Электронная подпись: что изменится с 1 июля 2021 года и позже

Мы обновили статью 13 августа 2021 года — Минцифры разъяснило, какие электронные подписи будут работать после 1 января 2022 года. Это не только подписи ФНС, но и подписи удостоверяющих центров, прошедших переаккредитацию.

• Что происходит
• Какие электронные подписи будут работать после 1 июля 2021 года
• Какие УЦ больше не смогут выдавать электронные подписи
• Где получать подписи сотрудникам и уполномоченным лицам. Электронные доверенности
• Где получать подписи руководителям и ИП
• Частые вопросы про изменения

В статье мы используем распространенное выражение «получить электронную подпись». На деле в УЦ получают сертификат электронной подписи. А потом с помощью закрытого и открытого ключей владелец сертификата формирует электронную подпись для каждого файла — «ставит подпись» на документ. Сертификат подтверждает, что ключи принадлежат конкретно этому владельцу и именно он подписал документ.

Содержание

1. Какие электронные подписи будут работать после 1 июля 2021 года
2. Кто относится к контролируемым лицам
3. Какие УЦ больше не смогут выдавать электронные подписи
4. Доверенности на уполномоченного представителя налогоплательщика
5. Где получать подписи сотрудникам и уполномоченным лицам. Электронные доверенности
6. Права юридического лица при выдаче доверенности
7. Где получать подписи руководителям и ИП
8. Как получать электронную подпись налоговой
9. Нюансы работы с подписью ФНС
10. Кому и как получать ЭП с 2022 года: сводная таблица
11. Подписание кадровой документации
12. Частые вопросы про изменения
13. Что мне делать с электронной подписью?
14. Понятие уполномоченного представителя налогоплательщика
15. А что Контур?
16. Основные выводы
17. Новый порядок аккредитации удостоверяющих центров
18. Влияние на бизнес-процессы

Какие электронные подписи будут работать после 1 июля 2021 года

После 1 июля для владельцев электронных подписей ничего не поменяется. Осваивать новые правила придется к 1 января 2022 года или раньше — если срок действия подписи закончится раньше января.

Обычно срок действия электронной подписи заканчивается через 12 месяцев с момента получения. Проверить срок можно по инструкции. Также электронная подпись станет недействительна раньше 1 января 2022 года, если аккредитация у УЦ закончится до этой даты.

УЦ Контура аккредитован по новым требованиям 63-ФЗ, аккредитация действует до июня 2024 года.

Читайте также:  Должностная инструкция заместителя генерального директора

Кто относится к контролируемым лицам

Согласно ст. 31 Закона № 248-ФЗ, контролируемые лица — это граждане и организации, деятельность, действия или результаты деятельности которых либо производственные объекты, находящиеся в их владении и/или в пользовании, подлежат государственному контролю (надзору), муниципальному контролю.

КАТЕГОРИЯ КОНТРОЛИРУЕМЫХ ЛИЦ ПОЯСНЕНИЕГражданеЭто:

• физические лица — граждане России;
• иностранные граждане;
• лица без гражданства;
• ИП (независимо от гражданства).

Обычные физлица, не осуществляющие предпринимательской деятельности, признаются контролируемыми лицами в случае владения и/или пользования производственными объектами, которые на основании ст. 16 Закона № 248-ФЗ — объекты контроля, кроме жилых помещений.

ОрганизацииЭто зарегистрированные в установленном законом порядке:

• юридические лица;
• их обособленные подразделения;
• иные организации, в т. ч. иностранные, объединения и их подразделения, не являющиеся юрлицами, если, для них установлены обязательные требования.

Органы государственной власти и местного самоуправления, иные государственные и муниципальные органы тоже могут быть контролируемыми лицами, если владеют и/или пользуются производственными объектами, которые по Закону № 248-ФЗ отнесены к объектам контроля.

Права (ст. 36 Закона № 248-ФЗ) и обязанности контролируемых лиц, возникающие в связи с контролем (надзором), установлены этим ФЗ и другими федеральными законами о видах контроля.

Одновременно недопустимо использование контролируемыми лицами прав и гарантий, установленных Законом № 248-ФЗ, для воспрепятствования контролю (надзору) (ч. 2 ст. 11).

Какие УЦ больше не смогут выдавать электронные подписи

С июля 2021 года в большинстве УЦ нельзя будет получить электронную подпись — они не пройдут аккредитацию по новым правилам. Подписи, которые такой УЦ выдаст до 1 июля 2021 года, будут работать до 1 января 2022 года (ч. 4 ст. 3 476-ФЗ). Конечно, если сроки действия подписи или аккредитации УЦ не закончатся раньше.

В июле 2021 года станет известно, какие УЦ останутся на рынке, то есть получат аккредитацию по новым правилам. Именно они смогут выдавать электронные подписи. Контур продолжает работать — мы получили аккредитацию.

Определить УЦ, которые получат аккредитацию по новым правилам, можно будет по перечню аккредитованных УЦ — приказ об аккредитации у таких центров будет датирован позже 1 июля 2021 года.

Получается, что до 1 июля обновить свою подпись можно в любом УЦ, с 1 июля — в УЦ, получившем аккредитацию по новым правилам.

Получить электронную подпись в аккредитованном УЦ Контура

Доверенности на уполномоченного представителя налогоплательщика

Уполномоченный представитель налогоплательщика осуществляет свою деятельность на основании доверенности. Доверенность — это письменный договор между налогоплательщиком и третьим лицом о передаче и разделении прав. Согласно статье 185.1 ГК РФ срок действия доверенности составляет не более 3 лет.

Если договор не содержит сведений о сроках, то считается, что доверенность действует ровно год. При этом, если не указана дата открытия доверенности, то она считается недействительной.

Все действия, которые указаны в доверенности, уполномоченный представитель вправе совершать лично.

Он может передать свои полномочия третьим лицам, но только если это действительно необходимо.

При этом уполномоченный обязан уведомить своего доверителя и выдать доверенность третьему лицу. Такая доверенность должна быть обязательно нотариально заверенной.

Читайте также:  Календарь бухгалтера при УСН на 2021 год

Где получать подписи сотрудникам и уполномоченным лицам. Электронные доверенности

С 1 января 2022 года сотрудники организаций и уполномоченные лица должны использовать свою личную подпись и для рабочих, и для личных документов (пп. 2 п.1 ст. 17.2 и п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Такая подпись называется «электронная подпись физического лица» — в ней указаны только ФИО сотрудника и нет данных о юрлице, в котором он работает.

Если на 1 января у сотрудника есть электронная подпись УЦ, аккредитованного по новым правилам УЦ, он может продолжать использовать ее. А уже следующую подпись получать по новым правилам — обратившись в аккредитованный УЦ, например, в Контур.

Использовать подпись физлица для документов организации можно будет только вместе с электронной доверенностью (официальное название — доверенность в машиночитаемом виде). На внедрение этой доверенности понадобится время: разработать принципы её работы, утвердить необходимые нормативные акты, научить информационные системы и сервисы принимать доверенности.

Поэтому, прежде чем менять свою подпись на подпись физлица, убедитесь, что нужная вам система или портал принимает электронные доверенности. И только после этого обращайтесь в УЦ.

Вероятно, первые новости о доверенностях появятся ближе к концу 2021 года. Чтобы узнать их, следите за новостями своих информационных систем (ФНС, ФТС и т.д.), а также крупных операторов ЭДО и отчётности.

Права юридического лица при выдаче доверенности

Законный представитель юридического лица вправе отозвать ранее выданную доверенность в любое время. Действие доверенности прекращается и в ряде других случаев:

• в случае если окончился срок ее действия;
• юридическое лицо прекратило свою деятельность;
• прекращение отношений между юридическими лицами либо между предприятием и физическим лицом.

Никаких требований по оформлению доверенности на фирменном бланке предприятия в законодательстве нет, поэтому она может оформляться на обычном листе формата А4.

Где получать подписи руководителям и ИП

С 1 января 2022 года руководители юрлиц и ИП должны будут использовать подписи ФНС. Получить такую подпись руководители могут уже с 1 июля 2021 года.

Чтобы получить, нужно будет обратиться напрямую в налоговую или к её доверенным лицам: УЦ, аккредитованным по новым правилам, и прошедшим дополнительный отбор. Полный список доверенных лиц станет известен в конце 2021 года — о нём расскажут ФНС и сами доверенные лица.

Рекомендуем дождаться окончательного списка доверенных лиц и точек выдачи подписей. Так вы сможете выбрать точку, где руководителю будет удобнее всего получить подпись. Возможно, это будет тот же самый УЦ, в котором свои подписи будут получать сотрудники, — доверенные лица ФНС смогут выдавать подписи и руководителям, и сотрудникам.

Как получать электронную подпись налоговой

За первой подписью руководитель должен приехать сам — для удостоверения личности. Отправить представителя даже с нотариальной доверенностью не получится. Получая следующие подписи, он сможет удостоверять личность дистанционно: действующей электронной подписью или биометрическими данными (п.25 Приказа ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/[email protected]).

С собой руководителю нужно взять паспорт, СНИЛС, защищенный носитель (похож на флешку) и документацию на него. Носитель можно купить в УЦ или у производителя, а можно использовать уже имеющийся. Подойдут модели Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ или другие, соответствующие требованиям ФНС (пп.в п.22 Приказа ФНС).

Нюансы работы с подписью ФНС

Чтобы электронная подпись работала, на компьютере должно быть действующее средство криптозащиты (например, программа КриптоПро CSP и лицензия на нее). Эту программу можно приобрести в УЦ, у доверенных лиц или у производителя.

В ФНС руководители смогут получить только одну подпись на юрлицо. Ее ключ будет некопируемый, а значит нельзя будет сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста. Всем сотрудникам и уполномоченным лицам, которые также подписывают документы от лица компании, понадобится своя подпись физлица и электронная доверенность.

Получить электронную подпись для отчётности и ведения бизнеса

Читайте также:  Налоговые вычеты: как получить льготы от государства

Для руководителей финансовых организаций и должностных лиц госструктур с 2022 года будут действовать иные правила. Им нужно будет применять подписи, полученные в Центробанке и Казначействе соответственно.

Кому и как получать ЭП с 2022 года: сводная таблица

Кто подписывает документЧто нужно для подписанияГде получать ЭПЧастное физлицоЭП физлица (ФЛ)Аккредитованный УЦ (АУЦ)Сотрудник организации или уполномоченное лицоЭП ФЛ + доверенность, подписанная ЭП юрлица (ЮЛ)АУЦРуководитель коммерческой организацииЭП ЮЛ, в которой указан руководительФНС и доверенные лицаИндивидуальный предприниматель (ИП)ЭП ИПФНС и доверенные лицаСотрудник ИПЭП ФЛ + доверенность, подписанная ЭП ИПАУЦНотариусЭП нотариусаФНС и доверенные лицаАвтоматическое подписание от организацииЭП ЮЛ без указания руководителяФНС и доверенные лица

Подписание кадровой документации

Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи. Так, в статье ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами. При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами. А в статье ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.

На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов. В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов. Ведь в силу положений статьи ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см. постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству. Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса. Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий. Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность. Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.

Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…

Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.

Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Частые вопросы про изменения

Что мне делать с электронной подписью?

До 1 июля 2021 года Ничего необычного. Обновите в любом УЦ, если срок действия закончился.

С 1 июля 2021 года до 1 января 2022 года Если нужна новая подпись, то теперь можете получить ее только в УЦ, аккредитованном по новым правилам. Обратиться в УЦ может и руководитель, и уполномоченное лицо. Также руководители компаний и ИП могут обратиться в ФНС.

Ближе к 1 января 2022 года Скорее всего, к этому сроку станет понятно, как будут работать электронные доверенности для сотрудников и появится список доверенных лиц ФНС. Действовать можно так:

• У вас есть действующая электронная подпись аккредитованного УЦ? Она будет работать после 1 января. А как закончится, замените ее на подпись ФНС.
• Если вы не руководитель, получите подпись физлица в УЦ, аккредитованном по новым правилам. Но сначала проверьте, что сервисы и порталы, где вы работаете, принимают электронную доверенность.
• Если вы руководитель юрлица или ИП — обратитесь в УЦ ФНС или к её доверенным УЦ, чтобы получить электронную подпись юрлица.

Понятие уполномоченного представителя налогоплательщика

Процедура уплаты налогов является достаточно длительной и состоит из нескольких этапов. Прежде всего, необходимо собрать отчетность, заполнить декларацию и посетить налоговую.

Не всегда руководители крупных компаний могут позволить себе тратить время на посещение налоговых органов. Сегодня оплатить сборы за любое юридическое лицо может уполномоченный представитель налогоплательщика.

Уполномоченным представителем налогоплательщика признается такое лицо (физическое или юридическое), которое может представлять интересы плательщика налогов в сделках с налоговыми органами, а также с другими участниками отношений по налогам и сборам.

Уполномоченный осуществляет свои действия на основании доверенности, которая выдается в соответствии с порядком, установленным Гражданским кодексом РФ.

А что Контур?

Удостоверяющий центр Контура получил аккредитацию по новым требования 63-ФЗ. Соответствующее решение 21 июня 2021 года приняла Правительственная комиссия, уполномоченная на аккредитацию УЦ.

Новая аккредитация позволяет Контуру после 1 июля 2021 года продолжить выдавать сертификаты электронной подписи физлицам и организациям: их руководителям, сотрудникам и уполномоченным лицам. А еще наши подписи будут действовать после 1 января 2022 года.

Также аккредитация — это один из критериев, чтобы стать доверенным лицом УЦ ФНС. Такое лицо сможет с 2022 года выдавать сертификаты руководителям организаций и ИП. Мы планируем сотрудничать с УЦ ФНС, чтобы стать доверенным лицом.

Читайте также:  ОКВЭД и бухгалтерские услуги: сводим дебет и кредит законно

Получить электронную подпись с автоматической настройкой

Основные выводы

Порядок избрания уполномоченных непростой, требует времени и оформления документов, если это крупная компания и избирается не один доверенный:

• Положение об уполномоченном лице по охране труда;
• Протокол собрания трудового коллектива;
• Приказ о назначении доверенного.

Уполномоченному скучать тоже некогда, избран, прояви себя и покажи свою работу. Халявить нельзя, потому как за ненадлежащее исполнение обязанностей, он может быть снят с должности общим собранием.

Доверенный должен знать перечень документов, которые ему предстоит оформлять:

• годовой план работы уполномоченного по охране труда;
• отчет (сдается 2 раза в год);
• пояснительная записка уполномоченного по охране труда;
• представление.

Работа по снижению травматизма и улучшению условий труда работников усилилась, а я на этом закончу, и если вам есть что добавить, появились вопросы, пишите в комментариях, это будет интересно и автору, и читателям. Понравилась статья? Буду признательна, если вы поделитесь ей в социальных сетях.

Желаю вам безопасной и эффективной работы! А если вам понадобится помощь, обращайтесь.

Новый порядок аккредитации удостоверяющих центров

Власть приняла решение повысить требования к удостоверяющим центрам (УЦ), которые выдают ключи и сертификаты к ЭП. Далеко не каждый игрок данного рынка отвечает новым нормам, так что число УЦ значительно уменьшится.

Повышен порог размера как собственных средств, так и страховой ответственности УЦ:

• минимально допустимая величина капитала теперь равна миллиарду рублей в отличие от прежних 7 млн. Если удостоверяющий центр имеет представительства или филиалы в 75% субъектов федерации, то порог вдвое ниже — 0,5 млрд руб
• увеличена сумма денежного обеспечения ответственности фирмы за убытки, причинённые третьим лицам

Реформа проводится с целью сократить число аккредитованных УЦ, оставив на рынке только добросовестных и ответственных участников.

Формальные условия для удостоверяющих центров — ещё не всё. Кроме них, появился аналог известной в банковском деле процедуры — оценка репутации в деловых кругах и честности намерений фирмы и её руководства. Анализировать добросовестность УЦ будет специальная правительственная комиссия.

После 1 июля прошлого года удостоверяющим центрам следовало получить аккредитацию согласно новым нормам 63-ФЗ. На сайте Минцифры опубликован перечень УЦ, которые прошли аккредитацию по новым правилам. В перечень попали и УЦ, входящие в группу компаний СКБ Контур: удостоверяющий .

Влияние на бизнес-процессы

Если Вы не являетесь клиентом УЦ Контура, проверьте актуальный статус удостоверяющего центра, в котором получали сертификат. Отметим, что УЦ СКБ Контур уже аккредитован правительственной комиссией и успешно продолжает выдавать электронные подписи.

Источник: mjjm.ru