Какой проводкой отражается приобретение материальных ценностей под отчет

Содержание

  1. Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником
  2. Типовые проводки по 71 счету
  3. Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки
  4. Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности
  5. Проводки по расчетам с подотчетными лицами: таблица
  6. Итоги
  7. Выдача в подотчет: оформляем документы

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.
Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У ЦБ внес ряд изменений в порядок ведения кассовых операций. Так, например, организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2021 — 2021 годах».

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Читайте также:  Инвентаризация резерва на оплату отпусков: образец

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале «Проверяйте реквизиты в документах подотчетника, чтобы не “попасть” на НДФЛ».

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Как оформить доверенность на получение ТМЦ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

ДтКтОписаниеДокумент71Выданы средства наличными через кассуРасходный кассовый ордер71Перечислены средства на банковскую картуПлатежное поручение71Выданы средства со специальных банковских счетовБанковская выписка71Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую картуБанковская выписка7150.3Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировкуРасходный кассовый ордер

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

ДтКтОписаниеДокумент5071Возврат средств сотрудником наличными через кассуПриходный кассовый ордер71Зачисление остатка средств на специальный банковский счетБанковская выписка71Зачисление остатка средств в иностранной валютеБанковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

ДтКтОписаниеДокумент2071Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производстваАвансовый отчет, подтверждающие документы71Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производстваАвансовый отчет, подтверждающие документы71Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление бракаАвансовый отчет, подтверждающие документы71Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производстваАвансовый отчет, подтверждающие документы

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

ДтКтОписаниеДокумент4471Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лицаАвансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

ДтКтОписаниеДокумент1071Поступили материалы, приобретенные подотчетным лицомАвансовый отчет4171 Поступили товары, приобретенные подотчетным лицомАвансовый отчет

Приобретение материалов через подотчетное лицо: проводки

Бухгалтерские проводки приобретения ТМЦ подотчетным лицом будут отличаться в зависимости от следующих факторов:

  • выдана ли работнику доверенность от имени организации;
  • является ли продавец ТМЦ плательщиком НДС или нет.

Рассмотрим каждый из этих случаев подробно.

Как возместить перерасход по авансовому отчету, читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

Читайте также:  Убытки на будущее: нюансы переноса в налоговом учете

  • Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
  • Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

  • Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
  • Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
  • Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
  • Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Проводки по расчетам с подотчетными лицами: таблица

Резюмируем рассмотренные выше проводки в сводной таблице:

ДебетКредит Содержание операции50 «Касса»52 «Валютные счета»Деньги в валюте получены кассу71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»Работнику выданы денежные средства из кассы (в рублях, в валюте)71 «Расчеты с подотчетными лицами»51 «Расчетные счета»
55 «Специальные счета в банках»Работнику перечислены безналичные подотчетные средства71 «Расчеты с подотчетными лицами»50.3 «Касса» (денежные документы)Работнику выдан билет на поезд, самолет (или иной денежный документ)07 «Оборудование к установке»
08 «Вложения во внеоборотные активы»

10 «Материалы»

11 «Животные на выращивании и откорме»

15 «Заготовление и приобретение матценностей»

41 «Товары»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»Признаны расходы по авансовому отчету на приобретение внеоборотных активов, ТМЦ20 «Основное производство»
23 «Вспомогательные производства»

25 «Общепроизводственные расходы»

26 «Общехозяйственные расходы»

44 «Расходы на продажу»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»Признаны расходы по авансовому отчету производственного характера91 «Прочие доходы и расходы»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Признаны по авансовому отчету не связанные с производством расходы60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Работник оплатил поставщику подотчетными деньгами за ранее поставленные товары (либо в качестве аванса в счет будущей поставки)50 «Касса»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Работник вернул остаток подотчетных сумм в кассу организации51 «Расчетные счета»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Работник вернул остаток подотчета безналичным способом71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»
51 «Расчетные счета»Компенсирован перерасход работнику (наличными, на банковский счет)94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Работник не вернул работодателю в срок разницу между подотчетной суммой и подтвержденными расходами70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»Работодатель удержал невозвращенную разницу из зарплаты работника73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»Невозвращенная сумма переведена на счет прочих расчетов с персоналом (при несогласии работника вернуть долг)76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»Невозвращенная бывшим работником сумма переведена на счет расчетов с разными дебиторами91 «Прочие доходы и расходы»76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»Не возвращенная дебиторская задолженность списана (включена в прочие расходы)71 «Расчеты с подотчетными лицами»91 «Прочие доходы и расходы»Долг организации перед работником включен в прочие доходы по истечении срока исковой давности на его взыскание

Итоги

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Выдача в подотчет: оформляем документы

Шаг 1. Издаете приказ о подотчетных лицах, где указываете фамилии или должности работников.

Как его оформить, читайте в статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2021 — 2021».

Шаг 2. Работник пишет заявление или руководитель предприятия подписывает распоряжение на получение им денег под отчет.

Образец такого заявления см. в статье «Составляем заявление на подотчет — образец 2021 — 2021 годов».

Шаг 3. Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму.

Читайте также:  Как правильно рассчитать нормы расхода топлива по приказу Минтранса

Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную на расходы сумму. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетником авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Как оформить авансовый отчет, детально рассказали эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

С формой авансового отчета можно ознакомиться в статье .

Как его правильно заполнить, вы можете узнать из материала «Образец заполнения авансового отчета в 2020 — 2021 годах».

Фирма может составить и утвердить свою форму отчета. В ней должны быть обязательные реквизиты, указанные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Подотчетное лицо обязано приложить к отчету оправдательные документы (чек, квитанции, акт приемки-передачи, накладную ТОРГ-12, железнодорожные и авиабилеты, платежные поручения и др.).

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий