На помощь ЧП и бизнесменам: как согласно правилам заполнить приходный кассовый ордер

» Ведение ИП » Касса

ПКО – это стандартизированный бланк отдела финансов, фиксирующий зачисление денежной налички в кассу предприятия из различных финансовых ресурсов. Ордер имеет установленню документоформу, которую нельзя изменять, прибавляя или ликвидируя колонки и информацию.

  • 2 Инструкция по внесению данных
  • 3 Для чего регистрировать деньги в кассовой документации
  • 4 Поведение кассира при получении ПКО

Содержание

  1. Правильное проведение записей в финансовой документации
  2. Правила оформления приходно–кассового ордера
  3. Инструкция по внесению данных
  4. Особенности заполнения первичных документов по учету кассовых операций
  5. Для чего регистрировать деньги в кассовой документации
  6. Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ
  7. Унифицированные формы по ККТ
  8. Фискальные документы
  9. Кассовые операции
  10. Что такое «первичные документы»
  11. Создание кассы предприятия
  12. Правила оформления журнала

Правильное проведение записей в финансовой документации

Предлагаем пример заполнения приходного кассового ордера. Но следует отметить и запомнить порядок заполнения и такие важные особенности:

  • выписывается и заполняется сотрудником бухгалтерии от руки либо сведения вносятся на компьютере в единичном экземпляре;
  • при заполнении ПКО 2021 не разрешается делать корректировку и опечатки.

Бланк-ордер состоит из таких элементов:

Читайте также:  Как составить бухгалтерские проводки: основные правила и 11 примеров из практики

  • основная часть приходного ордера (остается в бухгалтерии);
  • отрывная квитанция (отдается тому, кто делает финансовый взнос).

Эта часть бланка к ПКО обязательно подтверждается подписями сотрудника кассы, главбуха или доверенного лица и скрепляется кассовой печатью. Далее бланк отчетности фиксируется в регистрационной книге приходно/ расходной кассовой документации, где ему присуждается нумерация. Правильно, если печать размещается так, чтобы ее большая часть помещалась на отрывной части бланка с заходом на сам ордер.
Не разрешено редактировать и поправлять ПКО, поэтому в случае исправлений следует переоформить финансовую бумагу.

Правила оформления приходно–кассового ордера

Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2021 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.

Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.

После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.

Инструкция по внесению данных

Предлагаем рассмотреть наглядно образец заполнения приходного кассового ордера.
Проиллюстрируем, как заполнять приходный кассовый ордер (2019). Сведения в документоформу вносятся так:

  • в колонке «Организация» правильно указать название учреждения (согласно учредительной документации), выдавшего приходный ордер;
  • в графу «Структурное подразделение» вписываем наименование подраздела учреждения (если оно существует) либо вводим знак пропуска;
  • в строчку «Номер документа» заносим порядковую нумерацию ПКО, согласно его нахождения в книге регистрации документации;
  • в колонке «Дата составления» проставляем датировку поступлення финансов в кассу по форме: дд.мм.гггг.;
  • в графу «Дебет_» вносим данные бухсчета;
  • в строчке «Кредит» заполняется код-шифр структурного подраздела, на которое вносится наличка или ставим пропуск при неимении такого;
  • в рубрику «Сумма,_ руб._ коп._» заносим количество денег, поступающих в кассу (цифрами);
  • в колонке «Код целевого назначения» записываем шифр предназначения внесенных средств (если коды не применяются предприятием, отмечаем прочерк);
  • в строчке «Принято от_» делаем запись о названии учреждения и Ф.И.О. субъекта, делающего внос денег в кассу;
  • в графе «Основание» уточняем суть данной операции (оплата или осуда согласно договора, вырученный доход и т.п.);
  • в поле «Сумма», начиная с большой буквы, прописью пишем число (руб.) внесенных денег, а копейки записываем цифрами. Оставшееся пространство в строчке прочеркиваем;
  • в колонке «В том числе» цифрами устанавливаем сумму НДС. Если сделка не облагается пошлиной, ставим пометку «Без НДС»;
  • в строку «Приложение» правильно записываем исходные данные дополнительных первичных документов (при их наличии).

Порядок внесения информации в отрывную часть (форму) кассового ордера ничем не отличается от самого ПКО 2021.

Особенности заполнения первичных документов по учету кассовых операций

Согласно п.12 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г № 40 (далее Порядок), кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или впечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Согласно п.21 Порядка ведения кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Читайте также:  Личное дело работника – как его правильно оформить

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Рассмотрим на примере оформление выдачи денежных средств из кассы предприятия.

Для оформления выдачи наличных денег из кассы предприятия как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке с применением средств вычислительной техники применяется расходный кассовый ордер (форма № КО-2).

Если выдача наличных денег из кассы предприятии производится по другим, надлежаще оформленным документам, например, по платежным или расчетно-платежным ведомостям, по заявлениям на выдачу денег, по выписанным счетам и др., то на эти документы также выписывается расходный кассовый ордер, а на самих документах ставится штамп с реквизитами этого расходного кассового ордера или производится соответствующая запись.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на то уполномоченными.

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или отпечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все суммы, выданные за день по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Если выдача денег производится лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, то на каждое лицо выписывается отдельный расходный кассовый ордер, или составляется отдельная ведомость на основании заключенных договоров и на нее выписывается расходный кассовый ордер.

Оправданием остатка наличных денег в кассе не может служить выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе. Эта сумма считается недостачей и подлежит взысканию с кассира.

Пример

Экспедитору ООО «Люмьер» (код по ОКПО для условного примера 18075761), Мочалиной И. В. (пропуск № 50605. выданный отделом кадров ООО «Люмьер» 14 декабря 2001 г.). 9 августа 2002 года выданы под отчет по расходному ордеру № 80 денежные средства в сумме 3000 рублей на хозяйственные расходы на основании служебной записки главного бухгалтера Степановой А. Г. от 6 августа 2002 года о необходимости приобретения бумаги и порошка для принтера, подписанной директором предприятия Мухиным В. В.

Деньги из кассы выдала кассир Чернова Е. Н.

Заполним расходный кассовый ордер форма № КО-2.

Читайте также:  Правильный порядок списания основных средств – проводки, пример и документальное оформление

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии.

В строке «Организация» указывается полное наименование организации.

В нашем примере «ООО «Люмьер».

Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по ОКПО, который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации.

В нашем примере «18075761».

В следующей строке расходного кассового ордера указывают наименование структурного подразделения организации. В больших организациях в эту строку могут быть занесены сведения о том, работнику какого структурного подразделения выданы денежные средства.

В нашем примере в данной строке проставляем прочерк.

Далее в той же строке в соответствующей графе указывается код этого структурного подразделения.

В нашем примере в данной строке проставляем прочерк.

В графе «Номер документа» указывается порядковый номер расходного кассового ордера с начала года.

В нашем примере проставляем «80».

В графе «Дата составления» указывается дата выписки кассового ордера, которая совпадает с датой совершения хозяйственной операции, то есть выдачей денежных средств.

В нашем примере «09.08.02».

В графе «Дебет/ код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, по которому расходуются денежные средства (в том случае, если организация применяет систему кодирования).

В нашем примере документ заполняется небольшой организацией, которые как правило не применяют кодирование. Поэтому в данной графе ставим прочерк.

В графе «Дебет/ корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета (и субсчета), по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы организации.

В нашем примере операция отражается по дебету счета «71».

В графу «Дебет, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если в организации предусмотрено применение таких кодов

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графу «Кредит» заносится номер счета, с кредита которого списывается сумма денежных средств.

В нашем примере «50».

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается сумма денежных средств (цифрами), которая должна быть выдана из кассы организации.

В нашем примере проставляем «3000–00».

В графу «Код целевого назначения» записывают код назначения использования выданных средств.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

Читайте также:  Оприходование металлолома от списания основных средств: особенности учета и примеры проводок

В строке «Выдать» указываются фамилия, имя, отчество лица, которому выдаются денежные средства.

Согласно п.16 Порядка ведения кассовых операций выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится по доверенности представителю организации, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после названия организации, выдавшей доверенность на получение денежных средств, получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру.

Если выдача денег производится по ведомости, перед росписью в получении денег в ведомости кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение платежной (расчетно-платежной) ведомости.

В нашем примере следует указать «Мочалиной Ирине Васильевне».

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции.

Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций предприятия могут выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

В нашем примере по строке «Основание» записываем «На хозяйственные нужды».

По строке «Сумма» записываются суммы денежных средств, которые выдаются из кассы.

При этом сумму рублей указывают прописью, с заглавной буквы и с начала строки, а копейки указывают цифрами. Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его заполняют прочерком.

В нашем примере в строке «Сумма» записываем «Три тысячи руб. 00 коп.»

По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления, например авансовый отчет, приказ (распоряжение) руководителя организации, заявления, счета и т.п.

В нашем примере «Служебная записка главного бухгалтера от 6 августа 2002 года».

После заполнения расходный кассовый ордер подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или лицо, на то уполномоченное.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

В нашем примере на прилагаемой к расходному ордеру служебной записке есть разрешительная запись и подпись директора предприятия, поэтому расходный ордер подписывает только главный бухгалтер.

Расходный кассовый ордер передается в кассу для выдачи по нему денежных средств.

При получении расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

  • наличие на документах и подлинность подписи руководителя и главного бухгалтера;
  • правильность оформления документов;
  • наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные средства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью, с заглавной буквы, с начала строки, сумму копеек цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.

При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

В нашем примере записываем «Три тысячи руб. 00 коп.».

Проставляем дату

«9» августа 2002 г. Подпись——.

В соответствие в п.15 Порядка ведения кассовых операций при выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или другой документ), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и забирает расписку получателя. Такой порядок обязательно применяется в случае, если денежные средства выдаются представителю другой организации по доверенности, если денежные средства выдаются физическому лицу по договору подряда и т. д.

Если документ, заменяющий расходный кассовый ордер, составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

В следующей строке расходного кассового ордера кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.

В нашем условном примере проставляем «пропуск № 50605. выданный отделом кадров ООО „Люмьер“ 14 декабря 2001 г.»

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Кассир заполняет строку «Выдал кассир», где расписывается и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы).

В нашем примере это кассир ООО «Люмьер» Чернова Е.Н,.

После выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер остается в кассе.

Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, получающим деньги, запрещается (п.19 Порядка ведения кассовых операций).

Читайте также:  Если отпуск выпал в выходной или праздничный день, как считать отпускные

Рассмотрим на примере оформление поступления денежных средств в кассу предприятия.

Согласно п.13 Порядка ведения кассовых операций прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, формы № КО-1, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

Лицу, внесшему наличные деньги в кассу предприятия выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на то уполномоченного, и кассира, заверенная печатью предприятия.

Пример

.

20 августа 2002 года экспедитор ООО «Люмьер» (код по ОКПО для условного примера 18075761) Мочалина Ирина Васильевна сдала в кассу предприятия 120 руб. (неистраченную сумму по авансовому отчету № 12 от 15 августа2002 г.).

Получение указанных денежных средств было оформлено приходным кассовым ордером № 27. Деньги в кассу получила кассир Чернова Е. Н. Главный бухгалтер предприятия Степанова А. Г.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии.

В строке «Организация» указывается полное наименование организации.

В нашем примере проставляем «ООО «Люмьер».

Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код организации по ОКПО, который присваивается организации отделом статистики.

В нашем примере «18075761».

В следующей строке приходного кассового ордера указывается наименование структурного подразделения организации, в котором производится данная операция. Эта строка заполняется в том случае, если в организации имеются обособленные структурные подразделения со своей кассой. Также в эту строку могут быть занесены сведения о том, от какого структурного подразделения получены денежные средства, например, от какой торговой точки поступила выручка.

В нашем примере в данной строке ставится прочерк.

Далее в этой же строке в соответствующей графе указывается код этого структурного подразделения.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графе «Номер документа» указывается порядковый номер приходного кассового ордера. Как правило, кассовые ордера нумеруются с начала календарного года.

В нашем примере проставляем «27».

В графе «Дата составления» указывается текущая дата — дата выписки кассового ордера, так как первичный документ должен составляться в день проведения операции.

В нашем примере «20.08.02».

В графу «Дебет» заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства.

В нашем примере проставляем «50».

В графе «Кредит/ код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства (если таковое имеется).

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графе «Кредит/ корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета (и субсчета), по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации.

В нашем примере операция отражается по кредиту счета 71, поэтому в данной графе проставляем «71».

В графу «Кредит, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов предусмотрено в организации.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается сумма денежных средств (цифрами), получаемая в кассу организации

В нашем примере проставляем «120–00».

В графу «Код целевого назначения» записывают код назначения использования поступивших средств Эта графа используется, если организация применяет соответствующую систему кодирования.

В нашем примере ставим прочерк, так как наша организация кодирование не применяет.

Строка «Принято от» заполняется следующим образом:

  • если деньги принимаются от работника организации (в которой составляется приходный кассовый ордер), то указывается его фамилия, имя и отчество,
  • если деньги принимаются от работника сторонней организации, то в этой строке пишем «Принято от Наименование организации через (фамилия, инициалы).» Например,»Принято от ООО «Град» через Толстова Р. О.).

В нашем примере заполнение строки будет следующим:

«Принято от Мочалиной Ирины Васильевны».

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции.

В нашем примере ставим «Возврат неиспользованного аванса».

По строке «Сумма» записывают сумму денежных средств, которые поступают в кассу.

При этом сумму рублей указывают прописью, с заглавной буквы и с начала строки, а копейки — цифрами. Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, его следует заполнить прочерком.

В нашем примере записываем «Сто двадцать руб. 00 коп.».

По строке «В том числе» указывается суммы НДС и НСП которые записываются цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогами, делается запись «без НДС и НСП».

В нашем примере запишем «без НДС И НСП».

По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

В нашем примере «авансовый отчет № 12 от 15 августа 2002 г.».

Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру

Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому кассовому ордеру.

В строке «Организация» указывается полное наименование организации.

В нашем примере «ООО «Люмьер».

В строке «К приходному кассовому ордеру №__» записывается номер заполняемого кассового ордера (который указан в графе «Номер документа»).

В нашем примере проставляем «27».

В следующей строке указывается дата составления приходного кассового ордера: число, месяц (прописью) и год. Эта дата должна совпадать с датой, записанной в графе «Дата составления».

В нашем примере записываем так «от 20 августа 2002 г.».

Строка «Принято от __» квитанции заполняется точно так же, как строка «Принято от _» приходного кассового ордера.

В нашем примере заполнение строки будет следующим:

«Принято от Мочалиной Ирины Васильевны».

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Значение этой строки переписывается из аналогичной строки приходного кассового ордера.

В нашем примере ставим «возврат неиспользованного аванса».

По строке «Сумма» записывают сумму денежных средств сначала цифрами, а затем повторяют эту сумму прописью: рубли указывают прописью, с заглавной буквы, с начала строки, а копейки — цифрами. Если после внесения суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его заполняют прочерком.

В нашем примере проставляем цифрами «120 руб. 00 коп».

Затем пишем прописью «Сто двадцать руб. 00коп.»

По строке «В том числе» указывается сумма НДС и НСП, которые записываются цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются данными налогом, делается запись «без НДС и НСП».

В нашем примере запишем «без НДС и НСП».

После заполнения приходный кассовый ордер и квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным.

Согласно п.20 Порядка ведения кассовых операций при получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

  • наличие на документах подписи главного бухгалтера и подлинность;
  • правильность оформления документов;
  • наличие приложений, перечисленных в документах.

После проверки кассир принимает денежные средства.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Приходные кассовые ордера немедленно после получения по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Получено» с указанием даты (числа, месяца, года).

В приходном кассовом ордере кассир заполняет строку «Получил кассир», где расписывается и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы).

На квитанции кассир ставит дату приема денежных средств, в последней строке квитанции расписывается и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы) и заверяет печатью (штампом) кассира.

На квитанции ставится подпись главного бухгалтера предприятия и указывается расшифровка подписи (фамилия и инициалы).

В нашем примере квитанцию подписывает кассир Чернова Е. Н. и главный бухгалтер Степанова А. Г.

В случае если квитанция к приходному кассовому ордеру выдается представителю другой организации, либо стороннему лицу, то необходимо проставлять печать предприятия.

После получения денег в кассу квитанция к приходному кассовому ордеру выдается на руки сдавшему деньги, а сам кассовый ордер остается в кассе.
СОДЕРЖАНИЕ:
Глава 1. Понятие первичных документов и их место в системе бухгалтерского учета Глава 2. Основные требования при заполнении первичных документов Глава 3. Учет основных средств Глава 4. Учет нематериальных активов Глава 5. Учет материальных ценностей Глава 6.

Учет кассовых операций Глава 7. Учет денежных средств, выданных на административно-хозяйственные расходы Глава 8. Учет рабочего времени и расходов на оплату труда Глава 9. Учет денежных расчетов с населением при торговых операций с применением ккм Глава 10. Учет операций в общественном питании Глава 11. Учет результатов, выявленных инвентаризацией Глава 12. Учет продукции и товарно-материальных ценностей Глава 13. Типичные ошибки и советы по их исправлению Глава 14. Финансовые санкции за нарушение правил оформления Приложения. Бланки и формы в формате Ms word, excel.

Для чего регистрировать деньги в кассовой документации

Финансовые средства вносят в кассу для:

  • зачисления с номинального счета;
  • прибыль за проданный товар;
  • возвращение неизрасходованных денег (выдача под. отчет сотруднику);
  • отдача займов (фидуциарий), выплата компенсации и убытка;
  • взнос соучредителями и основателями денег (уставной фонд).

При любом внесении налички в кассу организации или предпринимателя, оформление ПКО 2021 становится непременной процедурой. Получение финансовых средств без заполнения ПКО считается нарушением закона кассовой дисциплины.

Выборочное или фрагментарное внесение наличных средств по ПКО может стать причиной фальсификации сведений в бухгалтерской и налоговой отчетности. При проведении инспекции эта оплошность будет рассматриваться как грубое правонарушение.

До 2021 года существовала такая система наказания за данное нарушение (штрафное взыскание):

  • от 4 и болем тисяч рублей (физическое лицо);
  • от 40 до 50 тыс. рублей (предприятие).

Согласно Российскому законодательству, калькуляция между учреждениями, юридическими лицами и предприятиями, как правило, производятся по безналичному расчету. Обязательного использования контрольно-кассовых приборов требуют наличные расчеты с физлицами. Каждое учреждение обязуется иметь кассу и оформлять кассовую книгу по общепринятой документоформе.

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Раньше при расчётах через кассу организации использовали унифицированные формы первичной учётной документации КМ-1–КМ-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132):

Но постановление № 132 принято не в соответствии с законом 54-ФЗ, поэтому, по мнению чиновников, применять его необязательно (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, №03-11-11/61091 от 13.08.2019)

Так что организации, которые применяют онлайн-кассы по 54-ФЗ, не обязаны оформлять справки-отчёты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой кассе (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

Напомним, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (п.4.1 Указаний № 3210-У).

Фискальные документы

Фискальными документы — это чеки и отчёты, которые кассовая техника создаёт по установленным форматам (ст. 1.1 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):

  • отчёт о регистрации;
  • отчёт об изменении параметров регистрации;
  • отчёт об открытии смены;
  • кассовый чек (бланк строгой отчётности);
  • кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
  • отчёт о закрытии смены;
  • отчёт о закрытии фискального накопителя;
  • отчёт о текущем состоянии расчётов;
  • подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).

Форматы фискальных документов утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected]

Отдельно стоит сказать о продолжительности смены. По закону работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом расчётов с применением ККТ формируется отчёт об открытии смены, а по окончании расчётов — отчёт о закрытии смены.

При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчёта об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ). Это значит, что смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Можно открыть смену ККТ в один день, а закрыть на следующий день, но при условии, что общая продолжительность смены не превысит сутки. Других ограничений в 54-ФЗ нет, в том числе нет требований, что смену нужно закрывать в какое-то определённое время (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Кассовые операции

Кассовые операции ведет кассир – кассовый или иной работник, определенный руководителем из числа имеющихся тружеников. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров выбирается старший кассир.

В отличие от старого порядка в Положении № 373-П прописано, что руководитель также вправе проводить кассовые операции.

Обратите внимание, что в новом порядке ведения кассовых операций, в отличие от старого, ни чего не говорится о заключении с кассиром договора о полной материальной ответственности. Однако отметим, что заключение письменных договоров о полной материальной ответственности с работниками, непосредственно обслуживающими (использующими) денежные ценности, регламентировано положениями статьи 244 Трудового кодекса.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, а так же типовые формы договоров о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В этом перечне содержатся кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а так же другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить пять лет после года, в котором использовали их последний раз. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Формально организация может уничтожить первичку через пять лет. Но согласно разъяснениям Росархива, первичку с истекшим сроком хранения можно уничтожить только после того, как ее проверит налоговая и другие контролирующие органы, а также аудиторы (письмо Росархива от 26.03.2020 № 7/905).Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Вывод: первичные документы нужны налоговой для подтверждения доходов и расходов и правильного расчета налога. Их нужно хранить 5 лет. Документы оформляет поставщик, важно следить за их правильным оформлением.

Создание кассы предприятия

В программе должна быть зарегистрирована минимум одна касса предприятия. Если вы работаете с разными валютами или в программе заведено несколько разных организаций, то под каждую комбинацию организация/валюта создается отдельная касса.

В открывшемся списке нажимаем Создать. В карточке кассы вводим наименование, организацию и валюту:

Также необходимо включить возможность выдачи денежных средств ДС без указания заявки на оплату и возможность приема и передачи ДС в другие кассы без распоряжения.

Учет кассовых ордеров возможен в основной кассовой книге предприятия, или в отдельной кассовой книге (тогда ее предварительно нужно создать):

Так выглядит карточка кассовой книги:

В моем случае будет использоваться основная кассовая книга.

Правила оформления журнала

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2021 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.

В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий