет о выполнении задания) работник излагает, какую работу он выполнил в рамках командировки, и ставит свою подпись. Ниже подписи работника руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания (выполнил ли работник задание), расписывается и ставит дату. Заполнение графы «Составление отчета» является обязательным. Работник должен составить отчет в течение трех дней со дня возвращения из командировки. При незаполнении данной графы расходы организации на командировку подтверждены не будут (см. Постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 по делу N А29-800/2009, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.02.2009 по делу N А14-13507/2008/448/23, в которых суд помимо других доказательств рассматривает наличие отчета).
    22.10.2013

    Образец

    Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

    Читайте также:  Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем

    ООО «Агат»

    Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

    №77-к

    от 10.10.19 года Иванова Василия Петровича таб. №5

    Подразделение – АУП, должность – заместитель директора.

    Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2021 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П.

    Содержание служебного задания:

    1. Заключение контракта на поставку винограда. 2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2021 года.

    Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н.

    С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.

    Отчет о выполнении (заполнено работником): 1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г. 2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года.

    18.10.19 г. Зам. директора Иванов В.П.

    Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).

    Директор Матросов Н.Н.

    Как правильно считать дни

    Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

    В случае утери проездных документов:

    • используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
    • документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

    Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

    При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

    • сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
    • если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
    • появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

    Тезисно

    • Служебное задание на командировку – документ, в котором есть возможность детально прописать цель служебной поездки, в отличие от приказа на командировку, где она формируется кратко.
    • В служебном задании, кроме того, отражается результат исполнения этого поручения. Документ не входит в обязательные, но часто используется в практике учета командировок. Имеется его унифицированная форма, однако фирма имеет право отказаться от нее в пользу собственного бланка либо составлять документ в свободной форме на основании ЛНА. Если документ упоминается в ЛНА, его заполнение обязательно.

    Скачать служебное задание на командировку: бланк, образец заполнения

    Скачивайте образцы кадровых документов организации: Форма Т-1 и Т-1а. Приказ о приеме на работуФорма Т-2. Личная карточка работникаФорма Т-3. Штатное расписание организацииФорма Т-6 и Т6а. Приказ на отпускФорма Т-7. Составляем график отпусковФорма Т-8. Приказ на увольнениеФорма Т-9 и Т-9а. Приказ на командировкуФорма Т-10. Командировочное удостоверение Форма Т-13. Табель учета рабочего времениФорма Т-49. Расчетно-платежная ведомостьФорма Т-51. Расчетная ведомость для расчета и начисления заработной платыФорма Т-53. Платежная ведомость для выплаты зарплатыФорма Т-53а. Журнал регистрации платежных ведомостейФорма Т-54. Лицевой счет работника Форма Т-60. Записка-расчет о предоставлении отпускаФорма Т-61. Записка-расчет при увольнении

    Источник: mjjm.ru

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий