Чем отличается секретарь от помощника руководителя

Чем отличается личный помощник от секретаря?

На первый взгляд практически ни чем, так как они выполняют схожие задачи. Но только, при внимательном рассмотрении становится понятно о существенных различиях.

Начнем с одинаковых задач, это:

• составление расписания;
• планирование встреч;
• организация деловых поездок;
• делопроизводство и документооборот;
• прием корреспонденции и телефонных звонков;
• составление отчетности и сбор информации;
• контроль выполнения решений и т. д.

Теперь о различиях.
Самое первое из них — это график работы. У секретаря он придерживается установленного в трудовом договоре. Около 8 часов, плюс-минус. Тогда как личные помощники могут работать все 11-12 часов каждый день, а иногда и до тех пор пока шеф не отпустит его домой.

Второе — полномочия. Секретарь в первую очередь занимается документооборотом в компании, выполняет задачи по контролю и пропуску посетителей в приемной, обеспечивает начальника напитками и пр.

Помощник, согласно должностной инструкции, относится к категории руководящих должностей. Поэтому у него в подчинении могут быть свои помощники и секретарь.

Третье — положение. Помощник — это не простой исполнитель, а советник, правая рука и соратник своего начальника. Часто помощник выполняет роль заместителя или доверенного лица, он не просто договаривается о встрече с партнерами или клиентами, но и вправе провести предварительные переговоры с ними.

Такие специалисты профессионалы во многих областях, они в курсе всего. Что происходит внутри компании и на производстве, владеют конфиденциальной информацией и к любой задаче подходят творчески.

Важно! В профессиональном плане на карьерной лестнице помощники стоят на несколько ступеней выше секретарей. Эта должность считается престижной, перспективной и выгодной в плане заработка.

Четвертое — личное мнение. Секретарь, в отличие от личного помощника, не имеет возможности выразить свое мнение относительно дела или выступить с какой-либо инициативой. Тогда как помощники именно за это и ценятся, за дополнительный или особый взгляд со стороны.

Важно! Сотрудники на должности помощников директора часто освобождаются от бумажной рутины и канцелярских дел.
Им делегируются более сложные деловые задачи, либо они выполняют личные поручения босса. Например, помогают с покупками, переводят письма, ведут переписку или забирают детей с тренировки.

Большинство личных помощников любят свою работу и довольны условиями труда, а секретари мечтают ими стать в ближайшем будущем.

Хотите узнать больше и получить востребованную профессию личного помощника?

Записывайтесь на наши курсы прямо сейчас!

Андрей Подпорин: Секретарь или Помощник

Андрей Подпорин
( статья подготовлена для газеты «Ведомости» №131 от 19.07.06)

Существует некое предубеждение относительно должностей в наших компаниях. Традиционно часть из них считается серьезными, важными, а часть до банальности простыми – секретарь, водитель, помощник, кассир и т.д. Соответственно для последних не так важна квалификация, уровень образования. Вряд ли это мнение безукоризненно, тем не менее, и работник и работодатель заинтересованы в объективной оценке своей деятельности, а не только субъективной. Но кто у нас занимается выстраиванием четких критериев для секретаря, водителя или курьера? Однако, для того чтобы определить объективный критерий нужно ответить на простой вопрос, а в чем собственно главная задача того или иного сотрудника. Предлагаю простой тест, постарайтесь выписать на листе бумаги, чем в вашей компании занимается секретарь или чем он должен заниматься. Если это получилось, тогда второй вопрос – а чем должен заниматься помощник руководителя? Если отличие превысило 30% — тест пройден, но останется вопрос каков критерий его эффективности?

У нас в стране отсутствуют Национальные профессиональные стандарты должностей. Поэтому в приемной мы можем обнаружить офис-менеджера, секретаря, референта, ассистента, личного помощника и т.д. разнообразие в этом террариуме бесконечно. За свою не такую уж долгую историю требования к человеку в приемной трансформировались от барышни с модельной внешностью к специалисту, обладающем разнообразным набором знаний. От переводов, визовой поддержки до MS Project и улаживания конфликтов с клиентами. Согласитесь, примитивным этот набор не назовешь. Но чтобы окончательно не запутаться и навести некий порядок, достаточно выделить две главные фигуры в приемной — секретаря и помощника.

Основная задача секретаря – это управление информационным потоком. Причем и входящим и исходящим. И неважно как эта информация представлена. В виде письма факса, звонка, или просто сплетни. При поступлении информации ее необходимо идентифицировать, определить ее получателя, приоритет и направить в нужную точку в нужное время. Исходящую информацию необходимо обработать, если надо, перевести, отредактировать и обеспечить своевременную доставку адресату. Иногда в той форме, которая наиболее понятна получателю. Такое четкое определение задачи позволяет вводить ясные критерии, подбирать и обучать людей.

В отличие от секретаря, помощник руководителя – это специалист, управляющий производительностью труда другого человека. Поскольку этот человек – руководитель предприятия или подразделения, считать должность помощника менее важной, значимой, престижной – глупо. Другое дело, что о производительности труда у нас менее принято говорить, чем о рентабельности, скорости окупаемости, доходе на капитал, понятиях, так или иначе с ним связанных. Мы не сможем ответить на вопрос, зачем нужен помощник, если не понимаем, зачем нужен руководитель. Задачи любого руководителя многообразны и сложны, но любой руководитель должен уметь главное – принимать решения. Люди к нему в кабинет входят с проблемой, а выйти должны с решением. Комбинацию, когда присутствуют прочие достоинства, но отсутствует способность принимать решения сложно назвать руководителем. Следовательно, любой помощник нужен тогда, когда в результате его присутствия на рабочем месте в день принимается не 10 решений, а 15. Не 5 встреч, а 7. Не 8 писем, а 10 и т.д. Хотя количество не всегда означает качество. Просто с присутствием нормального человека в приемной качественных решений все равно становится больше, чем без него. Понятно, что банальные чай-кофе – это снятие бытовой проблемы с руководителя для того, чтобы у него было больше времени для решения производственных дел. А никак не демонстрация статуса и чинопочитания.

Читать еще:  Секретарь нотариуса саратов

Если в компании присутствует сильный руководитель и слабый помощник производительность труда руководителя объективно снижается. Ему необходимо тратить свой ресурс на обучение, организацию и контроль своего сотрудника. В конечном итоге при слабом помощнике страдает не только эффективность, но и авторитет руководителя. При слабом руководителе и сильном помощнике в компании могут происходить разные вещи : наверняка усилится клановая борьба, помощник может стать дополнительным центром компетенций и власти. В конечном итоге процедура принятия решений усложняется и происходит потеря управляемости.

Ситуация сильного помощника и руководителя равноценна вселенскому счастью. Каждый занимается своим делом и любому клерку понятно к кому и как надо подходить с тем или иным вопросом. Основной плюс этого сочетания – не только руководитель, но и его окружение транслируют одинаковые управляющие сигналы коллективу, и мотивируют. Поскольку в этом случае все тянут в одну сторону результат обязательно будет, если конечно интересы руководителя совпадают с интересами компании и ее акционеров.

Часто в офисах мы наблюдаем более сложный тип помощника. Помощника, который, производя впечатление сильного специалиста, на самом деле является хорошим манипулятором. Человеком, который за счет близости к первому лицу больше занят не делами фирмы, а расширением сферы своего влияния и своего авторитета. Именно эти люди знают, как можно завесить вопрос, отложить бумагу, изменить тон подачи сообщения и т.д. в конечном итоге действия таких «профессионалов» неминуемо скажутся на авторитете и имидже руководителя и при попустительстве первого лица мы опять получим ситуацию слабый руководитель – сильный манипулятор-помощник.

По правде говоря, руководителю, который не привык оперировать понятиями личной эффективности и производительности труда, помощник не нужен. Только если акционеры не готовы терпеть затраты на его личные поручения. А вот хорошие секретари пригодится всем. Главное правильно ставить им задачу и ценить их. Впрочем, как и всех остальных.

Секретарь или помощник

Существует предубеждение относительно должностей в наших компаниях

Традиционно часть из них считаются серьезными, а часть — простыми: секретарь, водитель, помощник, кассир и т. д. Соответственно, для последних не так важна квалификация, уровень образования.

Вряд ли это мнение безукоризненно, тем не менее и работник, и работодатель заинтересованы в объективной оценке своей деятельности. Но кто у нас занимается выстраиванием четких критериев для секретаря, водителя или курьера? Однако, для того чтобы определить объективный критерий, нужно ответить на простой вопрос: а в чем, собственно, главная задача того или иного сотрудника? Предлагаю простой тест. Постарайтесь выписать на листе бумаги, чем в вашей компании занимается секретарь или чем он должен заниматься. Если это получилось, тогда второй вопрос: а чем должен заниматься помощник руководителя? Если отличия превысили 30%, тест пройден, но останется вопрос, каков критерий эффективности.

У нас в стране отсутствуют профстандарты должностей. Поэтому в приемной мы можем обнаружить офис-менеджера, секретаря, референта, ассистента, личного помощника и т. д. — разнообразие в этом террариуме бесконечно. За свою недолгую историю требования к человеку в приемной трансформировались от барышни с модельной внешностью до специалиста, обладающего разнообразным набором знаний — от переводов до улаживания конфликтов с клиентами. Примитивным этот набор уже не назовешь.

Но чтобы окончательно не запутаться и навести некий порядок, достаточно выделить две главные фигуры в приемной — секретаря и помощника. Основная задача секретаря — это управление информационным потоком. Причем и входящим, и исходящим. И не важно, как эта информация представлена. В виде письма, факса, звонка или сплетни. При поступлении информации ее необходимо идентифицировать, определить ее получателя, приоритет и направить в нужную точку в нужное время. Исходящую информацию необходимо обработать, если надо — перевести, отредактировать и обеспечить своевременную доставку. Иногда в той форме, которая более понятна получателю. Такое четкое определение задачи позволяет вводить ясные критерии, подбирать и обучать людей. В отличие от секретаря помощник руководителя — это специалист, управляющий производительностью труда другого человека. Поскольку этот человек — руководитель предприятия или подразделения, считать должность помощника менее важной, значимой, престижной — глупо.

Другое дело, что о производительности труда у нас менее принято говорить, чем о рентабельности, скорости окупаемости, доходе на капитал. Мы не сможем ответить на вопрос, зачем нужен помощник, если не понимаем, зачем нужен руководитель. Задачи любого руководителя многообразны и сложны, но любой руководитель должен уметь главное — принимать решения. Люди к нему в кабинет входят с проблемой, а выйти должны с решением. Комбинацию, когда присутствуют прочие достоинства, но отсутствует способность принимать решения, сложно назвать руководителем. Следовательно, любой помощник нужен тогда, когда в результате его присутствия на рабочем месте в день принимается не 10 решений, а 15. Хотя количество не всегда означает качество. Просто с присутствием нормального человека в приемной качественных решений все равно становится больше, чем без него.

Понятно, что банальные чай-кофе — это снятие бытовой проблемы с руководителя для того, чтобы у него было больше времени для решения производственных дел. А никак не демонстрация статуса и чинопочитания. Если в компании присутствуют сильный руководитель и слабый помощник, производительность труда руководителя снижается. Ему необходимо тратить свой ресурс на обучение, организацию и контроль сотрудника. В конечном итоге при слабом помощнике страдает не только эффективность, но и авторитет руководителя. При слабом руководителе и сильном помощнике в компании может усилиться клановая борьба, помощник — стать дополнительным центром власти. В любом случае процедура принятия решений усложняется и происходит потеря управляемости. Ситуация сильного помощника и сильного руководителя равноценна счастью. Каждый занимается своим делом, и любому понятно, к кому и как надо подходить с тем или иным вопросом. Основной плюс этого сочетания — не только руководитель, но и его окружение транслируют одинаковые управляющие сигналы коллективу и мотивируют его. Поскольку в этом случае все тянут в одну сторону, результат обязательно будет.

Читать еще:  Военный оператор эвм

Часто в офисах мы наблюдаем более сложный тип помощника. Помощника, который, производя впечатление специалиста, на деле является манипулятором. Человеком, который за счет близости к первому лицу больше занят не делами фирмы, а расширением сферы своего влияния и своего авторитета. Именно эти люди знают, как можно «завесить» вопрос, отложить бумагу, изменить тон подачи сообщения и т. д. В конечном итоге действия таких «профессионалов» неминуемо скажутся на авторитете и имидже руководителя, и при попустительстве первого лица мы опять получим ситуацию слабый руководитель — сильный манипулятор-помощник.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Ассистент руководителя. Основные характеристики

Каким должен быть профессиональный ассистент руководителя?

Портрет ассистента руководителя. Каким он должен быть.

Ассистент руководителя – это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Персональный ассистент – это отдельный подвид в иерархии административных специальностей. Для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа – всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.

Прежде чем обозначить отличия, определимся с видами административных позиций. Важно понимать, о каком именно административном профессионале мы говорим и какие функции на него возлагаются.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА), личный помощник) – необходим руководителю или собственнику крупных компаний. Подчиняется только своему руководителю.

Персона, «приближенная к императору», правая рука, доверенное лицо, «заместитель босса». Планирует рабочий план и график, бизнес-календарь, «связующее звено» с внешним миром. Может быть гидом, переводчиком, няней, домашним управляющим, прогнозом погоды, поисковой системой, туристическим агентом, умеет самостоятельно принимать решения.

Секретарь-помощник – необходим руководителю со штатом компании до 50 человек. Подчиняется руководителю. Совмещение функций секретаря с частичными функциями помощника руководителя. Выполняет простые поручения руководителя.

Офис-менеджер – необходим средним компаниям со штатом от 30 человек. Подчиняется как руководителю, так и топ-менеджерам. Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию, может выполнять функции секретаря (встреча гостей, звонки, документооборот).

Секретарь на ресепшен – необходим компаниям со штатом от 50 человек, с большим количеством посетителей. Подчиняется административному директору, помощнику руководителя, офис-менеджеру, руководящему составу. Выполняет технические задачи: встреча гостей, чай/кофе, звонки, взаимодействие с курьерами/водителями.

В описании административных должностей, несмотря на сходство обязанностей, есть главное отличие: основная задача секретаря – это управление информационным потоком, а основная задача персонального ассистента – это управление производительностью руководителя.

ЧТО ДОЛЖЕН УМЕТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ?

Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности. Так что же должен уметь «человек-оркестр», этот «универсальный солдат» и «многофункциональный гаджет»?

• ведение документации;
• тайм-менеджмент;
• организация рабочих мероприятий;
• работа заместителем (функции второго лица);
• финансовая грамотность;
• управление секретариатом;
• поддержание деловых контактов;
• travel-сопровождение;
• работа переводчиком;
• управление личными делами руководителя (личное сопровождение)

Рассмотрим их подробнее.

• работа с документами – это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;
• при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
• работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

• составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
• фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
• оптимальная организация рабочего дня руководителя;
• планирование собственного рабочего времени.

Организация рабочих мероприятий:

• подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
• ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
• организация командировок.

Работа заместителем (функции второго лица):

• владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах;
• способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач;
• курировать отдельные бизнес-проекты;
• самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч);
• быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;
• выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг;
• действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.

• постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;
• оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
• жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.

Поддержание деловых контактов:

• уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
• быть в курсе всех событий в компании;
• ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
• решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом;
• поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.

• организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
• организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
• личное знакомство с руководителями авиакомпаний;
• организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки – от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;
• контроль подрядчиков и служб в других странах;
• тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.

• перевод на деловых встречах;
• письменный перевод документов;
• ведение деловой переписки на иностранном языке.

Читать еще:  Секретарь сфера деятельности

Управление личными делами руководителя (личное сопровождение). Личный помощник называется «личным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя.

• необходимо ориентироваться в разных luxury-сферах обслуживания – от ресторанов до подарков;
• если у руководителя есть дети – контролировать работу нянь/преподавателей/репетиторов, отслеживать посещение кружков/секций/занятий;
• организация отдыха – от рекомендаций стран и мест до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок на самолетах, бизнес-джетах, яхтах, пароходах);
• организация содержания загородных домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом;
• организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств);
• отличное знание luxury-брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров – от кутюр, прет-а-порте, взаимодействие с известными модельерами и зарубежными домами мод, работа с персональными мерками;
• знание лучших российских скульпторов, художников, антикваров, поскольку часто приходится покупать их работы в подарок;
• организация спортивных хобби босса: экипировка на заказ по персональным меркам, приобретение последних коллекций аксессуаров;
• следить за открытием новых ресторанов, гольф-полей, проведением гонок на спорткарах, расписанием ипподромов, ключевыми знаковыми мероприятиями;
• организация аналогичного сопровождения родственников босса, его родителей, друзей, партнеров и т.д.

Какими качествами обладают лучшие ассистенты руководителя?

Абсолютная преданность – 22 %. Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр.

Отличительная черта лояльного помощника – искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Поэтому руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, часто забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Исполнительность – 20 %. Ответственность, пунктуальность. Здесь важно именно четкое исполнение задачи без самодеятельности, инициативы и личного мнения. Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды.

Интеллект – 19 %. Это проактивная позиция и умение держать руку на пульсе, поддержать разговор с партнерами о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка, умение работать в режиме многозадачности, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях, смекалка, сообразительность, аналитический склад ума.

Умение хранить информацию – 13 %. Степень доверия личному помощнику, как правило, очень высока: ему доверяют платежные карты и пинкоды, различную конфиденциальную информацию, помощники участвуют в решении задач в личной жизни руководителя. Залог доверия – соблюдение субординации, умение слушать, соблюдение конфиденциальности.

Контакты – 11 %. Связи, база нужных людей/организаций. Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов – это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.

Коммуникабельность – 8 %. Мобильность, оперативность, адаптивность, возможность находить общий язык с совершенно разными по статусу людьми. Личный ассистент справедливо считается гением общения. Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.

Трудоголизм – 5 %. Способность активно работать в ненормированном режиме.

Инициатива – 2 %. Инициативность – это устойчивое свойство личности с осознанным и решительным желанием что-то внедрить или преобразовать. Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.

Задача помощника – это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы.

Внешность. Для большинства руководителей внешность не принципиальна – скорее, наоборот: они стараются избежать ярких, «декоративных» помощников, которые будут комично смотреться в серьезном бизнесе с солидными клиентами. Упоминания о «презентабельной» внешности встречаются в одном объявлении из десяти. Чаще всего такие вакансии поступают от небольших компаний. В вакансиях для персональных ассистентов к собственникам в крупные компании упоминаний о внешности нет.

Портрет ассистента по мнению руководителей – преданный, разумный исполнитель, в меру общительный, не болтливый, работоспособный.

Какими личными качествами должен обладать ассистент:

• умение подчиняться, чувствовать настроение;
• умение предугадывать реакцию руководителя;
• коммуникабельность;
• организаторские способности;
• работа в режиме многозадачности;
• находчивость, быстрая реакция;
• стрессоустойчивость;
• умение хранить информацию;
• эрудированность, знание различных областей;
• высокая работоспособность;
• доброжелательность, улыбчивость;
• стремление развиваться (саморазвитие);
• дипломатичность;
• аккуратность;
• знание этикета

Источник: start-365.ru