Как перевести сотрудников на удаленную работу? Советы и образцы документов

Содержание

  1. Кого можно переводить на удаленную работу?
  2. Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?
  3. Как контролировать удалённого сотрудника?
  4. Как правильно оформить перевод на удаленную работу?
  5. Как всё организовать на практике
  6. Можно ли перевести сотрудника на удаленную работу временно?
  7. Итоги
  8. Как оформить документы о переводе на удаленную работу?
  9. Как оформляется заявление работника о переводе на удаленную работу?
  10. Какие изменения необходимо внести в трудовой договор?
  11. Как оформить приказ о переводе на удаленную работу?
  12. Особенности удалёнки
  13. Заработная плата и трудовые гарантии
  14. Срок работы
  15. Место работы
  16. Распорядок рабочего времени
  17. Обеспечение техникой
  18. Отчётность
  19. Советы для работодателей
  20. Как выстроить работу с «удалёнщиками» и что должен уметь менеджер?
  21. Совет 1: индивидуальный подход – это основа всего
  22. Совет 2: создайте атмосферу доверия и вовлечённости
  23. Совет 3: доверяй, но проверяй
  24. Виды дистанционной работы:
  25. Принудительный перевод
  26. С какими проблемами сталкиваются работодатели «удалёнщиков» и как их решать?
  27. Первая проблема: снижение продуктивности
  28. Вторая проблема: беда с коммуникацией
  29. Третья проблема: снижение вовлечённости
  30. Система учета рабочего времени Kickidler
  31. Изменения в локальных документа организации

Кого можно переводить на удаленную работу?

Представителей далеко не всех профессий можно «удалить». Но глобальный «исход из офиса» уже начался в проектировании, продажах, финансах, дизайне, журналистике, программировании, дополнительном образовании, управлении логистикой и других сферах. Если 3/4 функционала сотрудника не требуют его физического присутствия, можно думать о новых форматах работы.

Перевод сотрудников на удаленку нужно сделать рационально и законно.

Прежде всего, необходимо отличать три ситуации:

  • Фриланс (свободное предложение специалистом своих услуг на рынке многим заказчикам). Как правило, не оформляется трудовым договором. Оказываются разовые услуги. Можно использовать форматы гражданско-правового договора (ГПХ), или самозанятости.
  • Полностью удаленный сотрудник, изначально не берущий на себя обязательств находиться на территории работодателя (их труд регулируется Статьей 312 ТК РФ).
  • Временный или частичный перевод на удаленную работу ранее нанятых сотрудников.

Временный перевод пока не регулируется законом, что создает почву для взаимного недоверия работника и работодателя. Но в свете актуальных событий марта 2021 года депутаты ускорили рассмотрение поправок в ТК. Предполагается введение понятий «режим неполной дистанционной занятости» и «временная удаленная работа». Безусловно, для таких вариантов время уже пришло!

В первом случае подразумевается гибкое сочетание «очной» и «заочной» занятости в формате, устраивающем работника и работодателя. Допустим, ценный для компании специалист переезжает жить в пригород. Для него может быть установлен режим 4 дня удаленка + 1 в офисе (или любой другой вариант, устраивающий обе стороны трудовых отношений).

Читайте также:  Ненормированный рабочий день: как оформить документы

Во втором случае предусмотрен временный перевод сотрудников на удаленную работу, если этого требуют какие-либо обстоятельства (от эпидемии до покраски стен).

Пока изменения в трудовой кодекс не внесли, работодатель может опираться на положения Статьи 312, а дополнительно учитывать Рекомендации Роструда в форме вопросов и ответов от 23 марта 2020 года как прецедент в условиях подготовки законодательного закрепления норм https://rosmintrud.ru.

Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?

Безусловно, переход на удаленную работу возможен только при наличии добровольного информированного согласия сотрудника:

  • Если изначально с работником заключается трудовой договор на основе Статьи 312 ТК РФ, то в нем указывается, что трудовые функции будут выполняться дистанционно, то есть вне места нахождения фирмы, а взаимодействие с работодателем – осуществляться посредством телекоммуникационных сетей. Подробнее о приеме на работу дистанционных сотрудников написано в этой статье.
  • Если сотрудник переводится на удаленку временно или частично, нужно его письменное заявление об этом.

Принуждать официально нанятого для «очного» труда человека изменить место выполнения трудовой функции чревато. Это может трактоваться как ухудшение условий трудового договора. В случае жалоб сотрудников суд и трудовая инспекция встанут на сторону работника.

Также нельзя уменьшать оплату труда сотруднику на удаленке по сравнению с тем, что написано в ТД и/или положении об оплате труда.

Как контролировать удалённого сотрудника?

Многочисленные исследования говорят о том, что из дома сотрудники работают даже эффективнее, чем в офисе. Например, исследование Gallop сообщает, что при переводе сотрудника на удаленку, его результативность возрастает на 20%.

У нас нет оснований не доверять авторитетному изданию Gallop, но в данном исследовании принимали участие только те сотрудники, которые перевелись на удаленку, сознательно, по своей воле, точно зная, что найдут в себе силы самоорганизоваться.

Исследований же по продуктивности тех сотрудников, которые перешли на работу из дома вынужденно (например, в условиях глобальной эпидемии), нет, но по нашему опыту, продуктивность таких работников будет заметно ниже.

У сотрудника, который привык работать в офисе, дом, прежде всего, ассоциируется с отдыхом, поэтому даже самые мотивированные сотрудники, работая из дома, могут расслабиться и снизить продуктивность. Поэтому будьте готовы к тому, что с переходом на home office у вас вырастет нагрузка на менеджмент.

Если ваш персонал работает на компьютерах, предоставленных организацией – или через удалённый доступ к собственной рабочей станции – вы имеете полное право поставить на эти машины систему учета рабочего времени Kickidler. Где бы принадлежащий компании компьютер ни находился, он остаётся собственностью компании, предназначенной строго для выполнения работы. И вы, конечно, имеете право следить за использованием своего оборудования.

Что касается случая, в котором сотрудник работает за домашним компьютером, рекомендуем предложить персоналу следующую схему:

  1. Человек создаёт новую учётную запись пользователя, предназначенную именно для работы;
  2. Далее сотрудник устанавливает на неё все необходимые программы и модуль Kickidler, отслеживающий рабочую активность – такой же, как на офисном компьютере;
  3. Работает персонал под «рабочими» учётками, отдыхает – под личными.

В этом случае наша программа будет отслеживать только действия сотрудника во время работы, никак не взаимодействуя с его личными данными – нарушения неприкосновенности частной жизни не происходит.

Как правильно оформить перевод на удаленную работу?

Если возникло желание или необходимость перевести на дистанционную работу сотрудника, с которым уже заключен договор на общих началах, то необходимо придерживаться следующего алгоритма:

  1. Получить личное заявление сотрудника о том, что он хочет изменить условия труда, при этом указать – с какой даты произойдет переход, зарегистрировать документ, наложить резолюцию.
  2. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору от этой даты.
  3. Положения доп. соглашения обсуждаются и подписываются с работником. Ему выдается его экземпляр документа. Если в организации есть профсоюз или иной коллективный орган, то изменения согласовываются с ним.
  4. Издать приказ об изменении условий работы.
  5. С работником проводится новый инструктаж по ОТ и ТБ, о чем делается запись в книге инструктажей.
  6. Работнику на руки выдается инструкция по технике безопасности при использовании средств выполнения его трудовых функций.
  7. Если должность не изменилась – в трудовой книжке отображать переход на удаленный труд не нужно.
  8. При передаче сотруднику какого-нибудь оборудования для выполнения трудовых функций с ним может быть заключен договор индивидуальной материальной ответственности. Но можно ограничиться актом приема-передачи.
  9. Если нужно – сотруднику выдается под подпись инструкция об использовании средств защиты информации и сохранении конфиденциальных сведений.
  10. Табеля и графики на сотрудников продолжают заполнять без изменений.

Как всё организовать на практике

Дистанционная работа осуществляется через интернет. В целом всё происходит также, как на территории работодателя, но все коммуникации производятся по телефону, посредством видеосвязи или в мессенджерах. Для этой цели используется специальное программное обеспечение. Популярностью пользуются программы видеозвонков Skype и Zoom. Для командного чата подойдёт Microsoft Team или аналогичные приложения.

Читайте также:  Новый порядок выдачи и оформления больничных с декабря 2021 года

Также важно продумать способы защиты информации, правила работы с электронной подписью, если она применяется, и другие моменты, связанные с безопасностью.

Важное правило удалёнки – сотрудники должны загружать свою работу в облачное хранилище данных. Соответственно, если до сих пор это не сделано, необходимо подключиться к облачному сервису и сделать доступ для всех сотрудников. Также желательно заранее создать учётные записи на каждого из них во всех системах, которые планируется применять.

Можно ли перевести сотрудника на удаленную работу временно?

Хотя такой нормы в ТК сейчас еще нет, но ничего и не противоречит возможности использовать удаленку временно. Для этого нужно осуществить следующие шаги:

  • Провести собрание коллектива, на котором разъяснить причину перехода на дистанционную работу и порядок взаимодействий в этом режиме.
  • Собрать заявления согласных с переводом.

Далее все пункты будут совпадать с указанными в предыдущем разделе статьи. Отличием дополнительного соглашения и приказа при этом будет только указание, что на удаленную работу сотрудник переводится не навсегда, а на некий промежуток времени, то есть временно.

Можно указать вариант: «с …. до особого распоряжения». В таком случае за три рабочих дня сотрудник должен получить уведомление, что его вызывают обратно на «очную» работу. Дата выхода должна быть отражена приказом («Экономисту Иванову А.А. с 15 апреля 2021 года приступить к исполнению своих трудовых обязанностей на территории работодателя … по адресу …»).

Если же указать точные временные рамки, то, возможно, понадобится еще одно дополнительное соглашение, чтобы продлить период дистанционной работы.

Важно!

Сотрудников, которые откажутся писать заявление об удаленной работе, принуждать к ней нельзя. Если работодатель не может обеспечить им условия труда, прописанные в трудовом договоре, то он должен оплачивать им вынужденный простой по ставке 2/3 заработной платы. Допустим, в офисе ломают стены, 5 человек соглашаются взять работу «на дом», а 3 – нет. Последним придется платить две трети зарплаты. Вынуждать их взять отпуск за свой счет или настаивать на удаленке – опасно (возможны санкции со стороны трудинспекции, прокуратуры и суда).

Итоги

В условиях введения во многих регионах РФ режима повышенной готовности многие работодатели переводят своих сотрудников на удаленный режим работы. Переход на дистанционную работу не обязывает работника писать отдельное заявление об этом. Но может быть полезно об этом попросить для понимания готовности коллектива к переходу.

Официально установленных форм заявления на дистанционную работу (образца) и дополнительного соглашения об удаленке нет. При их оформлении следует исходить из деловой и кадровой практики.

Как оформить документы о переводе на удаленную работу?

В документообороте, связанном с удаленной работой, есть свои нюансы. Их нужно учитывать при оформлении перевода.

Как оформляется заявление работника о переводе на удаленную работу?

Заявление пишется собственноручно на имя руководителя организации. Ниже приводим образец формулировки, который можно использовать:

«Прошу разрешить мне выполнение моих трудовых обязанностей (трудовой договор №18 от 14 сентября 2009 года) дистанционно вне места нахождения ООО «Парус» с осуществлением взаимодействия посредством информационно-коммуникационных сетей общего пользования с 21 мая 2021 года».

Далее указывается – постоянно или на ограниченный промежуток времени.

Какие изменения необходимо внести в трудовой договор?

К действующему трудовому договору заключается дополнительное соглашение.

Читайте также:  Что делать, если сотрудник присутствовал на работе, и в тот же день взял больничный

Местом заключения документа будет адрес компании, но указывается, что далее трудовые функции будут выполняться без присутствия на территории работодателя. Где будет работать сотрудник – не указывается. Не нужно писать, например, домашний адрес сотрудника в качестве места осуществления трудовых функций. Важно уточнить – полностью снимается обязанность присутствовать на стационарном рабочем месте на территории работодателя или частично (допустим, явка 2 раза в месяц по пятницам).

График работы можно оставить, как был. Если «удаленщики» с работодателем живут в разных часовых поясах, то уточняется – по какому времени указаны начало и конец рабочего дня.

В допсоглашении отмечается, что ответственность по охране труда удаленного сотрудника работодатель теперь несет только в части абзацев 17, 20 и 21 ч.2 ст. 212 ТК РФ.

Самое главное – подробно прописать способы взаимодействия:

  • Виды связи (с номерами и адресами).
  • Способ выдачи задания и получения результатов работы.
  • Время нахождения на связи.
  • Сроки реагирования.
  • Формы участия в командной работе (например, конференция в Скайпе или чат в мессенджере).

Важно!

Если работодатель настаивает на использовании какой-либо платной программы для связи или работы, то он ее и оплачивает. Есть судебные прецеденты решения в пользу работников. В остальном п.3 статьи 312 ТК РФ относит вопросы обеспечения материально-техническими средствами к сфере добровольных договоренностей работника и работодателя.

В допсоглашении о переходе на удаленную работу нужно указать, каким образом будет осуществляться обмен документами об организации работы (заявления, приказы, больничные, уведомления). Закон позволяет делать это как в электронном виде, так и Почтой России в бумажном варианте. В том числе с 2021 года в электронном виде можно вести и трудовую книжку.

Как оформить приказ о переводе на удаленную работу?

Единой формы приказа не существует. Но так как Роструд в своих разъяснениях ссылается именно на допсоглашение к ТД, то можно как образец порекомендовать такую формулировку:

«… на основании личного заявления и достигнутого согласия (дополнительное соглашение №1 от 12 марта 2021 года к трудовому договору №158 от 16 сентября 2021 года) перевести на дистанционную работу с 12 марта 2021 года постоянно» (либо указать срок).

Особенности удалёнки

Дистанционной или удалённой называют работу, которая выполняется сотрудниками вне территории работодателя. Согласно Трудовому кодексу, для этого заключается трудовой договор о дистанционной работе. Но это не значит, что нужно разрывать действующий договор, достаточно подписать к нему дополнительное соглашение. Перед тем, как перевести сотрудника на дистанционный труд, работодатель и работник должны уладить ряд вопросов. Они актуальны, в том числе, и при удалённой работе в связи с коронавирусом.

Заработная плата и трудовые гарантии

В части оплаты труда дистанционная работа не отличается от обычной, то есть сумма вознаграждения определяется по договорённости. Однако, если перевод сотрудников на «домашний офис» осуществляется на период нерабочих дней из-за пандемии коронавируса, то зарплата должна быть сохранена в полном объёме. Это следует из Указа Президента, который вводит ограничительные меры. При этом нет оснований и для выплаты зарплаты в двойном размере, как за труд в выходные и праздничные дни. Ведь нерабочие дни таковыми не являются.

Перевод сотрудника на удалёнку предполагает, что за ним остаются все гарантии, которые прописаны в законодательстве. Это очередной оплачиваемый отпуск, пособия, в том числе по нетрудоспособности, премии и так далее. В свою очередь, работник должен добросовестно исполнять свои задачи, находиться на связи в оговорённое время, отчитываться в срок. Если он нарушает свои функции, то возникает основание для применения к нему мер взыскания.

Срок работы

На дистанционную работу сотрудника можно перевести временно, что особенно актуально в период эпидемии. Срок работы должен быть оговорён в соглашении. Это может быть как точная дата, так и определённое событие, например, отмена режима повышенной готовности в связи с коронавирусом или прекращение действия нормативного акта, который ввёл ограничения.

Место работы

В соответствии с российским законодательством, «удалённый» работник может находиться только на территории нашей страны. Это связано с тем, что за границами государства работодатель не может обеспечить ему безопасные условия труда, тогда как закон обязывает его к этому. Даже несмотря на то, что сотрудник будет работать в домашней обстановке, он должен быть застрахован от профзаболеваний и травм. Также его следует ознакомить с требованиями охраны труда. А вот проводить спецоценку его рабочего места на предмет условий труда работодатель не должен.

Если сотрудник иногородний и на время карантина он решил уехать в город постоянного проживания, то стоит помнить следующее: при определении заработной платы нужно использовать районный коэффициент той местности, где он проживает.

Распорядок рабочего времени

В соглашение к договору нужно включить количество рабочих часов в неделю, а при необходимости и график работы. По умолчанию дистанционный сотрудник выбирает время работы сам. Но такой вариант подходит не всем. Если работодателю нужно перевести работника на удалёнку, и чтобы при этом он выполнял свои обязанности в определённое время, то в соглашении к целесообразно это предусмотреть. То есть прямо прописать, что сотрудник должен работать в определённые дни и часы. В таком случае он в указанное время обязан быть на связи с работодателем, иначе это можно расценивать как прогул.

Обеспечение техникой

Работодатель может оснастить всем необходимым рабочее место у сотрудника на дому. В таком случае в соглашение нужно включить перечень необходимых технических и программных средств и порядок их передачи.

Есть и другой вариант того, как перевести сотрудника на удалёнку. Он может использовать собственный компьютер и ПО, купить его или взять в аренду. Тогда необходимо внести в соглашение порядок возмещения этих затрат.

Отчётность

Стороны должны договориться о том, когда и в каком порядке сотрудник будет отчитываться за проделанную работу в определённый временной промежуток. Это важно, поскольку психологически бесконтрольная деятельность может его расхолаживать. Работник должен чётко понимать, что труд вне офиса отличается лишь местом его осуществления.

Советы для работодателей

  • Прежде чем «удалять» сотрудников, побеседуйте и уточните их жизненные обстоятельства. Случай из практики: женщина написала заявление о переходе на удаленную работу на время эпидемии, обязуясь работать на домашнем компьютере. Затем выяснилось, что на «дистанционку» вывели ее мужа и детей.
  • По возможности делайте переход поэтапным либо давайте несколько часов – день на обустройство рабочего места, наладку ПО и т.д.
  • «Напрягите» службу техподдержки (если есть): далеко не все сотрудники разбираются в том, что «потянет» их компьютер, какие на нем программы. Через программу TeamViewer
    можно удаленно помочь им наладить ПО.
  • Выдайте при необходимости нужное оборудование. Для этого достаточно оформить акт или простую расписку о получении.
  • В абсолютном большинстве случаев для командной работы, электронного документооборота и эффективного взаимодействия достаточно простых и бесплатных средств: общая папка в облаке, документы на ГуглДиске, Skype, WhatsApp и тому подобные программы. Также можно использовать полезные программы для совместной работы и CRM-системы.
  • Определите рациональный способ быстрой связи: часто удобнее не сразу набирать телефон сотрудника, а сбросить ему в мессенджере условный знак, подразумевающий, что ждете звонка от него в течение 10 минут.
  • Контролируйте результаты (промежуточные и итоговые), а не процессы и условия их получения.
  • Помните – поддержку корпоративной культуры, командного духа, нематериальную мотивацию труда никто не отменял! Общение, поощрение, вдохновение, «фирменный» юмор, обратная связь уместны (и очень нужны!) на удаленке!

В этой статье мы разобрались, как можно перевести сотрудника на удаленную работу, какие документы при этом необходимо оформить. Как видите, в законодательстве есть нюансы, которые важно учитывать. Данная статья поможет правильно подготовить все документы и адаптировать процессы в компании.

Автор: Kadrof.ru (KadrofID: 79032) Добавлено: 27.03.2020 в 15:31

В избранное

Комментарии (0)

Как выстроить работу с «удалёнщиками» и что должен уметь менеджер?

Выше мы обсудили техническую сторону перехода на удалённую работу, но что с организацией самого рабочего процесса? По статистике, при переходе на удаленку, нагрузка на менеджмент возрастает почти в два раза. Мы считаем, что здесь важнее всего следовать трём ключевым советам:

Читайте также:  Прожиточный минимум на человека в Москве 2021: для пособий, на детей.

Совет 1: индивидуальный подход – это основа всего

Находясь в офисе, человек автоматически подстраивается под его ритм жизни, но у себя дома он живёт так, как привык. Одним людям комфортнее работать ровно с 10 до 18 часов, другие предпочитают делать работу в несколько подходов по часу-полтора, третьи «просыпаются» только в 8 вечера. Мы все разные, и отсюда следует главное правило «удалёнки»:

Если личные привычки сотрудника не мешают делу, не требуйте изменить их

Конечно, менеджер по продажам должен работать по обычному графику, с утра и до вечера – так, как работает большинство компаний. Но программисты, бухгалтеры, инженеры отнюдь не обязаны придерживаться такого графика, если специфика их труда не требует этого. Оставьте одну-две планёрки в удобные для всех часы – этого в большинстве случаев достаточно для дистанционного управления командой – а дальше контролируйте не потраченное человеком время, а достигнутые результаты.

Совет 2: создайте атмосферу доверия и вовлечённости

Предлагая сотрудникам удалённую работу, вы автоматически даёте им определённые преимущества. Более гибкий график, более комфортные условия труда, меньше контроля – всё это будет работать только в том случае, если ваш подчинённый действительно заинтересован в выполнении своих обязанностей.

Ощущая больше свободы, человек быстро привыкает контролировать собственный график, но одновременно с этим он начинает острее реагировать на «самодурство». Неоправданные (подчёркиваем, неоправданные) изменения условий, постоянное появление форс-мажоров, «забытые» требования, которые надо выполнить вот прямо сейчас – всё это серьёзно бьёт по мотивации удалённого сотрудника, а с ним и по его работоспособности.

Постарайтесь воспринимать «удалёнщика» не столько как подчинённого, сколько как подрядчика или партнёра. Разъясните ему задачу и KPI, а дальше покажите, что вы доверяете его умению решать деловые вопросы, но…

Совет 3: доверяй, но проверяй

Мотивация, доверие – всё это важно, но учёт рабочего времени удалённых сотрудников всё-таки нужен. Хотя бы для того, чтобы видеть, кто и насколько хорошо справляется с поставленными задачами. Простой пример: у вас есть некий программист, Иван Иванов, который выполняет свою работу. Он вовремя заливает код, не отстаёт от графика, всё прекрасно… вот только Иван тратит на решение рабочих задач по 12-13 часов ежедневно, и это вместо запланированных 6-8. Такими темпами ваш сотрудник выгорит за месяц-два, придётся искать замену – лишние хлопоты и лишние расходы.

Проблема с удалённым сотрудником заключается в том, что вы не видите, как именно он работает. В офисе лидер команды заметил бы, что Иван не справляется вовремя, и понял бы, что его нужно перевести на другую, более близкую к его навыкам задачу. Удалённо… удалённо тоже можно это заметить!

Для этой цели используются менеджеры собственного рабочего времени, которые помогают отсчитывать количество потраченных на ту или иную задачу часов. У нас такой инструмент называется «Автокик», он входит в функционал Kickidler. Модуль отслеживает активность за компьютером и автоматически формирует отчёты, помогая держать руку на пульсе – он полезен как для руководителя, так и для самого сотрудника.

Виды дистанционной работы:

  • на постоянной основе, когда трудовой договор заключен для того, чтобы работать удаленно;
  • временная дистанционная работа, когда работник переходит на удаленный режим работы на определенный период (не более 6 месяцев);
  • комбинированная дистанционная работа, когда чередуется стационарная занятость на рабочем месте (в офисе) и удаленная работа.

Принудительный перевод

Кроме того, ТК предусматривает и такой вариант, когда работника принудительно переводят на удаленную работу на определенное время

в исключительных случаях. Это может произойти в том случае, если:

  • решение о переводе принял орган государственной власти или местного самоуправления;
  • когда жизнь или нормальные жизненные условия населения, или его части находятся под угрозой (например, в случае катастрофы природного или техногенного характера, пожара, наводнения, землетрясения или в случае эпидемии).

При варианте принудительной дистанционной работы в исключительных случаях получать согласие на перевод от работника и вносить изменения в трудовой договор не требуется

. Достаточно разработать локальный нормативный акт с учетом мнения первичного профсоюза.

В нем обязательно должно быть указано:

  1. причина экстренной дистанционной работы;
  2. срок перевода;
  3. перечень работников.

Такой нормативный акт может называться Положение о дистанционной работе. Его задача – разъяснить ситуацию работникам и ознакомить с изменениями в работе предприятия.

(см. Пример такого положения).

С какими проблемами сталкиваются работодатели «удалёнщиков» и как их решать?

Выше мы рассказали, как организовать удалённую работу, а теперь поговорим о проблемах, с которыми вы, скорее всего, столкнётесь. Основных из них всего три:

Первая проблема: снижение продуктивности

Выше мы говорили о том, какие плюсы даёт «удалёнка» сотруднику: индивидуальный график, комфортные условия труда – это всё здорово, но… к сожалению, практика показывает, что многие люди в условиях самостоятельной работы быстро расхолаживаются. Далеко не все привыкли к самоконтролю: если человек всю жизнь работал в офисе, под надзором начальника и в окружении коллег, то дома он автоматически будет менее продуктивен.

Решение одно: не ослабляйте контроль. Ваш персонал должен чувствовать, что дома он находится или в офисе, работа есть работа. Проверяйте KPI каждого сотрудника, сразу же разбирайтесь в причинах любых задержек или ошибок, держите руку на пульсе. Видите в Kickidler, что у менеджера обед затянулся на несколько часов? Позвоните ему, спросите, что случилось и почему не ведётся работа? Два-три таких звонка, и человек исправится.

По-хорошему, после перехода на удалённую работу контроль должен стать более жёстким, чем он был в офисе – как минимум, в первое время. Именно поэтому мы рекомендуем использовать модули учёта рабочего времени: если ваши люди знают, что вы следите за каждым их рабочим днём, им становится гораздо проще преодолеть прокрастинацию и сосредоточиться на деле.

Вторая проблема: беда с коммуникацией

Даже в условиях офиса взаимодействие между отдельными сотрудниками часто становится проблемой, а уж совещания между отделами… вы и сами знаете, насколько тяжело их назначать, чтобы всем было удобно. С «удалёнкой» же самые простые переписки между отдельными командами могут затягиваться на недели. Чтобы избежать подобных проблем, составьте подробное описание всех норм, сформулируйте расписание и жёстко следите за тем, чтобы все сотрудники его придерживались. Пример на неделю:

  • Каждый день в 13:00 жду всех на планёрку по видеоконференцсвязи;
  • К среде, к 18 часам в репозиторий должны быть залиты все материалы по проекту А;
  • В четверг, в 14 часов, отчитываемся по проекту Б, должна быть готова презентация;
  • Ответ на электронные письма, отправленные в интервале с 10 утра до 18 вечера, жду в течение часа, не более.

Чем более прозрачно и понятно будут сформулированы все ваши требования, тем проще будет управлять удалённой командой. Конечно, выбирать какое-то время для общих мероприятий всё равно нужно с учётом режима работы участников, но уже после выбора никаких обсуждений: есть планёрка? Все приходят.

Третья проблема: снижение вовлечённости

Работая дома, наедине с компьютером, человек быстро теряет связь с командой. Особенно это актуально для людей, привыкших активно взаимодействовать с коллегами: общаться, генерировать идеи, креативить. Они, находясь в вынужденной изоляции, быстро теряют тонус и начинают хандрить.

Чтобы этого не произошло, необходимо поддерживать внутрикорпоративное общение:

  • Голосовые звонки;
  • Видеоконференции;
  • Общие чаты со смайлами, стикерами и т. п. инструментами выражения эмоций.

Помните, что каждый человек – где бы он ни находился – является частью вашей компании, важным членом команды. Будьте внимательны к своим людям, оставайтесь на связи с ними, и проблемы с удалёнными сотрудниками обойдут вас стороной!

Система учета рабочего времени Kickidler

Изменения в локальных документа организации

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) обязательно должны содержать главу о дистанционных работниках

. В том случае, когда глава вносится в уже существующие и утвержденные ранее на предприятии ПВТР, требуется их переутверждение. При этом руководителю нужно обязательно ознакомить всех своих работников с этими изменениями под роспись.

В таких случаях, когда специфика работы не позволяет перевести персонал на удаленную форму, период, в течение которого не осуществляется деятельность, будет оплачиваться как простой по независящим от сторон причинам. А именно в размере не менее 2/3 от тарифной ставки (оклада) (ст.157 ТК), если больший размер оплаты не предусмотрен коллективным договором или другими нормативными актами.

Основные условия работы дистанционных работников прописываются в трудовом договоре, допсоглашении к нему, коллективном соглашении или в локальном нормативном акте. К условиям работы относятся:

  • режим рабочего времени;
  • правила передачи результатов работы и отчет о ней;
  • порядок предоставления отпуска.

При временной дистанционной работе дни отдыха считаются по общим правилам. Время, потраченное на взаимодействие с работодателем, включается в рабочее.

Сейчас в Трудовом Кодексе (ст. 312) закреплено, что работодатель обеспечивает удаленного работника всем необходимым для работы вне офиса: оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и прочее. В случае, если работник будет использовать свою технику для выполнения работы (или арендованную), работодатель выплачивает работнику компенсацию за расходы по использованию этой техники и программ. Сумма компенсации отмечается в трудовом договоре (либо в допсоглашении к нему) или коллективном договоре.

При внесении важных изменений, связанных с переводом работника на удаленную работу, в существующий договор, руководитель должен уведомить об этом сотрудника (для юридического лица – не позднее, чем за 2 месяца до внесения изменений в договор).

К важным изменениям относятся:

  • место работы;
  • профессиональные обязанности;
  • порядок работы;
  • начало работы и период труда;
  • размер оплаты труда;
  • условия труда.

Уведомление составляется в двух экземплярах, на каждом работник ставит свою подпись.

Источник: mjjm.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий