Как правильно составить положение о командировках

Согласно нормам ст. 8 Закона о бухгалтерском учете совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику. Учреждение самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами. При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами.

В случае если в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета федеральными стандартами не определен способ ведения бухгалтерского учета, такой способ самостоятельно разрабатывается исходя из требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами. Одним из объектов бухгалтерского учета являются командировочные расходы. Инструкция № 174н устанавливает правила отражения данных расходов в учете. По командировочным расходам вопросы, как правило, возникают в отношении:

  • документального подтверждения расходов (можно ли на основании туристической путевки принять расходы на проживание, нужен ли посадочный талон на самолет и т. д.);
  • оплаты расходов, если работник задержался в командировке;
  • нормы возмещения расходов.

Для того чтобы отрегулировать данные вопросы, рекомендуем прописать правила их решения в учетной политике учреждения.
Прежде чем привести пример Положения об учетной политике учреждения, напомним, что согласно п. 5 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете учетная политика должна применяться последовательно из года в год. Внесение изменений в учетную политику производится только в следующих случаях (п. 6 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете):

1) при изменении требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;

2) при разработке или выборе нового способа ведения бухгалтерского учета, применение которого приводит к повышению качества информации об объекте бухгалтерского учета;

Читайте также:  Положение о порядке установления выплат стимулирующего характера

3) при существенном изменении условий деятельности экономического субъекта.

В целях обеспечения сопоставимости бухгалтерской (финансовой) отчетности за ряд лет изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения.

Ниже приведем примерную форму приложения к учетной политике, которая в учреждении устанавливает правила возмещения командировочных расходов.

Но прежде заметим, что в приложении приведены в том числе нормативные документы, которые применяются для учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, и которые не распространяют свою юридическую силу на учреждения, финансируемые из бюджетов других уровней бюджетной системы. В то же время учреждения, финансируемые из бюджетов субъектов РФ, муниципальных образований, вправе в своей учетной политике использовать данные актов, тогда их положения будут применимы в отношении учреждения. При этом должны соблюдаться следующие условия:

– нормы, изложенные в нормативных актах, разработанных для федеральных учреждений, устраивают учреждение субъекта РФ, муниципального образования;

– нормативные акты субъектов (муниципальных органов власти), регулирующие данные вопросы, отсутствуют.

Содержание

  1. Положение о служебных командировках
  2. Обязательно ли разрабатывать
  3. Общие положения
  4. Типичные нарушения
  5. Продолжительность командировок
  6. Структура Положения
  7. В Положении о направлении сотрудников в командировки должны быть следующие содержательные разделы:
  8. Документооборот при направлении работников в командировки
  9. Как разработать положение о командировках в организации
  10. Структура положения о командировках в организации
  11. Требования к оформлению положения о командировках
  12. Оформление командировок в организации (видео)
  13. Возмещение командировочных расходов
  14. Что такое командировка
  15. Обязанности, права и ответственность работника
  16. Что написать в разделе «Общие положения»?
  17. Заключительные положения
  18. Ограничения направления в командировки
  19. Кого нельзя направлять в командировки
  20. В каких случаях потребуется письменное согласие работника
  21. Ограничения для иностранных работников

Положение о служебных командировках

Настоящее Положение вводится в целях урегулирования отношений, возникающих при предоставлении гарантий командируемым работникам: выплата суточных, возмещение расходов, связанных с проездом и наймом жилого помещения, сохранением заработной платы на время командировки работника и должности.
Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия предоставления командировочных расходов, являются:

  • Трудовой кодекс;
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете);
  • Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
  • Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»;
  • Приказ Минфина РФ от 21.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами) государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»;
  • Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н «Об утверждения Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».

Обязательно ли разрабатывать

В самих организациях с целью регламентации служебных поездок разрабатывается локальный нормативный акт, который принято называть «Положение о служебных командировках». При его составлении стоит опираться на вышеупомянутое Положение… от 13.10.2008 № 749. Рассмотрим, обязателен ли он?

Трудовое законодательство не содержит указания на то, что документ с таким названием должен существовать в каждой организации. Тем не менее, ч. 4 ст. 168 ТК РФ гласит, что размер компенсаций работникам за траты, совершенные ими в разъездах по долгу службы, разрешается оформлять согласно внутреннему нормативному акту фирмы.

Понятно, что разработка такого документа понадобится организациям, деятельность которых постоянно требует присутствия рабочих в различных местах — в городах нашей страны или даже за границей.

Нужды в составлении положения нет лишь в том случае, если начальник не отправляет сотрудников в служебные поездки и даже не планирует это делать.

Также если организация является микропредприятием и работодатель заключает с рабочими типовые трудовые договоры, то локальные акты, в том числе Положение о командировках, он может не разрабатывать. Указание на это содержится в ст. 309.2 ТК РФ. Но в этом случае начальник обязан включить в контракты всю необходимую информацию, в том числе и по рассматриваемому поводу.

Общие положения

1.1. Настоящее положение устанавливает основные правила направления работников БУЗ «Центр оценки качества образования» в служебные командировки (далее – командировки).
1.2. Под «работниками» понимаются физические лица, заключившие с БУЗ «Центр оценки качества образования» трудовые договоры.

1.3. Под «командировкой» понимается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия (иного уполномоченного лица) на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Не признаются командировками поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, если соответствующие условия зафиксированы в должностных инструкциях либо в трудовых договорах, заключенных с ними.

Читайте также:  Инструкция: разбираемся в статусах электронных больничных

1.4. Функции по документальному оформлению командировок (направления в командировки), координации работ по подготовке работников в командировки, а также учет командировок, возлагаются:

  • на начальника отдела, работник которого направляется в командировку;
  • на начальника отдела кадров;
  • на главного бухгалтера.

Типичные нарушения

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.
Некоторые работодатели:

  • направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
  • не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
  • требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
  • не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
  • не издают приказ о направлении в командировку.

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб. В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла. В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу №77-9АП).

Продолжительность командировок

2.1. Продолжительность командировки работника (работников) определяется руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом), а в отношении руководителя учреждения – учредителем на основании целей и задач, которые предстоит решить работнику (работникам).
2.2. Продление срока командировки работника (работников) допускается в случае производственной необходимости на основании приказа руководителя учреждения (иного уполномоченного лица).

Отмена предстоящей командировки по причинам, не зависящим от работника, также оформляется приказом.

2.3. Досрочное возвращение работника из командировки ввиду различных причин согласовывается с непосредственным руководителем.

Оплата командировочных расходов производится за время фактического нахождения в командировке.

2.4. Фактическое время пребывания работника (работников) в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки, включая выходные и праздничные дни, приходящиеся на время командировки.

Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

2.5. Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, вылета самолета, отхода автобуса, иного транспортного средства с места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – следующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Время убытия и время прибытия транспортного средства определяется по местному времени.

2.6. Время нахождения в пути определяется по существующему расписанию движения транспортного средства, включая время задержки командированного в пути следования по независящим от него причинам и время на пересадки.

Факт задержки командированного в пути следования по не зависящим от него причинам должен быть заверен штампом и подписью должностного лица вокзала, станции, пристани, аэропорта.

Читайте также:  Кто платит, а кто тратит: кормящие страну автономные округа, триллионы от Москвы и забирающий свое Татарстан

2.7. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Вопрос о явке на работу в день отъезда и в день прибытия из командировки, равно как вопрос о предоставлении другого дня отдыха в случае отъезда работника в командировку по распоряжению руководителя в выходной день, решается по договоренности с непосредственным руководителем.

2.8. В случае временной нетрудоспособности работников во время командировки дни временной нетрудоспособности в продолжительность командировки не засчитываются. Факт временной нетрудоспособности, послуживший причиной несвоевременного прибытия работника из командировки, должен быть удостоверен в установленном порядке (выписан больничный лист). При временной нетрудоспособности работника в период командировки ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы на наем жилого помещения (за исключением того времени, когда работник находился на лечении в стационаре) в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.

Структура Положения

В Положении о направлении сотрудников в командировки должны быть следующие содержательные разделы:

  1. Общие положения. Данный раздел является вводным и содержит перечень основных понятий. В нем должно быть зафиксировано, какие поездки признаются командировками, на кого распространяется действие документа, кто может быть направлен в служебную поездку, кто несет ответственность за принятие решения о направлении сотрудника, распространяется ли Положение о командировках на зарубежные поездки или действует только для поездок внутри страны. В данном разделе также можно определить, какие поездки не считаются командировками: если должность сотрудника предполагает разъездной характер работы или во время поездки он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.
  2. Сроки командировок. В этом разделе необходимо установить максимальную и минимальную продолжительность служебной поездки. Важной частью данного раздела считается описание процедуры продления срока командировки: кто принимает решение о продлении, какие документы нужно оформить, как произвести оплату расходов, вызванных продлением поездки. Аналогично нужно описать и процедуру досрочного возвращения. Кроме того, Положение о командировках регулирует то, как определяется дата выезда, прибытия и время нахождения в пути, и определяет, обязательна ли явка сотрудника на работу в день отъезда или приезда.
  3. Порядок согласования командировки. Данный раздел раскрывает порядок согласования служебной поездки и составления документов, которые необходимы для ее оформления.
  4. Командировочные расходы. В этом разделе следует определить, какие расходы оплачиваются сотруднику в деловой поездке, как определяется размер суточных, как возмещаются транспортные расходы и телефонные переговоры, как оплачиваются расходы по бронированию и найму жилого помещения, какие факторы являются определяющими при расчете аванса.
  5. Гарантии при направлении работников в служебные командировки. Этим разделом работодатель гарантирует сотруднику, что на весь период служебной поездки за ним сохраняется рабочее место и средний заработок. Здесь также необходимо указать режим работы и отдыха в командировке, включая порядок работы и оплату труда в праздничные дни и законные дни отдыха.

Документооборот при направлении работников в командировки

3.1. Основанием для направления работников в командировку является приказ руководителя учреждения (иного лица, уполномоченного соответствующей доверенностью).
3.2. Ответственность за подбор и подготовку работников, направляемых в командировки, в том числе групповые, несут руководители структурных подразделений (непосредственные руководители работников). При принятии решения о направлении подчиненного работника в командировку руководитель оценивает профессиональную подготовку работника для решения поставленных задач, его способность успешно выполнять служебные поручения и достойно представлять интересы организации.

3.3. Отдел кадров с учетом ст. 203, 259, 264 и 268 ТК РФ согласовывает приказ о направлении работника (работников) в командировку.

3.4. Руководитель структурного подразделения (непосредственный руководитель работника) ставит в известность работника о его направлении в командировку и проводит подробный инструктаж работника.

3.5. Служебное задание (унифицированная форма Т-10а) оформляется и утверждается руководителем отдела.

3.6. Отдел кадров готовит приказ и командировочное удостоверение о направлении работника в командировку (унифицированная форма Т-9 или Т-9а).

3.7. Приказ и командировочное удостоверение секретарь представляет на подпись руководителю предприятия.

3.8. Командировочное удостоверение (унифицированная форма Т-10) выписывается в одном экземпляре на основании утвержденного приказа и передается на подпись руководителю учреждения (иному уполномоченному лицу).

3.9. Подписанное руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом) и заверенное печатью организации командировочное удостоверение выдается работнику накануне планируемого выезда в командировку.

3.10. Денежный аванс перед отъездом работника в командировку выдается работнику за три рабочих дня до отправления работника в командировку в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов на наем жилого помещения и суточных, на основании командировочного удостоверения и приказа.

3.11. Авансовый отчет (ф. 0504049), заполненный с указанием перечня первичных документов, подтверждающих произведенные расходы (транспортные документы, квитанции, чеки ККТ, счета, счета-фактуры и т. д.), работник обязан представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

К авансовому отчету работником прилагаются:

– командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

– служебное задание и отчет о его выполнении;

– все подтверждающие первичные документы, пронумерованные в порядке записи в отчете.

Расходы на проезд воздушным транспортом подтверждаются маршрут-квитанцией, поскольку согласно Приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Посадочного талона для подтверждения расходов на проезд воздушным транспортом не требуется.

Расходы на проживание могут быть подтверждены работником не только формой 3Г, но и другими документами (договором найма жилого помещения и др.).

3.12. Остаток неиспользованного аванса сдается работником в кассу по приходному кассовому ордеру (ф. 0310001) в течение трех рабочих дней с момента утверждения авансового отчета. А если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выплачивается работнику из кассы по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

Как разработать положение о командировках в организации

Никаких строгих законодательных требований к содержанию этого документа нет. Включить в него работодатель вправе всё, что сочтёт нужным. Однако значительно упростит задачу использование в качестве исходника типового текста Положения (). Затем по желанию его можно дополнить и другими разделами, вытекающими из специфики конкретной компании.

При выборе образца имеет смысл отдавать предпочтение наиболее свежим вариантам, разработанным после 2015 года. Дело в том, что в 2015 году при внесении очередных корректив в уже упомянутое Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Из текста в его последней редакции, в частности, были исключены требования обязательно оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчёты о проделанной работе в командировке. Например, подтверждением дат отъезда в командировку и возвращения из неё теперь служат исключительно билеты и, например, если сотрудник использовал для поездки служебный или личный транспорт, маршрутные листы, а командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, которое прежде было обязательным, стало излишеством. Впрочем, если вы по старинке продолжаете использовать эту необязательную бюрократию, нарушения в этом нет.

Структура положения о командировках в организации

Обычно при составлении Положения о командировках для организации ориентируются на такую типовую структуру:

  1. Общие положения. Здесь раскрываются основные понятия и термины, используемые в документе. В этом разделе имеет смысл, руководствуясь положениями действующего законодательства, прописать, какие поездки являются командировками, а какие нет, работники каких категорий не могут быть направлены в командировку (Трудовым кодексом запрещено командировать беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников), а какие — могут только с их согласия и т. п.
  2. Порядок оформления служебной командировки. Обычно в этом пункте прописывается порядок документооборота в связи с командировками и разграничиваются зоны ответственности структурных подразделений компании и/или конкретных должностных лиц — например, за что отвечает бухгалтерия, а за что — служба персонала, и в какой последовательности документы по командировке должны передаваться между подразделениями. Оговаривается обычно, что основанием для командировки служит соответствующий приказ руководителя организации, может быть отсылка и к установленной форме приказа. Прежде командировки должны были фиксироваться в специальном внутреннем журнале. Теперь такого требования в законе нет, но если работодатель продолжает его использовать, стоит отразить в тексте и это обстоятельства. Раздел может содержать отсылку к типовым формам приказов и других локальных документов, однако допускается и использование собственных вариантов. В этом случае отдельно прописываются требования к ним. В частности, такие документы могут содержать:
      цель командировки;
  3. ожидаемый результат;
  4. способ поездки (вид транспорта (поезд, самолёт, автобус, водное транспортное средство, факт использования личного или служебного транспорта, если применимо, расчёт затрат на горючее при использовании личного или служебного транспорта);
  5. вид используемого во время командировки жилья: гостиница, съёмная квартира, помещение, предоставляемое на безвозмездной основе работодателем или принимающей стороной, иной вариант (например, при поездке в город, где у работника есть родственники, тот останавливается у них);
  6. срок командировки, здесь имеет смысл прописать, что в ситуации, когда точную дату возвращения работника спрогнозировать затруднительно, указывается примерная, а суточные для выдачи аванса рассчитываются на основе неё;
  7. полное или частичное возмещение затрат на командировку за счёт принимающей стороны, например, клиента.
  8. Сроки командировки. Здесь простора для творчества нет, поскольку этот момент жёстко регламентирован Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749: даты приезда и отъезда определяются по билетам или маршрутным листам.
  9. Порядок оплаты труда работников во время командировки, компенсации командировочных расходов, гарантии работникам в связи с командировками. Здесь, как и в случае с предыдущим пунктом, надо ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ и упомянутого правительственного Постановления. В этом же разделе есть смысл прописать, какие расходы считаются командировочными и подлежат возмещению, в каких случаях для их возмещения обязательны первичные бухгалтерские документы (билеты, счета, квитанции и т. п.), а в каких можно обойтись без них. Перечень командировочных расходов определён на законодательном уровне и включает:
      затраты на проезд;
  10. наём жилья;
  11. суточные. В этом пункте имеет смысл прописать и их размер. Законодательно он неограничен ни верхним, ни нижним пределом, но надо учитывать, что с их части, превышающей 700 рублей в сутки для поездок по России и 2,5 тысячи рублей при загранкомандировках, взимаются НДФЛ и взносы во внебюджетные фонды.
  12. Порядок предоставления отчётности о командировке. Срок предоставления отчётности регламентирован Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и составляет три дня после возвращения из командировки. А вот формы отчётных документов, которые могут быть как типовыми, так и собственной разработкой работодателя, могут быть оговорены в этом разделе. Здесь же прописываются требования к документам, подтверждающим расходы каждого вида (билеты, счета, чеки, бланки строгой отчётности и т. п.). Если для возмещения перерасхода в организации принято требовать письменное заявление работника, в разделе Положения, посвящённом отчётности, есть возможность закрепить это на нормативном уровне. На случай, когда в командировке работник использовал не весь выданный аванс, проговаривается порядок возврата его остатка. Он может быть, например, внесён наличными в кассу или удержан из ближайшей зарплаты. На практике чаще всего предусматриваются оба варианта.

    Читайте также:  Новые размеры максимального пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет в 2021 году — расчет суммы, примеры, таблица

    Одним из вариантов отчётного документа по завершении командировки может быть служебная записка

  13. Дополнительные разделы по усмотрению работодателя. В них могут быть прописаны, например, обязанности работника во время командировки, дополнительные гарантии, предоставляемые ему работодателем, если применимо, санкции за несвоевременное предоставление отчётности и отсутствие подтверждающих документов и т. п.
  14. Заключительные положения. В них может содержаться порядок вступления Положения о командировках в силу (например, с момента утверждения первым лицом компании и издания им соответствующего приказа), отсылки к другим локальным актам и действующему законодательству РФ по тем или иным вопросам и т. п.

К Положению о командировках могут прилагаться также принятые в организации формы различных документов: форму приказа о направлении работника в командировку, авансового отчёта, командировочного удостоверения, журнала учёта командировок, заявлений о возмещении перерасхода или варианте приёма неиспользованного остатка аванса и т. п. Каждая такая форма представляет собой отдельное приложение с уникальным номером: приложение 1, 2, 3 и т. д.

Возможность отправки в командировки физических лиц, которые не являются сотрудниками фирмы, а состоят с ней в гражданско-правовых отношениях, прописывать в Положении о командировках бесполезно. Этот вариант исключён Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в тексте которого чётко сказано, что в командировку может быть направлен только сотрудник, с которым заключён трудовой договор. Если же у компании возникает надобность направить в командировку человека, состоящего с ней в отношениях гражданско-правового характера и возместить ему расходы на такую поездку, проблема решается на уровне гражданско-правового договора или дополнительных соглашений к нему.

Требования к оформлению положения о командировках

Каких-либо специфических требований к графическому оформлению этого локального нормативного акта нет. Достаточно придерживаться общих стандартов делопроизводства. Если в конкретной фирме практикуется особый корпоративный стандарт, к этому документу он применим в той же мере, как и ко всем другим локальным документам.

При графическом оформлении Положения о командировках достаточно придерживаться общих стандартов делопроизводства

Оформление командировок в организации (видео)

Возмещение командировочных расходов

5.1. В расходы, которые работодатель возмещает направленному в командировку работнику, входят:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

5.2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, провоз багажа) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных первичными проездными документами, но не выше стоимости проезда:
а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего типа.

Командированному работнику также оплачиваются расходы на проезд транспортом общего пользования (в том числе такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

В исключительных случаях, по согласованию с руководителем, при отсутствии билетов для проезда транспортом и необходимости срочного выезда в командировку могут быть приобретены проездные билеты более высокой категории, чем это установлено п. 5.2 настоящего Положения. Факт отсутствия билетов должен быть документально зафиксирован.

5.3. При отсутствии у работника первичных проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, оплата производится по стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа;

5.3. Расходы на наем жилого помещения, включая бронирование, дополнительные услуги гостиниц (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами) возмещаются работнику по фактическим расходам за одноместный гостиничный номер (стандартный, улучшенный) на основании первичных подтверждающих документов.
При отсутствии у работника первичных документов, подтверждающих расходы на проживание, возмещение производится в размере 200 руб. в сутки.

Не возмещаются расходы на проживание в случае предоставления направленному в командировку работнику бесплатного помещения. Расходы на наем жилого помещения возмещаются работнику со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются бухгалтерией на основании отметок в командировочном удостоверении.

5.4. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размер суточных в день при командировках на территории РФ составляет 700 руб. Работникам, выехавшим в командировку и возвратившимся из нее в тот же день, суточные не выплачиваются, оплата проезда производится на основаниях, указанных в п. 5.2 настоящего Положения.

5.5. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя возмещаются работнику по фактическим расходам. Осуществление дополнительных расходов с ведома работодателя означает, что письменного разрешения от работодателя не было получено, но интересы учреждения требовали их произвести и администрация знала о необходимости таких расходов и допускала их.

Возмещение расходов на телефонные переговоры, которые работник ведет в период командировки, возможно только при документальном подтверждении того, что эти переговоры были связаны с решением производственных вопросов. Для этого вернувшийся из командировки работник должен приложить к авансовому отчету счета телефонной станции с расшифровкой (с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры), счета-фактуры, чеки ККТ об оплате, иные документы (договоры, информационные письма и т. п.), в которых указаны соответствующие телефонные номера. Производственная направленность таких переговоров должна быть подтверждена резолюцией непосредственного руководителя на составленной работником служебной записке.

5.6. Если командированный работник по окончании командировки по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы на наем ему не возмещаются, суточные за время остановки работника по собственному желанию в месте командирования не выплачиваются.

Что такое командировка

Разберемся, как определяется этот термин в Трудовом кодексе РФ. Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности (часть 1 ст. 166 ТК РФ). Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя с выдачей служебного задания. Если сотрудник занимает должность, которая подразумевает постоянное выполнение трудовых обязанностей в отъезде, это не служебная поездка (это разъездная работа). На время командировки за работником сохраняется его должность, рабочее место, заработная плата.

Обязанности, права и ответственность работника

6.1. Командируемый работник обязан:

  • сообщить в отдел кадров о медицинских противопоказаниях к выезду в командировки и представить медицинское заключение;
  • подготовиться к командировке (изучить информационно-аналитические и иные материалы, знание которых необходимо для выполнения служебного задания, подготовить необходимые материалы, получить устные и письменные инструкции от своего непосредственного руководителя);
  • после прибытия в место командировки уведомить своего непосредственного руководителя о своем прибытии и обустройстве в месте проживания любым доступным способом;
  • в месте командировки представиться должностному лицу организации, в которую он командирован, предъявить командировочное удостоверение и иные документы, подтверждающие его представительство от имени организации;
  • находясь в месте командировки выполнить ее цели, указанные в служебном задании;
  • получить все необходимые отметки в командировочном удостоверении в месте командировки. Возможность проставления в командировочных удостоверениях отметок гостиниц решается в каждом конкретном случае;
  • сдать непосредственному руководителю отчет об итогах выполнения служебного задания по форме Т-10а в день явки на работу после возвращения из командировки;
  • сдать в бухгалтерию командировочное удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие производственные расходы в сроки, установленные настоящим Положением.

6.2. Работник имеет право:

  • досрочно возвратиться из командировки по согласованию с руководителем структурного подразделения (непосредственным руководителем);
  • рассчитывать на помощь руководства организации в затруднительных ситуациях (при возникновении сложностей с приобретением проездных билетов др.).

Что написать в разделе «Общие положения»?

В этом разделе нужно отразить порядок применения положения, указать отношения, регулируемые данным актом, дать определение основным понятиям.

При составлении акта необходимо руководствоваться ТК РФ и НК РФ, другими законами и подзаконными нормативными источниками. В частности, механизм направления работников в служебные командировки предусмотрен постановлением Правительства №749 от 13.10.2008. При подготовке положения специалист, которому поручено это задание, может взять за основу постановление Правительства №749, дополнительно прописав при этом особенности рабочих поездок для сотрудников конкретной организации.

В «Общих положениях» обычно наводится список основных терминов, таких как:

  • служебная командировка (можно использовать определение, данное в ст. 166 ТК РФ, согласно которому служебной командировкой признается поездка нанятого лица по поручению нанимателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы);
  • место постоянной работы;
  • командировочные расходы;
  • авансовый отчет;
  • денежный аванс.

Заключительные положения

7.1. К работнику в порядке, установленном ст. 192 – 193 ТК РФ, может быть применено дисциплинарное взыскание:
– за несвоевременную сдачу или оформление документов, перечисленных в п. 7.1.7 – 7.1.8 настоящего Положения;

– за отсутствие в командировочном удостоверении отметок (подписей и печатей) учреждения (учреждений), в которые был командирован работник.

7.2. По всем иным вопросам, не урегулированным настоящим Положением, применяется действующее трудовое законодательство.

  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Ограничения направления в командировки

Кого нельзя направлять в командировки

Запрещается направлять в командировки:

  • Беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
  • Работников в возрасте до 18-ти лет (ст. 268 ТК РФ);
  • Лиц, с которыми заключен ученический договор – в командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

В каких случаях потребуется письменное согласие работника

Следующий круг лиц допускается направление в командировку только с их письменного согласия:

  • Женщин, имеющий детей в возрасте до трех лет (ст. 259 ТК РФ);
  • Матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ст. 259 ТК РФ);
  • Работников, имеющих детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ);
  • Работников, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
  • Отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)

Ограничения для иностранных работников

Временно проживающие и временно пребывающие иностранцы не имеют права осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъектов РФ, на территории которых им выдано разрешение на работу или патент или разрешено временное проживание (п. 4.2 и 5 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ).

Предельная общая продолжительность трудовой деятельности иностранцев определенных профессий вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему выдано разрешение на работу, при направлении в командировку установлена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.07.2010 N 564н:

  • для временно пребывающих — максимум 10 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу;
  • для временно проживающих – максимум 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев;
  • для высококвалифицированных специалистов – 30 календарных дней ежегодно в течение периода действия разрешения на работу.

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий