Когда для командировки нужно письменное согласие работника?

Отправлять в командировку сотрудников порой приходится не только крупным корпорациям, но и представителям малого бизнеса. И, разумеется, расходы на проезд и проживание откомандированного в интересах компании в другой город или даже в другую страну работника оплачивает работодатель. К сожалению, для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения со ставкой 6 %, никаких льгот при расчете единого налога такие затраты не обеспечат. Если же речь идет об «упрощенце» с объектом «доходы минус расходы», то, как и компании на ОСНО, они могут учесть такие затраты при определении налоговой базы.

Содержание

  1. Общие положения о командировках
  2. Как продлить срок командировки
  3. Требуется ли согласие работника
  4. Оформление командировки
  5. Как осуществляется учет рабочего времени в командировке
  6. Допустимые командировочные расходы
  7. Вопрос № 1
  8. Принципы налогового учета командировочных
  9. Все про налоги при длительных командировках
  10. Ближайшие бесплатные вебинары
  11. Прочие расходы в командировке
  12. Вопрос № 5

Общие положения о командировках

Работников каких категорий работодатель вправе направлять в командировку?
Организация вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан, а именно:

  • беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);
  • работников в период действия ученического договора, за исключением случаев, когда командировка связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);
  • работников, которые не достигли 18 лет, исключение — творческие работники и спортсмены;
  • инвалидов, если это противоречит их индивидуальной программе реабилитации;
  • кандидатов, зарегистрированных на участие в выборах;
  • граждан, которые работают на основании гражданско-правовых договоров;
  • работников других организаций (например, которые выполняют работы или оказывают услуги по договору аутсорсинга);
  • отдельные категории работников, если они не дали на командировку письменного согласия (или если дали такое согласие, но командировки запрещены им медицинским заключением).

Подтверждение:ст. 166,ч. 2 ст. 287,ч. 8 ст. 11Трудового кодекса РФ,п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.,письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.
Должна ли организация получать письменное согласие работника на направление его в командировку?

Организация должна получать письменное согласие, если в командировку направляются: – женщины, которые имеют детей в возрасте до трех лет; – матери (отцы), воспитывающие детей до пяти лет без супруга (супруги); – работники, которые имеют детей-инвалидов; – работники, которые ухаживают за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения).

При этом направить таких работников в командировку (с их письменного согласия) можно, только если это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением.

Читайте также:  Производственный календарь на 2021 год, утверждённый правительством РФ

Получая письменное согласие на командировку, работника необходимо письменно уведомить о том, что он вправе отказаться от командирования. Поэтому в данном случае целесообразно оформить единый документ, который будет сочетать в себе и уведомление о возможности отказаться от командирования, и возможность дать согласие. Таким документом может быть уведомление о направлении работника в командировку (см. бланк «Уведомление о направлении в командировку работника, который вправе от нее отказаться»).

Какие гарантии предоставляются командированному работнику?

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно: – сохранение места работы (должности); – сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке; – возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов на проезд, наем жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

На какой срок организация вправе направлять работника в командировку по России?

Этот срок работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в командировочных документах, которые подписывает руководитель (или уполномоченное им на это лицо). А именно: – в приказе о направлении работника в командировку; – в командировочном удостоверении; – в служебном задании.

Максимальный срок нахождения работника в командировке по России законодательством не установлен. Исключение — иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение:п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.,письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

Как продлить срок командировки

Бывают случаи, когда период выполнения служебных обязанностей необходимо продолжить. Это необходимо сделать только с согласия самого сотрудника. Происходит это так:

  • издается приказ о продлении командировки руководителем предприятия (организации);
  • уведомляется изначально работник письменно или устно.

Новый оформленный приказ должен включать в себя информацию о количестве дней необходимых для выполнения работы. По возвращении приказ об изменении сроков командировки, образец которого составляется работодателем, человек подписывает в обязательном порядке.

Если время командировки меняется в большую или меньшую сторону, то работодатель согласно ТК издает распоряжение.

Продление командировки оформляют приказом настолько, насколько необходимо для решения служебных дел.

Требуется ли согласие работника

Все вопросы, касающиеся изменений сроков выполнения служебных поручений, должны быть в обязательном порядке согласованы с сотрудником. Только после его подтверждения переносят даты окончания отъезда, создается новый приказ или вносятся изменения в уже имеющийся.

Читайте также:  Оформление справки для расчета больничного листа с предыдущего места работы

Есть ряд категорий трудящихся, которым оформлять командировочные дни можно только с их согласия:

  1. Родители, детям которых не исполнилось 5 лет.
  2. Работники по ученическому договору.
  3. Женщины с детьми до 3 лет.
  4. Люди с ограниченными возможностями.
  5. Родители, на воспитании которых находится ребенок-инвалид.
  6. Кандидаты на должности в органы законодательной власти.

Беременных женщин в служебные поездки отправлять запрещено.

Во избежание разногласий, при оформлении на работу согласовывается вопрос о том, сможет ли работник выполнять служебные обязанности вдали от дома.

При возникновении спорных вопросов, граждане могут обращаться в суд.

Оформление командировки

Теперь давайте разберемся, как документально оформляется поездка сотрудника. Как и любое действие или решение в рамках организации, тем более если оно связано с кадрами, командировка требует составления вполне конкретного перечня документов.
Нужно ли оформлять служебную записку при направлении работника в командировку?

Оформлять не нужно, за исключением случаев, когда такая обязанность предусмотрена во внутренних документах работодателя (в частности, в учетной политике) и (или) в локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении о служебных командировках).

Форма служебной записки, порядок и случаи ее заполнения законодательством не предусмотрены. Поэтому организация самостоятельно принимает для себя решение, нужно ее оформлять при направлении работника в командировку или нет. Решение о необходимости составления служебной записки следует закрепить в учетной политике организации для целей бухучета и (или) в локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении о служебных командировках). Подтверждение:ст. 8 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.,ч. 2 ст. 5,ч. 1 ст. 8Трудового кодекса РФ.

Кроме того, основания и цели направления работника в командировку указываются в приказе (распоряжении) руководителя о направлении работника в командировку и в служебном задании.

Применение унифицированных форм кадровой документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (с учетом ряда особенностей). То есть работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые он будет применять. Вместе с тем законодательство не запрещает продолжить применение установленных форм унифицированных первичных документов. В любом случае используемые формы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

В зависимости от того, какие формы работодатель решит использовать, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, которые действуют в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит для применения их). В частности, приказ о направлении работника в командировку можно оформлять по форме № Т-9 или форме № Т-9а (применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно), а служебное задание — по форме № Т-10а и руководствоваться указаниями по их применению и заполнению (Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-9, № Т-9а, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.). Данный документ будет являться подтверждением срока, проведенного в командировке. В нем указываются даты прибытия и отбытия, отметку о которых сотрудник должен проставить непосредственно в той компании, куда его отправил работодатель. Однако данное требование распространяется лишь на командировки в пределах России.

Что понимается под служебным поручением при направлении работника в командировку?

Понимается задание командируемому работнику на выполнение определенной работы (совершение определенных действий) в рамках его трудовой функции, обусловленной трудовым договором и должностной инструкцией, которое дает работодатель. Например, провести переговоры, заключить договор, наладить работу оборудования, взять интервью и т. п. Подтверждение:ч. 1 ст. 166,ст. 60Трудового кодекса РФ.

Служебное поручение командируемому работнику должно быть четким и исчерпывающим. Его нужно сформулировать в служебном задании.

В частности, при использовании унифицированной формы служебного задания по форме № Т-10а для формулирования служебного поручения командируемому работнику специально предусмотрены строки в графе 11 этого документа. По возвращении из командировки напротив служебного поручения работник должен написать краткий отчет о его выполнении.

Подтверждение:Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Читайте также:  Какие документы необходимо оформить при повышении зарплаты

Как заполнять приказ о направлении работника в командировку?

Заполнять нужно в порядке, установленном для заполнения формы, которая утверждена для этих целей в учетной политике организации. При направлении работника в командировку составляется соответствующий приказ. В частности, при применении унифицированной формы приказа о направлении работника в командировку (формы № Т-9, № Т-9а) ее графы заполняются в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-9, № Т-9а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

В титульной части приказа по унифицированной форме необходимо привести: – название организации, которая направляет работника (работников) в командировку; – номер и дату составления документа.

В основной части приказа по унифицированной форме нужно указать: – фамилию, имя, отчество и табельный номер работника (работников), которых организация направляет в командировку; – структурное подразделение, в котором работает работник (работники); – должность (специальность, профессию) работника (работников); – место назначения командировки (страну, город, наименование организации); – даты начала и окончания командировки; – срок командировки и ее цель; – источник финансирования расходов, связанных с командировкой (указывается при необходимости); – реквизиты документа, который является основанием для составления приказа (например,служебного задания).

Данный документ заполняет работник кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала). Подписывают его: – работник (работники), который направлен в командировку; – руководитель организации (уполномоченное им на это лицо).

По какой форме составлять командировочное удостоверение?

Применение унифицированных форм кадровой документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным (с учетом ряда особенностей). То есть работодатель вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов, которые он будет применять, в том числе командировочное удостоверение. Вместе с тем законодательство не запрещает продолжить применение установленных форм унифицированных первичных документов. В любом случае используемые формы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

В зависимости от того, какие формы работодатель решит использовать, он может как определить собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, действующими в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России (если утвердит их для применения).

Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, командировочное удостоверение он должен составить по форме № Т-10 (см. Образец). Графы унифицированной формы № Т-10 заполняются в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Все перечисленные документы важны для кадрового учета. С точки зрения учета налогового для подтверждения расходов по командировке принципиальным является лишь наличие командировочного удостоверения. В случае его отсутствия, то есть при пересечении границы, отметки об этом в загранпаспорте будут являться подтверждением факта поездки. Кроме того, для возможности учесть командировочные выплаты при подсчете налоговой базы необходимо, чтобы сотрудник в течение 3 дней после возвращения составил авансовый отчет с перечислением всех своих расходов, а также с приложением всех документов, подтверждающих оплату проезда, проживания и прочих денежных трат в рамках его командировки.

Как осуществляется учет рабочего времени в командировке

Рабочее время командированного сотрудника, как и в случае с работниками в офисе компании, учитывается в табеле по унифицированной форме № Т-13. При внесении в табель сведений о командируемом работнике кадровику следует иметь в виду, что:

1. Рабочие часы в табеле не отражаются (поскольку неизвестно, в какой именно момент времени командируемый приступает к работе в поездке). В документе проставляется условное обозначение К либо код 06.

2. При нахождении в командировке в выходные дни сотрудник в общем случае считается пришедшим в соответствующие дни на работу. Данный факт в табеле отражается с применением условного обозначения РВ или кода 03. Зарплата за этот день начисляется работнику в двойном объеме (либо в обычном, с последующим предоставлением отгула).

Важный нюанс: работодатель вправе попросить сотрудника удостоверить факт работы в выходной день. Если выяснится, что он в выходной день отдыхал, как его коллеги на штатном месте работы, то в табеле отражается условное обозначение В. Зарплата за этот день работнику не начисляется.

Узнать больше о специфике применения унифицированной формы № Т-13 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

Еще один важный нюанс ведения корректного кадрового учета — установление сроков командировки. Изучим его подробнее.

Допустимые командировочные расходы

Какими документами подтвердить понесенные представительские расходы?
Подтвердить можно документами, которые обоснуют тот или иной вид командировочных расходов: расходы на проезд, проживание, суточные.

Законодательством не определен конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать, чтобы обосновать расходы на командировки работников.

Мнение Минфина России и ФНС России: документами, подтверждающими командировочные расходы работника на проезд и наем помещения, могут быть:

– авансовый отчет, утвержденный руководителем организации;

– командировочное удостоверение;

– документы, свидетельствующие о затратах работника на проезд (в т. ч. документы, подтверждающие расходы на приобретение электронного проездного билета), наем жилого помещения и др. (прилагаемые к авансовому отчету). При этом наличие таких документов, как служебное задание и приказ о направлении работника в командировку, для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли не обязательно. Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/764 от 19 ноября 2009 г., № 03-03-05/169 от 14 сентября 2009 г., ФНС России № МН-22-3/890 от 25 ноября 2009 г.

В связи с тем, что командировочное удостоверение оформляется только при командировках по территории России и в страны СНГ, при направлении работника в загранкомандировку в другие государства в наличии должны быть копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. , Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Важно! При однодневных командировках командировочное удостоверение также может отсутствовать.

Для обоснования затрат в виде суточных необходимы документы, оформляемые при направлении работника в командировку (в частности, командировочное удостоверение — при длительной командировке по России, странам СНГ). Дополнительно предъявлять различные чеки и квитанции не нужно. Подтверждение: письма Минфина России№ 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г.,№ 03-03-06/1/206 от 1 апреля 2010 г.,№ 03-03-06/1/770 от 24 ноября 2009 г.

Читайте также:  Табель учета рабочего времени – бланк и образец 2021 года

По какой форме составлять авансовый отчет при возвращении работника из командировки?

Авансовый отчет является первичным документом, с помощью которого работник (в т. ч. направленный в командировку) подтверждает понесенные им расходы на выданные подотчетные денежные средства (ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Составлять авансовый отчет нужно по форме, утвержденной в учетной политике организации для целей бухучета. Организация вправе составлять данный документ по унифицированной форме № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г. Также можно разработать форму авансового отчета самостоятельно (в т. ч. взяв за основу типовой бланк).

В любом случае применяемые организацией первичные документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Однако вернемся к командировкам. Трудовым кодексом предусмотрен строгий перечень статей, по которым командированный работник может претендовать на компенсацию.

Это расходы по проезду, найму жилого помещения и суточные. Оплата питания отдельно не производится. Предполагается, что данные траты входят в состав суточных выплат. Помимо данных расходов компания внутренним нормативным документом может утвердить список дополнительных затрат, компенсируемых работникам. Это могут быть, например, услуги связи, Интернет, такси. Так или иначе, при этом должен соблюдаться принцип экономической обоснованности, то есть лицо, находящееся в командировке, должно производить подобные траты лишь для осуществления служебного задания.

Итак, какие расходы компенсировать работнику, направленному в командировку?

Компенсировать нужно расходы, которые связаны со служебной командировкой. В частности, к ним относятся: – расходы на проезд; – расходы на наем жилья; – суточные; – другие расходы, которые работник произвел с согласия работодателя.

Конкретные размеры, а также порядок возмещения командировочных расходов нужно закрепить в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте, например Положении о служебных командировках).

Подтверждение:ст. 168 Трудового кодекса РФ.

Трудовое законодательство не устанавливает обязанности оплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Организация-работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности (например, разный размер расходов для руководителя организации и его заместителей, руководителей структурных подразделений, остальных работников).

Подтверждение:письмо Минтруда России № 14-2-291 от 14 февраля 2013 г.,п. 3 письма Роструда № 164-6-1 от 4 марта 2013 г.

Для определения размера аванса работнику за весь срок командировки нужно учитывать ее продолжительность, которую можно установить на основании командировочных документов. Например, сумму суточных организация может рассчитать на основании командировочного удостоверения.

Подтверждение:п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.,письмо Минфина России № 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г.

Однако в любом случае конкретная сумма аванса по командировке (с учетом указанных особенностей) определяется в общем порядке руководителем организации (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Вопрос № 1

Иногда при направлении работника в командировку встречаются нетипичные ситуации. Какими нормативными актами следует руководствоваться при решении возникших в этих случаях вопросов?
Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:

— сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок ее исчисления Положением № 922[1] (ст. 139 ТК РФ);

— возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Например, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, для работников федеральных государственных учреждений установлены Постановлением № 729[2].

Правила, определенные в ст. 167 ТК РФ, применяются с учетом особенностей порядка оплаты труда в период нахождения работника в командировке, установленных Положением № 749[3].

Принципы налогового учета командировочных

Все утвержденные траты, как уже было сказано, принимаются при наличии подтверждающих документов при расчете налога на прибыль на общей системе налогообложения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) и единого налога при «доходно-расходной» УСН (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Принцип учета таких расходов и для тех и для других одинаков за исключением одного момента. Общережимные организации отражают затраты согласно дате утвержденного авансового отчета во всех случаях вне зависимости от источника их оплаты. Организации на УСН поступают так же, если расходы на командировку были оплачены из выданного сотруднику аванса. Если часть расходов или даже все командируемое лицо оплатило из своих денег, то отразить их в налоговом учете работодатель-«упрощенец» сможет лишь по факту выплаты возмещения.
Еще необходимо помнить, что командировочные расходы, принимаемые для налогообложения, могут осуществляться только по штатным сотрудникам, работающим в компании на основании трудового соглашения. Затраты на служебные поездки лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера к таковым не относятся. Компенсацию стоимости разъездов для них в случае необходимости следует закладывать в условия договора.

Виды расходов: суточные

Суточные, выплачиваемые работнику, по сути своей — это сумма, на которую он будет удовлетворять личные нужды в командировке. Ее размер должен быть одинаков для всех работников. Выплаты могут различаться лишь по географии поездок, например для командировок по РФ одна сумма, для зарубежья — другая.

При подсчете налога на прибыль или единого «упрощенного» налога расходы на выплаты суточных принимаются в любом размере. Единственное условие — их конкретные размеры должны быть зафиксированы в приказе по организации. Также вне зависимости от величины данный вид командировочного содержания не облагается пенсионными, медицинскими и социальными взносами.

А вот с точки зрения налогообложения данных выплат налогом на доходы физических лиц дела обстоят хуже. Необлагаемый НДФЛ размер суточных установлен в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса, и цифры эти вовсе не велики: 700 рублей в день по России и 2500 рублей для иностранных государств. Все, что выплачивается сверх этих норм, должно облагаться по ставке 13 % и удерживаться из зарплаты работника.

Самолет, поезд, такси

Стоимость проезда работника до места командировки с точки зрения ее учета для «прибыльного» налога значения не имеет. Главное, как уже было упомянуто, — наличие оправдательных документов. Раньше таковым признавался сам билет, а в случае авиаперелета еще и посадочный талон. С набором популярности электронных билетов предоставить в бухгалтерию их «живой» аналог стало затруднительно, поскольку многие компании-перевозчики их просто не выдают. Впрочем, никакой особой проблемы в связи с этим возникнуть не должно. Железнодорожный проезд можно подтвердить контрольным купоном электронного билета, проще говоря, выпиской, полученной в электронном виде при заказе билета через интернет. Об этом, в частности, говорится в опубликованном недавно письме Минфина России от 12 апреля 2013 год № 03-03-07/12256.

Аналогичный бланк маршрут/квитанции, сформированный автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, подойдет и в случае, если в командировку работник полетит самолетом. Правда, как и во времена бумажных билетов, он должен будет приложить к такой распечатке посадочный талон, подтверждающий его перелет по указанному в электронном авиабилете маршруту (письмо Минфина России от 19 апреля 2013 года № 03-03-07/13501).

Помимо стоимости самого проезда в расходы для целей налогообложения включается обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, плата за оформление проездных документов и выдачу постельных принадлежностей в поездах. Все прочие транспортные сборы уменьшают налоговую базу, только если они непосредственно включены в цену билета (письмо Минфина России от 24 июля 2008 года № 03-03-06/2/93).

Стоимость билета не является доходом сотрудника вне зависимости от способа оплаты. Как в ситуации, когда предприятие организует проезд, так и если работник покупает билет сам, а работодатель последствии возмещает ему потраченное, данная сумма не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Вправе ли организация учитывать в составе расходов затраты работника на такси до аэропорта, из которого он отбывает в командировку?

Вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при соблюдении определенных условий.

При расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, организация вправе учитывать затраты на командировки. В частности к ним относятся расходы на проезд к месту командировки и обратно. При этом никаких оговорок и ограничений по виду транспорта, которым работник может добираться до места командировки и обратно, налоговое законодательство не содержит. Подтверждение:пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, обязанность по возмещению работнику любых расходов, связанных с командировкой, если они произведены с разрешения и ведома организации, закреплена в трудовом законодательстве (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.). Затраты работника на такси до аэропорта относятся к расходам на проезд к месту командировки и обратно. Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или внутренними документами организации (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Вывод: затраты работника на такси до аэропорта, из которого он отбывает в командировку, организация вправе учитывать в составе расходов при расчете налога на прибыль.

При этом любые расходы в целях расчета налога на прибыль учитываются только в случае их экономической оправданности и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Обосновать необходимость вызова такси можно, например: – отсутствием прямых маршрутов от места выезда работника до аэропорта; – перерывом в работе общественного транспорта в случае позднего (раннего) отъезда в командировку.

Документально подтвердить расходы можно: – заказом-нарядом на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа; – квитанцией на оплату пользования легковым такси или чеками ККТ; – служебной запиской, в которой работник обоснует причину вызова такси и укажет маршрут следования; – внутренними положениями организации (например, Положением о командировках).

Подтверждение: письма Минфина России№ 03-03-06/1/621 от 4 октября 2011 г.,№ 03-03-06/2/162 от 27 августа 2009 г.,№ 03-03-06/1/505 от 31 июля 2009 г.

Итак, организация вправе компенсировать командированному сотруднику и учесть у себя в налогах расходы на проезд в такси до аэропорта и обратно. Об этом, в частности, говорится в письме финансового ведомства.

Расходы на проживание

Читайте также:  Как составить график работы: образец, виды, порядок оформления и введения в действие

Аналогично не подпадает под обложение всеми «зарплатными налогами» и оплата проживания сотрудника в командировке. Кстати говоря, подобная льгота по НДФЛ распространяется не только на те поездки, когда сотрудник компании отправляется в командировку, представляя коммерческие интересы организации-работодателя, но и когда он едет, допустим, на стажировку в целях повышения собственной квалификации. Об этом говорится в письме Минфина России от 12 апреля 2013 года № 03-04-06/12417.

Для подтверждения расходов на проживание по «прибыльной» базе понадобятся первичные документы, выставленные на имя организации-работодателя гостиницей. Согласно Постановлению Правительства РФ от 6 мая 2008 года № 359, это может быть разработанные самим отелем бланк строгой отчетности. Данный БСО должен обязательно содержать такие реквизиты, как наименование документа, его номер и серию, а также дату составления и оплаты, название, юридический адрес и ИНН организации, его выдавшей, наименование и стоимость услуги, должность и фамилию, имя и отчество лица, ответственного за оформление бланка, его подпись и печать организации.

В большинстве же гостиниц имеется контрольно-кассовая техника, так что вместо БСО факт оплаты номера командированный сотрудник сможет обосновать кассовым чеком. Помимо этого гостиницы должны выдавать документы, подтверждающие сам факт оказания услуги по размещению, а также, если они являются плательщиком НДС, счет-фактуру.

При отражении расходов на проживание следует иметь в виду, что в предоставленных документах не должны фигурировать суммы за организацию питания сотрудника, которое, напомним, оплачивается за счет суточных.

Тут два варианта: или сотрудник договорится с представителями гостиницы, чтобы стоимость завтрака была включена в стоимость размещения, а ссылок на питание в местном ресторане в документе не было вовсе, или выделенные суммы бухгалтеру придется «уложить» в предусмотренные суточные, удержав их из последующих выплат.

Все про налоги при длительных командировках

Сейчас организации нередко направляют своих сотрудников в долгосрочные загранкомандировки. Рассмотрим налоговый учет НДФЛ, страховых взносов, налога на прибыль таких поездок.

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. Согласно п. 4 Положения, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка для выполнения распоряжения руководства организации, следовательно, по мере наступления определенного в целях события, она должна закончиться. На основании принятой несколькими ведомствами СССР «07» апреля 1988 года Инструкцией № 62, был предусмотрен максимальный период командировки в пределах союзных республик – 40 дней.

При этом время, затраченное на поездку, в этот срок не учитывалось. Сотрудники, занимающиеся наладочными, строительными и монтажными работами могли быть направлены в служебные командировки на срок не более одного года (п. 4 Инструкции № 62).

На основе предписаний контролирующих ведомств рекомендовалось придерживаться этих сроков и в случаях, когда работники направлялись с загранкомандировки. Многие работодатели продолжают учитывать эти нормы, что в принципе, не противоречит действующему законодательству.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии с п.3 ст. 217 НК РФ, не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), в т.ч. связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Так же п.3 ст. 217 НК РФ определено, что при оплате налогоплательщику расходов на командировки не включаются в налогооблагаемую базу по НДФЛ:

  • суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных действующим законодательством;
  • фактически понесенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд в аэропорт или на вокзал;
  • комиссионные сборы;
  • сборы за услуги аэропорта;
  • на провоз багажа;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • оплате услуг связи;
  • получению и регистрации служебного заграничного паспорта;
  • получению виз;
  • расходы связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Согласно п.1 ст. 207 НК РФ, налогоплательщиками НДФЛ признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а так же физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ. В соответствии с п.2 ст. 207 НК, налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.
За командированными работниками сохраняются в течение всего времени командировки место работы (должность) и средний заработок, согласно ст. 167 ТК РФ.

Средний заработок, который начисляется командированному сотруднику это своего рода вид гарантии, предусмотренный законодательством, а не вознаграждение за труд. Согласно ст. 209 НК нужно определить источник выплаты этой гарантии, что бы понять является ли она объектом обложения НДФЛ. Ст. 208 НК не позволяет однозначно отнести полученную выплату к доходам, полученным от источников в РФ или от источников за пределами РФ, поэтому руководствуясь п.4 ст. 209 НК обращаемся к разъяснениям Министерства финансов РФ.

И в этом случае есть два мнения Минфина:

1. По мнению ведомства, средний заработок, который сохраняется за сотрудником на время командировки, признается доходом, полученным от источников за пределами РФ. Это мнение закреплено письмом Минфина России от 24 февраля 2021 г. № 03-04-06/10120.

2. Средний заработок, полученный за период длительной загранкомандировки, является не вознаграждением за труд за границей, а всего лишь гарантией, установленной ТК РФ. И потому эти выплаты считаются доходом, полученным от источников в РФ, Письма Минфина России от 20.06.2011 № 03-04-05/6-430, от 05.04.2011 № 03-04-06/6-73, от 24.03.2010 № 03-04-06/6-48.

Исходя из этого, можно рассмотреть два способа учета НДФЛ с суммы среднего заработка, и организациям самостоятельно сделать выбор.

1. Согласно ст. 129, ст. 139 ТК РФ, работник выполняет задание работодателя в рамках своих должностных функций, находясь в служебной командировке, поэтому это вознаграждение трудовых обязанностей. Таким образом, для целей НДФЛ все выплачиваемые сотруднику суммы (включая средний заработок) будут доходом от источников за пределами РФ.
Ведь для квалификации источника получения дохода (за пределами РФ или в РФ) важно именно место выполнения работ, а не кто выплачивает доход (российская или иностранная организация). Эта позиция контролирующих органов закреплена Письмом УФНС России по г. Москве от 29.07.2009 № 20-15/3/[email protected] Если на дату получения дохода командированный сотрудник является резидентом, НДФЛ с суммы среднего заработка организации удерживать не нужно.

Согласно пп.3 п.1 ст.228 НК РФ, с доходов, полученных от источников за пределами России, сотрудни

ки-резиденты должны самостоятельно рассчитывать и платить НДФЛ по ставке 13%. На основании п.3 ст. 228 и п.1 ст. 229 НК РФ, не позднее 30 апреля этот командированный сотрудник-резидент должен подать в налоговую инспекцию налоговую декларацию о доходах, полученных за пределами России. Если командированный сотрудник уплатил налог в бюджет иностранного государства, то согласно ст. 232 НК РФ, эта сумма принимается к зачету в счет уплаты НДФЛ в России. Если же командированный сотрудник утратил статус резидента (т.е., фактически находился менее 183 дней из 12 следующих подряд месяцев на территории РФ) НДФЛ удерживать не нужно, т.к. согласно п.1 ст. 207 НК РФ не возникает объект налогообложения.

При применении этого метода учета НДФЛ возможны споры с контролирующими органами. Не удерживать НДФЛ с «командировочных» доходов – опасный способ для организаций.

2. По мнению Минфина, средний заработок, полученный за период длительной загранкомандировки, является не вознаграждением за труд за границей, а всего лишь гарантией, установленной ТК РФ. И потому эти выплаты считаются доходом, полученным от источников в РФ. Письма Минфина России от 20.06.2011 № 03-04-05/6-430, от 05.04.2011 № 03-04-06/6-73, от 24.03.2010 № 03-04-06/6-48. При такой трактовке получается, что организация является налоговым агентом и обязана исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с сумм среднего заработка командированного сотрудника. До тех пор пока он будет резидентом РФ, НДФЛ с этих выплат надо удерживать по ставке 13% с предоставлением стандартных вычетов, согласно п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, пп. 1, 3 ст. 210, п. 1 ст. 224, п. 2 ст. 226 НК РФ.
Как только работник станет нерезидентом РФ, нужно будет пересчитать НДФЛ по ставке 30% с доходов, полученных с начала года, и уже без предоставления стандартных вычетов, на основании пп. 1, 4 ст. 210, п. 3 ст. 224, п. 3 ст. 226, ст. 216 НК РФ.

Этот способ учета НДФЛ считается оптимальным, он редко вызывает споры с контролирующими органами.

Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ. Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ. П. 3 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:

  • при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
  • нахождение командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, не включается в облагаемый НДФЛ доход работника компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):

  • стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;
  • работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке;
  • комиссия за услуги аэропортов;
  • стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
  • провоз багажа.

При отсутствии документов НДФЛ не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 разд. 3 ст. 217 НК РФ: «При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке».
Согласно ст. 420 НК РФ, объектом обложения страховыми взносами признаются трудовые отношения. Трудовыми отношениями не являются:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения, расходы на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (за исключением обслуживания в барах, ресторанах, номере)
  • оформление виз, паспортов, ваучеров, приглашений;
  • консульские, аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта.

Эти виды выплат не являются объектом обложения СВ. Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты, согласно п. 2 ст. 422 НК РФ. Суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами, эта сумма должна быть учтена в расходах организации при формировании базы по налогу на прибыль.
Взносами на травматизм суточные не облагаются полностью. При этом не важно, превышает или нет установленный работодателем уровень суточных, в соответствии с п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Это мнение закреплено письмом ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Согласно ст. 252 НК РФ, признать командировочные расходы в налоговом учете можно только если они экономически оправданы и документально подтверждены. На основании пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль учитываются следующие виды расходов, произведенных работником:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения, расходы на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах (за исключением обслуживания в барах, ресторанах, номере)
  • суточные;
  • оформление виз, паспортов, ваучеров, приглашений;
  • консульские, аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта.

Суммы суточных учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Они включаются в состав затрат в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами компании, приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. д. Для целей налогообложения прибыли суточные не нормируются. При расчете налога на прибыль учитываются только документально подтвержденные расходы, согласно п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимаются.
Согласно пп.49 п.1 ст.264 НК РФ, при формировании базы налога на прибыль учитываются средние заработки командированных работников, как другие расходы, связанные с производством и реализацией.

Ближайшие бесплатные вебинары

  • 23.08.2021
    Дробление бизнеса 2021: законность, ошибки, ответственность
  • 25.08.2021
    Пять способов взыскать долг: все о дебиторской задолженности
  • 26.08.2021
    Обзор самых важных налоговых споров-2021. На что обратить внимание

Прочие расходы в командировке

Вправе ли организация учитывать в составе расходов затраты на оплату делового ужина с партнерами, проведенного в ресторане во время командировки?
При расчете налога на прибыль организация может учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, редставительские расходы, поименованные в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ (пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). К ним относятся, в частности, затраты, которые связаны с проведением официальных встреч, приемов (в т. ч. завтраков, обедов или иных аналогичных мероприятий), обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах. При этом возможность учесть указанные расходы не зависит от места проведения таких мероприятий.

Вывод: затраты на оплату делового ужина с партнерами, проведенного в ресторане во время служебной (производственной) командировки, следует признавать при расчете налога на прибыль в порядке, предусмотренном для учета представительских расходов.

При этом представительские расходы в целях расчета налога на прибыль учитываются только в случае их экономической оправданности и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Подтверждение: письма Минфина России№ 03-03-06/2/11897 от 10 апреля 2013 г.,№ 03-03-06/1/675 от 1 ноября 2010 г.,№ 03-03-06/1/759 от 16 ноября 2009 г.

Вопрос № 5

Подлежат ли оплате часы сверхурочной и ночной работы во время командировки?
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Из статьи 99 ТК РФ следует, что сверхурочной является работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени — ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

Основанием для привлечения к сверхурочной работе является приказ (распоряжение) работодателя. Если соответствующий приказ не издавался, но установлено, что устное распоряжение кого-либо из руководителей имелось, работу также следует считать сверхурочной (Письмо Минтруда РФ от 14.11.2013 № 14-2-195).

При этом работа сверх установленной продолжительности рабочего времени лиц с ненормированным рабочим днем не считается сверхурочной.

Если работник во время командировки привлекался к работе в ночное время и сверхурочно, то оплата производится в повышенном размере в силу ст. 152, 154 ТК РФ.

Сверхурочная работа и работа в ночное время должны компенсироваться повышенной оплатой:
— сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере;

— каждый час работы в ночное время (с 22.00 до 06.00) не ниже размеров, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Минимальный размер повышения оплаты труда за работу в ночное время в размере 20% часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время установлен Постановлением Правительства РФ от 22.07.2008 № 554.

В связи с тем, что работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника, в случае выполнения работником в командировке сверхурочной работы в табеле учета рабочего времени необходимо проставлять и количество фактически отработанных часов.

По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Конкретные размеры повышения оплаты сверхурочной работы и работы в ночное время устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работника, трудовым договором.

[1] Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

[2] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений».

[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий