Как списываются канцтовары: причины списания канцелярских товаров, образцы и требования документального оформления

Списание канцтоваров и их документальное оформление в бухгалтерском учете – важный процесс, потому что сложно представить себе организацию, в которой совсем нет письменных принадлежностей. Любой контакт с клиентом, особенно личный, подразумевает подписание бумаг, печать договоров и скрепление листов между собой. Складские операции тоже включают много бумажной работы. Трудно представить себе офис без ручек, а любую контору без печати. Но всякий предмет выходит из строя и заканчивается в какой-то момент.

Содержание

  1. Что можно относить к канцелярским товарам
  2. На какой из счетов отнести канцтовары и как принять их к учету
  3. На какой субсчет отнести канцтовары и каким образом потом их оприходовать
  4. Засчитываем весь приход как одну штуку
  5. Приемка по количеству
  6. Как вести учет без счета 10
  7. Акт на списание канцелярских товаров
  8. Кто имеет право использовать
  9. Зачем его оформлять
  10. Причины и основания для списания канцтоваров в акте — образец и примеры
  11. В какой момент составляется и кто будет применять
  12. Основные средства или материалы?
  13. Готовые решения для всех направлений
  14. Ответы на распространённые вопросы
  15. Как списать канцелярские товары: документальное оформление в бюджетном учреждении
  16. Законодательные акты по теме
  17. Списанные канцтовары — документальное оформление в рб (расхождения бюджета)
  18. Как правильно составить приказ о списании материальных ценностей
  19. Какие проводки должны быть
  20. Списание материалов в производство в 1С
  21. Требование-накладная
  22. Проводки
  23. Отчет производства за смену
  24. Проводки
  25. Из каких этапов состоит оформление покупки канцелярских товаров
  26. Поступление канцелярских принадлежностей: бухгалтерские проводки
  27. Рекламная продукция
  28. ОСНО: налог на прибыль

Что можно относить к канцелярским товарам

Сюда обычно причисляют все приспособления, которые предназначены для написания, оформления и печати документации.

Среди основных экземпляров:

  • ручки и карандаши;
  • фломастеры, маркеры, текстовыделители;
  • бумага, белая и цветная;
  • картон;
  • блокноты, блоки для заметок.

Отдельно стоит учесть скрепляющие детали:

Читайте также:  Первичные документы по учету заработной платы в 2021 году

  • скрепки, скобы;
  • клей;
  • папки, дела, скоросшиватели.

Сложно представить предприятие без устройств. Среди организационной и механической техники:

  • пишущие машинки;
  • калькуляторы;
  • сканер;
  • дырокол;
  • степлер.

Также нельзя забывать о шкафах, в которых все это будет стоять, о школьных портфелях и прочих видах изделий, которые можно отнести на этот счет.

В этой категории находится рекламная продукция, которая выдается работникам для распространения и использования. Списывать следует все, что находится на балансе и в реальности уже было израсходовано.

На какой из счетов отнести канцтовары и как принять их к учету

Основной – 10, под названием «Материалы». Их появление должно быть зафиксировано по дебету на субсчете 10.09, но есть и другие варианты.

Каким бы типом ни прошла оплата, проводки следует вписать в подобном виде:

Процедуры Дт Кт В соответствии с чем Оплачивается канцелярия 60 51 Прикрепляется документация от банка Все переносится в складские помещения 10.09 60 ПКО ф. М-4 либо накладная от поставщика с подписью МОЛ НДС на приобретение канцелярии 19 60 СФ от поставляющей организации Учет входящего НДС 68 19 Обрабатывается АО 60 71 Авансовая документация Оприходуется КТ 10 60 Ф. М-4 Входящий НДС 19 60 Бумаги, которые подтверждают приход НДС учтен 68 19 Чек, в котором выведен НДС отдельно

На какой субсчет отнести канцтовары и каким образом потом их оприходовать

В работе организации применяют два разных способа:

  • каждая позиция с указанием цены и количества;
  • обособляется однородная группа, в качестве примера можно привести разные папки или письменные принадлежности.

Стоит помнить, что 1 способ более достоверный, к нему нет вопросов у налоговых органов. Его просто использовать, если приобретается много канцелярии, но в расход сотрудникам она отправляется постепенно, небольшими порциями. Еще один плюс метода – можно рассчитывать потребность для обеспечения нормального рабочего процесса.

Основные проводки будут связаны со счетами Дт 10 и Кт 60 и 71. Нет большой разницы в том, на какой субсчет все зачислять, главное – отразить свое желание вести дела определенным способом в УП.

Засчитываем весь приход как одну штуку

Если был выбран этот вариант, то все зачисляется как 1 единица и списывать будут так же. Чтобы пользоваться подобным путем, нужно издать приказ, на его основании канцелярия будет приниматься и сразу же уходить на нужды.

В этом случае ПКО скрепляется с копией товарной накладной от поставщика, это позволит при необходимости отследить поступление.

Чтобы снять с учета, крепят заявки работников к накладной или другому подобному документу.

Среди плюсов – удобство применения. Но этот метод способен спровоцировать массу вопросов у налоговой инспекции.

Приемка по количеству

Это еще один вариант, который используют не так часто. Здесь считать будут только купленный объем, без названий и формы. Выглядеть это будет как «Канцелярка, 15 шт.». Это удобно, но может создать вопросы из-за большой разницы в стоимости. Например, списание одного кресла обойдется во много раз дороже, чем шариковой ручки.

Читайте также:  Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи

Как вести учет без счета 10

В практике иногда бухучет ведется без «Материалов». Обычно данный способ избирается, когда планируется тут же использовать КТ на нужды компании. И эти расходы допускается записывать в виде услуг на затраты. Все это расписывается бухгалтерскими проводками, где Дт 25-26 и 44, а Кт считается как 60 и 71.

Если в этом алгоритме будут использоваться только незначительные суммы, то у налоговых служб не появляется вопросов. Но если на это регулярно тратится много денег и статья часто повторяется, то подобная ошибка спровоцирует интерес проверяющих.

Трудности могут появляться и в случае, если необходимо вычесть сумму входного НДС, ведь покупку не приняли к учету по правилам.

Еще одна сложность заключается в попытке отследить, что именно и в какой цех или отдел было потрачено. При проверке будет очень сложно понять, какие работники заказывают слишком много, приобретение для какого подразделения обходится дорого и неоправданно.

Акт на списание канцелярских товаров

Если канцелярия была куплена за деньги фирмы, то со временем необходимо ее списать, чтобы купить новую. Главное – правильно заполнить этот документ и провести его по всем стандартам, установленным в компании. Оформление этой бумаги – обязательная часть процедуры, это бланк первичной бухгалтерии.

Кто имеет право использовать

Это распространенная форма снятия с учета, которая активно применяется малым, средним и крупным бизнесом в равной мере, так как списать канцтовары появляется потребность у каждого предприятия. Здесь не играет роли система налогообложения.

Зачем его оформлять

Довольно часто компании, которые регулярно приобретают «канцелярку», относят ее на расходы в тот момент, когда покупают. Но это неправильное решение, потому что налоговая служба может выписать штраф, так как в таком случае налог на прибыль становится больше. Инспектор не признает это расходами, которые относятся к основной деятельности без повода.

Именно составленный документ становится причиной, которое оправдывает снятие товарно-материальных ценностей с учета и позволяет причислять сумму к расходам предприятия. С его помощью появляется возможность официально снизить налоговую базу на все траты такого рода.

Причины и основания для списания канцтоваров в акте — образец и примеры

Многие бухгалтера считают, что проще проводить такую операцию сразу же после покупки КТ. То есть их привозят в компанию, отмечают постановку и тут же относят на расходы по основной деятельности. С одной стороны, так специалист не забывает указать трату. Но с другой периодическое приобретение и постоянное снятие в тот же день становится нарушением.

Когда инспектор будет проводить аудит деятельности, он признает этот метод неверным, пересчитает и перераспределит баланс так, что придется заплатить крупную сумму из-за изменения уровня прибыли.

Поэтому стоит действовать иначе. Как списать канцелярию – убирать материалы по заранее спланированному графику, который установят специальным распоряжением. Еще один вариант – создание приказа руководителя, в соответствии с которым ответственные лица проводят инвентаризацию.

В какой момент составляется и кто будет применять

Эта процедура предполагает, что велся учет от приобретения материалов до снятия с баланса предприятия. Поэтому все операции должны быть и необходимо, чтобы они шли по определенному алгоритму.

Как это оформляется:

1. ТМЦ поступает от поставщика или командировочного работника – пишется ПКО по ф. №4;

Читайте также:  Когда и как проводится реформация бухгалтерского баланса

2. Если необходимо отправить товары в определенное подразделение, то указывается требование-накладная (ф. №11), где есть назначение и количество продукции;

3. Составляется и подписывается документ, перед которым обычно оформляется распоряжение руководства.

Пользоваться подобной бумагой можно каждому предприятию на общем налогообложении и на «упрощенке». То есть они могут снимать с баланса предметы, которые предварительно туда поставили. Но важно, чтобы КТ были в том в объеме, который больше, чем списываемый. В момент инвентаризации до составления акта они тоже обязаны быть на счетах.

Не желательно пускать все это на самотек, так как если не контролировать количества и не приходовать ТМЦ по приходу, то потом и в момент списания появятся проблемы, так как нет оснований для этого. Даже если кажется, что стоимость купленных ручек невелика, постепенно она накапливается и одной операцией ее уже не получится снять с баланса. Недостачи будут расти с каждым месяцем. При этом свести отчетность не получится.

Сейчас есть множество самых разных приказов и рекомендаций от Правительства, которые касаются снятия с учета основных средств и ТМЦ. Обратите внимание на , который раскрывает два приложения:

1. Отражает состояние счетов, на которых будет вестись подсчет;

2. Показывает, как можно использовать бюджетное средство.

Кроме того, в каждой организации обязательно составляются свои внутренние распоряжения, которые помогают регулировать особенности и порядок движения КТ.

Основные средства или материалы?

Отнесение материальных ценностей к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) входит в компетенцию образовательного учреждения, которое самостоятельно принимает решение исходя из установленных в учетной политике способов ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, функциональной и экономической направленности производимых расходов, принимая во внимание положения инструкций №157н[1], 162н[2], 174н[3], 183н[4], СГС «Основные средства»[5] и СГС «Запасы«[6].

Главным критерием в данном случае будет срок полезного использования. Если он превышает 12 месяцев, то канцелярские принадлежности включаются в состав основных средств, если нет — в состав материальных запасов.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Читайте также:  Корректировка расчетов с учредителем на сч. 210.06 в программе «1С:БГУ 8»

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. В фирме канцелярские товары приобретаются работниками, которые зачастую предъявляют товарные чеки без расшифровки с записью “канцтовары” и числом купленных единиц. Как проводить это документы?

Разрешается принимать канцелярские принадлежности к учёту как единицу, не разбивая на отдельных позиции. Однако, имеется риск того, что налоговая инспекция будет оспаривать включение таких расходов в список затрат.

Вопрос №2. Нужно ли списывать канцелярские товары, которыми пользуются при работе сотрудники, но которые были выпущены с целью проведения рекламной акции и содержат логотипы и слоган компании?

Да, такие канцтовары также списываются в общем порядке.

>Приказ о списании концелярских товаров

98 Методуказаний по бухгалтерскому учету МПЗ (утв. Приказом № 119н от 28.12.2001, Минфин РФ), который дает организации право отпускать материалы в подразделения, не указывая назначение.

В этом случае происходит только их внутреннее перемещение, но нет подтверждения об их израсходовании, а значит и основания для включения их в расходы. Акт списания канцтоваров закроет этот вопрос. Если же в ф. № М-11 было указано назначение канцтоваров, то акт списания можно не составлять. Форма и образец акта Бланк акта предприятия могут разработать самостоятельно, так как типовой формы не предусмотрено.

Отражение реквизитов должно базироваться на ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. и сведениях из п. 98 Методуказаний.

Форма акта обязательно утверждается (п.

4 ПБУ 1/2008) в виде приложения к учетной политике.

Как списать канцелярские товары: документальное оформление в бюджетном учреждении

Важно здесь проверять, что снимается с учета и в каком количестве, потому что у налоговой обязательно вызовут вопросы 10 калькуляторов каждый месяц, которые использует отдел из 2 человек.

Чаще производится покупка мелких КТ за наличный или безналичный расчет, в первом случае это обычно приобретение подотчетным лицом, во втором – перевод на расчетный счет в пользу поставщика.

Неважно, будут они передаваться на склад или сразу пойдут на использование работниками, следует произвести их оприходование в бухучете. Для этой процедуры специалисту понадобится:

  • накладная;
  • кассовый и товарный чеки.

На основании первого документа бухгалтер составит ПКО, в котором будут указаны наименования всех КТ, которые были приобретены. Также прописываются единицы измерения и количества приобретенных штук. Вписывается материально ответственное лицо, которое осуществило покупку и то, на чей склад зачисляется товар.

Шапка ведомости будет выглядеть так:

№ Ф. И. О. сотрудника Ед. изм. Объем Подпись

Ее заполняет МОЛ, когда выдает со складских помещений людям в расходование. В конце месяца он закрывает ее, сверяет наличие по факту с виртуальными остатками, и передает в бухгалтерию. Эти бумаги допускается закрывать в другой период, если это установлено внутренним распорядком.

На основании этого файла бухгалтер составляет требование-накладную на списание канцтоваров. Она отражает общие выданные КТ и подшивается к остальным документам месяца.

Стоит помнить, что, если организация небольшая и работников, которые пользуются КТ, не много, то ведомость необязательна. Когда движение канцелярии небольшое, можно сразу пользоваться требованием-накладной и списывать на этом основании. В дополнение составляется акт.

Руководитель проверяет заполнение и количество указанных экземпляров КТ, смотрит на наличие проведения документации в бухучете. Если все правильно, то затраты включаются в траты считается списанной.

Законодательные акты по теме

Рекомендуется изучить следующие документы:

ДокументНазваниеп. 93 Методических указаний по учёту МПЗО списании канцтоваров при передаче работникам на основании требования-накладной по форме № М-11п. 13.3 ПБУ 5/01, Информационное сообщение Минфина от 24.06.2016 № ИС-учётО списании канцтоваров в расходы по обычным видам деятельности в момент покупки без бухгалтерских проводок (при упрощённом бухучёте)п. 73 Методических указанийО закреплении выбранного метода списания канцтоваров в учётной политике компании

Списанные канцтовары — документальное оформление в рб (расхождения бюджета)

Чтобы правильно провести эту операцию, нужно ввести данные:

  • наименование страховой компании;
  • дата, в которую была отправлена продукция;
  • номер телефонограммы о том, что был вызван отправитель, и число, в которое она была составлена;
  • объем мест;
  • как выглядит упаковка;
  • единицы, в которых проводится измерение;
  • номер паспорта.

Стоит отметить, что в договоре можно прописать другие бумаги, которые будут составляться в случае выявления отклонений.

Читайте также:  Списание задолженности: бухгалтерский и налоговый учет

Как правильно составить приказ о списании материальных ценностей

Кроме материально-ответственного лица в нее входят еще 2-3 человека. Назначение председателя комиссии.

Заверяется личной подписью генерального директора и печатью. По результатам деятельности комиссии составляется акт о списании, который отдается в бухгалтерию для снятия ресурсов с баланса предприятия. Муниципальное предприятие «Гордорстрой» занимается ремонтом дорог.

Для укладки бордюра используется цемент, который доставляется на автомобилях компании. 21 апреля 2021 года машина, который управлял водитель Успешный Н.Д., поломалась во время движения. и прораба Фараонова Е.

Другой вариант – не учитывать каждую позицию отдельно, а писать «Канцтовары» и указывать количество.

Пока ехала аварийная служба, цемент успел застыть, и его пришлось утилизировать. Чтобы списать 10 тонн цемента, была составлена комиссия из начальника автоколонны Мудрого К.Н., бригадира Бугра К.Ф.

Это экономит время. Но так невозможно контролировать запасы канцелярки. К тому же к такому укрупненному учету инспекторы предъявят претензии. Во-первых, стоимость некоторых позиций может сильно различаться.

Возьмем, к примеру, простую шариковую ручку и картридж для принтера. Ручка стоит 10–20 руб., а картридж – 1000 руб.

и даже больше. Во-вторых, канцтовары не всегда сразу отдают работникам. Часть остается у секретаря или на складе.

А списать в расходы можно только ту канцелярку, что сотрудники уже получили и используют. А если вся поставка учитывается как единица, то как делить товары?

Оптимальный вариант – учитывать канцтовары по однородным группам.

Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.

ФАЙЛЫ

Какие проводки должны быть

Сначала стоит определить, куда могли пойти материалы. В каждой организации таких путей много, всегда есть возможность списать их куда-то:

  • в качестве основы для производства продукции;
  • станет упаковкой для ГП;
  • один из вспомогательных расходников для изготовления конечного продукта;
  • способствует ликвидации вышедших из эксплуатации основных средств;
  • используется администрацией в их деятельности;
  • пригодился для строительства ОС.

В зависимости от того, на что было израсходовано какое-то количество ручек или шкафов, меняются данные проводок:

  • Дт 20 – Кт 10 – когда сырье отправляется в производственный цех;
  • Дт 25 – Кт 10 – материалы перешли в ремонтный отдел;
  • Дт 26 – Кт 10 – бухгалтерия получила офисную бумагу;
  • Дт 44 – Кт 10 – выдавалась тара для ГП;
  • Дт 91-2 – Кт 10 – выделены канцтовары для ликвидации определенного основного средства;
  • Дт 94 – Кт 10 – списывались недостающие (недостача) КТ.

Списание материалов в производство в 1С

Списать материалы в производство в 1С можно несколькими способами:

  • документом Требование-накладная в разделе Производство – Выпуск продукции – Требования-накладные;
  • документом Отчет производства за смену в разделе Производство – Выпуск продукции – отчеты производства за смену.

Требование-накладная

Документ Требование-накладная используется, если материалы списываются общим количеством в производство, без разделения на определенный выпуск продукции.

Организация производит обувь женскую.

23 января материалы списаны в производство по требованию-накладной:

  • заготовки для подошвы — 2 000 шт.;
  • ткань — 500 м².

Учет ведется с использованием субконто Продукция на счете 20.01. При расчете себестоимости применяется плановая стоимость готовой продукции.

В учетной политике организации по БУ и НУ установлен способ списания материалов по средней себестоимости.

Как списать материалы в производство в 1С — пошаговая инструкция →

Списание в производство в 1С оформите документом Требование-накладнаяв разделе Склад — Склад — Требования-накладные.

Если используете субконто Продукция на счете 20.01, то снимите флажок Счет затрат на закладке «Материалы». Эту аналитику можно заполнить только на вкладке Счет затрат.

  • на вкладке Материалы укажите данные об использованных материалах, их количестве, счете учета;
  • на вкладке Счет затрат заполните: Счет затрат — счет 20.01 «Основное производство», т.е. счет на котором учитываются прямые расходы, относящиеся к выпуску продукции;
  • Номенклатурные группы — вид продукции, в нашем примере Обувь женская;
  • Статьи затрат — статья затрат Вид расхода в НУМатериальные расходы;
  • Продукция — готовая продукция, на выпуск которой будут использованы материалы.

Проводки

Документ формирует проводки:

  • Дт 20.01 Кт 10.01 — стоимость материалов списана на производственные расходы по методу По средней.
  • Варианты выпуска продукции и их отличия при расчете себестоимости
  • Выпуск готовой продукции по плановым ценам по новой методике: с использованием субконто Продукция. Материалы списываются без спецификации
  • Выпуск готовой продукции без плановых цен по новой методике: с использованием субконто Продукция. Материалы списываются без спецификации

Отчет производства за смену

Разберем нюансы списания материалов в 1С при выборе документа Отчет производства за смену.

23 января произведена продукция Босоножки женские «Кейт» (1 000 пар.). Материалы списаны в производство по спецификации №1, норма расхода на 1 пару:

  • заготовки для подошвы — 2 шт.;
  • ткань — 0,5 м².

Списание в производство в 1С — пошаговая инструкция →

В нашем случае списание материалов в 1С оформляем непосредственно в момент выпуска продукции (выпуск ГП).

Выпуск ГП в 1С отразите документом Отчет производства за смену в разделе Производство – Выпуск продукции – Отчеты производства за смену.

В документе укажите Счет затрат, на котором учитываются прямые расходы и наименование готовой продукции.

В этом документе списание материалов осуществляется на вкладке Материалы. Если заполнили на вкладке Продукция графу Спецификации, то по кнопке Заполнить вкладка Материалы автоматически заполнится данными об использованных материалах, их количестве, счетах учета, статье затрат, продукции и номенклатурной группе.

Если учет затрат по продукции в 1С не ведете, а в плане счетов 1С субконто Продукция не удалено, то графа Продукция заполнится автоматически и ее надо очистить вручную.

Проводки

Документ формирует проводки:

  • Дт Кт 20.01 — оприходована продукция;
  • Дт 20.01 Кт 10.01 — стоимость материалов списана на производственные расходы методом По средней.

Если в течение месяца после списания материалов будут еще их поступления на склад, то рассчитанная себестоимость при списании МПЗ в конце месяца скорректируется.

  • Варианты выпуска продукции и их отличия при расчете себестоимости
  • Выпуск готовой продукции по плановым ценам по старой методике: без использования субконто Продукция. Материалы списываются по спецификации

Из каких этапов состоит оформление покупки канцелярских товаров

Вся процедура заключается в нескольких последовательных действиях:

  • Сначала покупается изделие, обязательно получается кассовый и товарный чеки.
  • Составляется ПКО, без которого не получится оприходовать «канцелярку».
  • Потом купленные вещи отправляются на склад или в отдельных случаях напрямую запросившему отделу. Если действия совершались через склад, то сначала оформляется типовая ф. №4, потом выдается все по требованию-накладной с обязательной отметкой в ведомости.
  • Последним действием жизни КТ на территории компании станет акт списания и отнесения на расходы предприятия. Помните, что документ можно составить в свободной форме, это не унифицированная бумага. Но лучше, если внутри фирмы будет составлен шаблон, по которому все будет происходить каждый раз.

Мы рассмотрели, как правильно списывать канцелярские товары, чтобы не вызывать вопросов у налоговой и корректно вести учет всех купленных КТ в организации. Это необходимо, чтобы не допускать ненужных потерь и издержек, ведь даже если кажется, что потраченная на канцелярию сумма минимальна, ее все равно нужно учитывать. Постепенно она накапливается и оказывается серьезной статьей расходов, поэтому советуем следить за ней.
Количество показов: 27301

Поступление канцелярских принадлежностей: бухгалтерские проводки

Как и другие материалы, канцелярские товары будут учтены на счете 10, а субсчёт выбирается на усмотрение бухгалтера. Читайте также статью: → «Бухучет по счету 10: проводки, примеры. Поступление и списание материалов». Выбор Кредита зависит от способа покупки:

Приобретение через поставщикаПокупка подотчётным сотрудникомД 10 К 60Д 10 К 71

Рекламная продукция

Бывает, что в хозяйственной деятельности для работы сотрудникам выдают канцтовары, предназначенные для рекламных акций предприятия (на ручках, блокнотах и других товарах нанесены логотипы и другие данные организации). Для налогового учета их стоимость тоже можно отнести на расходы. При этом не будут действовать ограничения, предусмотренные для определенных рекламных затрат. (вывод из постановления, как пример, ФАС Московского округа № КА-А40/17593-10 от 31.01 2011 г.).

Затраты на канцтовары могут учитывать как компании, находящиеся на общем режиме налогообложения, так и «упрощенцы», которые платят налог с объекта по схеме «доходы минус расходы». Опорный нормативный акт — ст. 346 п.1 подпункт 17 (НК РФ).
(Размер: 30,0 KiB | Скачиваний: 6 215)

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). При методе начисления сделайте это сразу в момент приобретения (п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы на канцтовары учтите, только если они оплачены (п. 3 ст. 273 НК РФ). Подробнее об этом см. Какие прочие расходы, связанные с производством и реализацией, учитывать по налогу на прибыль.

Совет: во избежание споров с проверяющими стоимость канцтоваров учтите в расходах при расчете налога на прибыль в момент их передачи в подразделение.

При включении затрат в налоговую базу они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если организация признает расходы на приобретение канцтоваров, оприходованных на склад, но еще не списанных в подразделения, проверяющие могут их оспорить (как затраты, не связанные с деятельностью, направленной на получение дохода). Во избежание этого стоимость канцтоваров относите на расходы только после оформления их отпуска для использования в деятельности (по требованию-накладной по форме № М-11 или акту (отчету)).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение канцтоваров. Организация применяет общую систему налогообложения

4 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2 000 руб. на покупку канцтоваров для организации (бумаги, степлеров, ручек и т. д.). Иванова действует от имени организации по доверенности.

5 апреля Иванова приобрела канцтовары на всю подотчетную сумму. В этот же день руководитель «Альфы» утвердил ее авансовый отчет, а бухгалтер оприходовал полученные материалы. Вместе с авансовым отчетом Иванова представила в бухгалтерию счет-фактуру с выделенной суммой НДС (305 руб.), накладную и кассовый чек.

7 апреля все канцтовары были переданы в отдел маркетинга на основании требования-накладной. В ней кладовщик указал назначение использования канцтоваров – обеспечение текущей деятельности структурного подразделения. Поэтому бухгалтер списал их на затраты в момент отпуска со склада.

В бухучете «Альфы» сделаны следующие записи.

4 апреля:

Дебет 71 Кредит 50 – 2 000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

5 апреля:

Дебет 60 Кредит 71 – 2 000 руб. – оплачена поставщику стоимость канцтоваров;

Дебет 10-9 Кредит 60 – 1695 руб. (2 000 руб. – 305 руб.) – оприходованы канцтовары;

Дебет 19 Кредит 60 – 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 305 руб. – принят к вычету входной НДС.

7 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-9 – 1695 руб. – учтена в составе общехозяйственных расходов стоимость канцтоваров.

В апреле при расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» включил стоимость канцтоваров (1695 руб.) в состав прочих расходов.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на канцтовары, приобретенные в розницу через подотчетника? В товарном и кассовом чеках стоимость материалов отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене.

Ответ: нет, нельзя.

В налоговом учете можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документами, оформленными по требованиям законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом в каждом таком первичном учетном документе должны быть, в частности, количественные и стоимостные измерители (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Документом, в котором не расшифрованы вид, количество и цена приобретаемого товара, подтвердить понесенные расходы не удастся.

При этом, чтобы признать расходы на канцтовары, помимо товарного и кассового чека нужно иметь авансовый отчет сотрудника.

Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Совет: при расчете налога на прибыль затраты на канцтовары можно признать в расходах, даже если в кассовых и товарных чеках не расшифрованы вид, количество и цена товаров. Объясняется это следующим.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены не только теми документами, что оформлены в соответствии с законодательством, но и теми, что косвенно подтверждают понесенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, организация вправе учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы на канцтовары на основании кассового и товарного чека, даже если в них стоит общая сумма, уплаченная за все приобретенные товары без расшифровки. И при этом имеется авансовый отчет сотрудника.

Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 2 октября 2008 г. № А55-911/2008 и от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32).

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий